बस अपना समय न ट्रैक करें; इसका प्रबंधन करो!
और फिर वे इसे रोकना बंद कर देते हैं क्योंकि उन्हें किसी भी सकारात्मक बदलाव का एहसास नहीं हुआ है। निश्चित रूप से, उन्होंने कुछ घटनाओं को समाप्त कर दिया है और कुछ अन्य लोगों को प्राथमिकता दी है। लेकिन उन्होंने वास्तव में कुछ भी प्रबंधित नहीं किया है; उन्होंने अभी इसे पुन: व्यवस्थित किया है। अपने दिन के अंत में वे अभी भी frazzled और निराश हैं।
लेकिन आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं इसका ट्रैक रखना समय प्रबंधन नहीं है। समय प्रबंधन आपके समय बिताने के तरीके में परिवर्तन करने के बारे में है।
प्रभावी समय प्रबंधन के लिए , आपको एक समय प्रबंधन प्रणाली लागू करनी होगी जो आपको यह देखने में मदद करेगी कि परिवर्तन कहां और किए जा सकते हैं ... जिसका मतलब है कि समय प्रबंधन का पहला चरण यह विश्लेषण करना है कि आप वास्तव में अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं ताकि आप निर्धारित कर सकें आप क्या परिवर्तन करना चाहते हैं।
प्रभावी समय प्रबंधन के लिए वर्गीकृत करें
आप वास्तव में समय का प्रबंधन कैसे करते हैं? रहस्य श्रेणियों में है। कल के लिए अपने कैलेंडर को देखो। यह शायद पहले से ही उन घटनाओं और गतिविधियों से भरा है जिन्हें आप पूरा करने की उम्मीद कर रहे हैं। जैसे ही आप काम करते हैं या बाद में, आप रिक्त स्थान को भरकर भरेंगे जो आपने वास्तव में किया था।
दिन के अंत में, सूची देखें और प्रत्येक कार्य और / या ईवेंट को निम्नलिखित श्रेणियों में से एक के साथ लेबल करें। आपके कामकाजी दिन के दौरान आप वास्तव में कितना समय व्यतीत करते थे:
1) आग लगाना। एक अप्रत्याशित फोन कॉल। एक रिपोर्ट जो एक बैठक के लिए जरूरी है जिसे कल मुद्रित किया जाना चाहिए था। एक लापता फाइल जो आपके डेस्क पर होनी चाहिए । संकट मोड में आपका दिन कितना खर्च किया गया था? ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक नकारात्मक श्रेणी है जो उनकी ऊर्जा को नाली देती है और उनकी उत्पादकता में हस्तक्षेप करती है।
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2) बाधाओं से निपटना। जब आप इस श्रेणी में ईवेंट आवंटित कर रहे हों तो फोन कॉल और आपके कार्यालय द्वारा छोड़े जाने वाले लोग शायद सूची में शीर्ष पर होंगे। एक बार फिर, अधिकांश लोगों के लिए, यह एक नकारात्मक श्रेणी है क्योंकि यह उत्पादकता (और कभी-कभी मारती है) में हस्तक्षेप करती है।
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3) नियोजित कार्यों को करना। यह आपके कार्य दिवस के दौरान समय का सबसे सकारात्मक उपयोग है। आप नियंत्रण में हैं और जो हासिल करना चाहते हैं उसे पूरा कर रहे हैं। नियोजित कार्यों में फोन कॉल , कर्मचारियों के साथ बैठकों, यहां तक कि ईमेल का जवाब भी शामिल हो सकता है - यदि ये वे कार्य हैं जिन्हें आपने अपने एजेंडे पर रखा है।
4) निर्बाध काम करना। आप उस कार्य पर काम नहीं कर रहे हैं जिसकी आपने योजना बनाई थी, लेकिन आप कुछ हासिल करने जा रहे हैं, और ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक बहुत ही उत्पादक, सकारात्मक कार्य मोड है ।
5) निर्बाध डाउनटाइम। उन दिनों के कार्य दिवस के दौरान जो पुनर्जन्म और पुन: समूह के लिए उपयोग किए जाते हैं। दोपहर का भोजन या मध्य-सुबह का ब्रेक गिन सकता है अगर वे निर्बाध हैं।
यदि आप ऐसी कंपनी के साथ काम करने के लिए भाग्यशाली हैं जो ऑन-साइट वर्क-आउट सुविधाओं या नैप रूम (फॉर्च्यून) प्रदान करता है, तो यह भी गिना जाएगा। प्रत्येक व्यक्ति को अपने कार्य समय के दौरान उत्पादक होने के लिए अपने दिन में निर्मित निर्बाध डाउनटाइम की एक निश्चित मात्रा की आवश्यकता होती है।
आपके अतीत का एक सप्ताह भविष्य की कुंजी है
अब जब आप इस समय प्रबंधन प्रणाली की श्रेणियों को समझते हैं, तो अब आपके "ठेठ" कार्य सप्ताह का विश्लेषण करने के लिए उनका उपयोग करने का समय है। अपने दैनिक जीवन में नियुक्तियों और गतिविधियों को सूचीबद्ध करने के लिए आप जो भी कैलेंडर सिस्टम उपयोग करते हैं, उसका उपयोग करके वापस जाएं और हाल के सामान्य सप्ताह का चयन करें। प्रत्येक कार्य दिवस की प्रविष्टियों के माध्यम से जाएं और उपरोक्त समय प्रबंधन श्रेणियों के अनुसार उन्हें वर्गीकृत करें यदि आपने पहले से ही नहीं किया है। प्रत्येक दिन के निचले हिस्से में चलने वाले कुल को बनाए रखना, यह देखने में आसान होगा कि आपने प्रत्येक दिन अपना कामकाजी समय कैसे बिताया है।
अब आपके पास डेटा पर अपना समय बिताने के तरीके में बदलाव करने के लिए आवश्यक डेटा है। क्या आप आग लगाने में ज्यादा समय बिता रहे हैं? फिर आपको इन निरंतर संकटों को रोकने या स्थगित करने के लिए संगठनात्मक या शारीरिक परिवर्तन करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अपनी मेज को साफ करें और पुनर्गठित करें , उदाहरण के लिए, ताकि आप आसानी से उन फ़ाइलों को ढूंढ सकें जिन्हें आप आसानी से चाहते हैं, और दिन के लिए जाने से पहले अपने डेस्क पर अगले दिन फ़ाइलों को डालने की दिनचर्या स्थापित करें।
अपने कामकाजी दिन के दौरान पर्याप्त निर्बाध डाउनटाइम नहीं मिल रहा है? फिर आपको अपने लिए समय निर्धारित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अपनी मेज पर दोपहर का खाना खाने से रोकें और शारीरिक रूप से अपने निर्धारित लंच के समय के लिए इमारत छोड़ दें।
समय प्रबंधन की मेरी कार्य श्रेणियों को लागू करके, और परिवर्तन करने के लिए आपको सकारात्मक समय में अपने कामकाजी दिन और नकारात्मक श्रेणियों में कम समय के दौरान अपना अधिक समय बिताने के लिए, आप वास्तव में अपना समय प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होंगे - और बेहतर महसूस करने के लिए, समय प्रबंधन के सही लक्ष्य को पूरा करें।