पहले, दौरान, और एक लेखापरीक्षा या निरीक्षण के बाद
- स्थानीय अधिकारियों , अग्नि निरीक्षण, भवन कोड, स्वास्थ्य और सुरक्षा मुद्दों, और विकलांग अमेरिकियों के साथ संभव अधिनियम (एडीए) उल्लंघन के लिए
- बिक्री कर, व्यापार पंजीकरण, और रोजगार के मुद्दों के लिए राज्य एजेंसियां
- ओएसएचए, एडीए, मजदूरी और घंटे विभाग, और आप्रवासन / सीमा शुल्क (आईसीई) सहित संघीय एजेंसियां ।
यहां राज्य और संघीय एजेंसियों की एक सूची दी गई है जो आपके व्यवसाय की लेखा परीक्षा या निरीक्षण कर सकते हैं।
लेखा परीक्षा और निरीक्षण के प्रकार
- कुछ एजेंसियों को खुलने पर आपके व्यवसाय का निरीक्षण करने की आवश्यकता होती है । ये आमतौर पर स्वास्थ्य विभाग या भवन विभाग जैसे स्थानीय व्यवसाय होते हैं।
- कुछ एजेंसियां नियमित आधार पर निरीक्षण करती हैं । स्थानीय अग्नि और स्वास्थ्य निरीक्षक आमतौर पर एक घूर्णन कार्यक्रम पर आते हैं।
- कुछ एजेंसियां किसी भी कारण से आपके व्यापार में अनचाहे आ सकती हैं । ओएसएए उन एजेंसियों में से एक है।
- कुछ एजेंसियां किसी कर्मचारी या ग्राहक या अन्य व्यक्ति की शिकायत के जवाब में आती हैं। आप्रवासन निरीक्षकों, एडीए निरीक्षकों, और ओएसएएच निरीक्षक किसी कर्मचारी या ग्राहक से शिकायतों का जवाब देते हैं। एक स्वतंत्र ठेकेदार की शिकायत के जवाब में आईआरएस लेखा परीक्षक या राज्य पेरोल कर लेखा परीक्षक आ सकते हैं ।
एक लेखा परीक्षा या निरीक्षण से पहले तैयार रहें
संभावित लेखापरीक्षा या निरीक्षण के लिए तैयार करने के लिए समय निकालें:
- संभावित एजेंसियों की एक सूची बनाएं जो आपके विशिष्ट व्यवसाय का निरीक्षण कर सकें। ऐसी एजेंसियां शामिल करें जो आपके व्यवसाय की विशिष्ट प्रकृति के कारण दिखाई दे सकें। उदाहरण के लिए खाद्य आधारित व्यवसायों में स्वास्थ्य निरीक्षक हो सकता है।
- प्रत्येक प्रकार के निरीक्षण के लिए अपने अधिकारों को जानें । क्या आप निरीक्षक से बाद में लौटने के लिए कह सकते हैं, जब यह आपके लिए अधिक सुविधाजनक हो? क्या आपको इंस्पेक्टर या ऑडिटर के साथ जाने का अधिकार है?
- इन लेखा परीक्षाओं और निरीक्षणों के दौरान अपने वकील के साथ बैठें और अपने अधिकारों और जिम्मेदारियों पर चर्चा करें।
- एक इंस्पेक्टर या ऑडिटर दिखाते समय आपके और आपके कर्मचारियों के लिए प्रक्रियाएं निर्धारित करें, और अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए प्रशिक्षित करें । इन प्रक्रियाओं को कहीं भी नोटबुक में रखना एक अच्छा विचार हो सकता है।
- यह तय करें कि इंस्पेक्टर आने पर अधिसूचित किया जाना चाहिए । यदि आप उपलब्ध नहीं हैं तो आपके कर्मचारी क्या करें? प्रभारी कौन है? क्या आपके वकील को अधिसूचित किया जाना चाहिए और कब?
- अपने व्यापार रिकॉर्ड की जांच करें जो यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे सटीक, पूर्ण और कानून के अनुपालन में हैं, इस निरीक्षण से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, एक संघीय या राज्य मजदूरी और घंटा निरीक्षक समय पत्रक या अन्य समय रखने वाले रिकॉर्ड देखना चाहते हैं।
निरीक्षण या लेखा परीक्षा के दौरान करने के लिए नंबर एक बात:
विनम्र और सहायक बनें। आपका रवैया होना चाहिए, "हम रखना चाहते हैं और सही काम करना चाहते हैं। हमें यह जानने में मदद करें कि क्या है। अगर कोई समस्या है, तो हम उन्हें सही करना चाहते हैं।"
- इंस्पेक्टर की पहचान सत्यापित करें और सुनिश्चित करें कि इंस्पेक्टर के पास उचित कागजी कार्य है, यदि आवश्यक हो तो वारंट समेत। नकली निरीक्षक कभी-कभी नियोक्ता को निरीक्षण जमा करने, फिर जुर्माना या दंड का भुगतान करने या अनुपालन किट खरीदने में डराने की कोशिश करते हैं।
- फिर, अपनी योजना को जगह में रखें।
- टी एके फोटो, या निरीक्षण या लेखा परीक्षा का एक लॉग रखें । इंस्पेक्टर का पालन करें या पूछें कि क्या आप ऑडिट में बैठ सकते हैं।
- कुछ भी स्वयंसेवक मत करो । यदि आपको एक प्रश्न पूछा जाता है, तो इसका उत्तर दें। अपने उत्तर में कुछ भी मत जोड़ें।
- लेखा परीक्षा या निरीक्षण के अंत में, एक समीक्षा के लिए पूछें। अधिकांश इंस्पेक्टर या ऑडिटर कुछ भी विशिष्ट नहीं होंगे, लेकिन उन्हें आपको एक सामान्य विचार देना चाहिए कि क्या उल्लंघन हुए थे, और आगे क्या उम्मीद करनी है।
एक लेखा परीक्षा या निरीक्षण के बाद
अगर इंस्पेक्टर द्वारा उल्लंघन का आरोप लगाया गया है, तो आपको अपील की प्रक्रिया का अधिकार हो सकता है । यह कदम कैसे संभाला जाता है विशिष्ट एजेंसी पर निर्भर करता है। फॉलो-अप के रूप में, किसी एजेंसी को आपको उल्लंघनों का लिखित रिकॉर्ड प्रदान करना चाहिए, भले ही ये सुधार योग्य हों और कैसे, और जुर्माना और जुर्माना लगाया जा रहा है।
इस बिंदु पर, आप प्रतिक्रिया पर चर्चा करने के लिए शायद अपने वकील से संपर्क करना चाहेंगे।
यदि निरीक्षण से कोई उल्लंघन नहीं होता है, तो अपने कर्मचारियों के साथ चर्चा करें कि क्या हुआ, आपने जो सुना या देखा, और अगली बार बेहतर करने के लिए आप क्या सीख सकते हैं।
लगभग हर व्यवसाय के लिए, अगली बार होगा।