आपकी कंपनी को छोटे व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेयर से क्या चाहिए?
राजस्व, व्यय, ग्राहक जानकारी, और किसी अन्य वित्तीय डेटा का ट्रैक रखने के लिए किसी भी छोटे व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर जरूरी है। निर्णय लेने के लिए यह एक अच्छा साधन भी है क्योंकि समय-समय पर रिपोर्ट और बजट विश्लेषण उपकरण जो अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों के साथ आते हैं, व्यापार मालिकों को वापस कदम उठाने और कंपनी के वित्त की समग्र समझ रखने का मौका देते हैं। लेकिन कार्यक्रमों और सॉफ्टवेयर ब्रांडों के समुद्र में, आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए सही लेखांकन सॉफ्टवेयर कैसे चुनते हैं?
लेखा सॉफ्टवेयर खरीदने से पहले क्या विचार करें
चूंकि लेखांकन सॉफ्टवेयर आपके छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप किसी विशेष प्रकार के वित्तीय प्रबंधन या लेखा सॉफ्टवेयर खरीदने से पहले कुछ शोध करें। आपकी कंपनी की ज़रूरतों पर नज़र डालने से आपको दिन-प्रतिदिन की कार्यक्षमता आवश्यकताओं को मापने की अनुमति मिल जाएगी। लेखांकन सॉफ्टवेयर खरीदने के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले नीचे कुछ चीजें हैं और ध्यान में रखें।
एक विश्लेषण विश्लेषण करें
किसी विशेष लेखांकन कार्यक्रम पर निर्णय लेने से पहले, आपको उन सुविधाओं, कार्यों और रिपोर्टों का आकलन करने के लिए एक आवश्यकता विश्लेषण करना चाहिए जिन्हें आपको कार्यक्रम की आवश्यकता होगी। इस बारे में सोचने के लिए समय लें कि आपके व्यवसाय के लिए कौन से लेखांकन लेनदेन महत्वपूर्ण हैं ताकि आप एक ऐसा प्रोग्राम चुन सकें जो उन्हें कुशलतापूर्वक संभाल सके। कोई भी रिपोर्ट जो आपको आवश्यक नियंत्रण उत्पन्न करने की आवश्यकता होगी या आपको तृतीय पक्ष अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण की आवश्यकता है, सूचीबद्ध होना चाहिए।
इसकी आवश्यकता है विश्लेषण वह आधार होगा जिसके लिए आप चयन प्रक्रिया शुरू करते हैं।
लेखांकन सॉफ्टवेयर समीक्षा पढ़ें
उत्पाद की अन्य ग्राहक समीक्षाओं को पढ़ने से आप जो खरीद रहे हैं उसके बारे में बेहतर विचार देंगे। अमेज़ॅन जैसी कई उपभोक्ता वेबसाइटों में अनगिनत समीक्षाएं हैं जो उपयोग, रिपोर्टिंग, समर्थन, ऑपरेटिंग सिस्टम संगतता और मूल्य की आसानी पर चर्चा करती हैं।
अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप क्या खोजें
अधिकांश छोटे व्यवसाय छोटे व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेयर जैसे क्विकबुक सीधे आउट ऑफ़ द बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। अधिकांश विक्रेताओं ने रिपोर्टिंग सुविधाओं और टेम्पलेट्स की स्थापना की ताकि आप आसानी से लगभग किसी भी रिपोर्ट को बना सकें। हालांकि, आपको लगता है कि आपको उद्योग-विशिष्ट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है, जैसे एक गैर-लाभकारी लेखा सॉफ्टवेयर , निर्माण लेखांकन सॉफ्टवेयर , या बिंदु-बिक्री-बिक्री लेखांकन सॉफ़्टवेयर, जो आपके उद्योग की अद्वितीय लेखांकन और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए है।
उपयोग की आसानी पर विचार करें
आप या आपके कर्मचारियों को आपके द्वारा खरीदे गए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना सीखना होगा। यह संभावना है कि आप पूरे वर्षों में स्टाफ कारोबार करेंगे। इसलिए, आपको एक लेखा सॉफ्टवेयर पैकेज चुनने पर विचार करना चाहिए जो न केवल आपकी जरूरतों को पूरा करता है बल्कि सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के तरीके पर कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने के लिए प्रतिबद्ध समय और संसाधनों को सीखना आसान है। यदि आपके पास टर्नओवर होने पर कर्मचारियों को प्राप्त करने और आपके प्रोग्राम पर चलने के लिए कुछ संसाधन हैं, तो क्विकबुक या पीचट्री जैसे सरल, उपयोग में आसान लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम चुनना आपके छोटे व्यवसाय के लिए जाने का तरीका हो सकता है। यद्यपि बाजार पर बेहतर लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम हो सकते हैं, लेकिन आपके छोटे व्यवसाय को इन कार्यक्रमों के लाभ दिखाई नहीं देंगे यदि आपके कर्मचारी को यह नहीं पता कि उन्हें सही तरीके से कैसे उपयोग किया जाए।
समर्थन के बारे में सोचो
आपको यह तय करने की आवश्यकता होगी कि उत्पाद का उपयोग करने में आपकी सहायता करने के लिए आप किस प्रकार का समर्थन करना चाहते हैं। अधिकतर विक्रेता आपके लिए उपलब्ध सहायता विकल्पों का पूरा सूट प्रदान करते हैं - ईमेल, फोन और ऑनलाइन समर्थन। यदि आप प्रोग्राम खरीदते हैं तो कुछ विक्रेता मुफ्त सहायता प्रदान करेंगे, जबकि अधिकांश तकनीकी समर्थन योजनाएं प्रदान करेंगे जिन्हें आप लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के अतिरिक्त खरीद सकते हैं। आपको सॉफ़्टवेयर विक्रेता से ग्राहक समर्थन के साथ अन्य उपयोगकर्ताओं के अनुभव के बारे में किसी भी मंच को पढ़ना चाहिए, जिसे आप चुनते हैं क्योंकि वे सभी समान नहीं हैं। कुछ लेखा सॉफ्टवेयर विक्रेता पर्याप्त समर्थन प्रदान करते हैं, जबकि अन्य नहीं करते हैं।
स्केलेबिलिटी पर विचार करें
शॉर्ट-टू-सैमियम शब्द पर आप अपने व्यवसाय को कितना विकास करने की उम्मीद करते हैं? अपने व्यवसाय के विकास के बारे में अपने अनुमान लगाने के बाद, आप यह देखना चाहते हैं कि इस वृद्धि को पूरा करने के लिए आपको अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की कितनी स्केलेबल की आवश्यकता है।
क्या आपको लैपटॉप और डेस्कटॉप या मोबाइल उपकरणों पर चलाने के लिए लेखा सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है? क्या आपको एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है जो नेटवर्क पर चलने में सक्षम है? अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में अतिरिक्त उपयोगकर्ताओं को जोड़ने में कितना महंगा है? आप इन सवालों पर विचार करना चाहेंगे, और यदि आपका छोटा व्यवसाय नेटवर्क पर चलेगा, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक आईटी पेशेवर से संपर्क करना एक अच्छा विचार है कि आपके द्वारा चुने गए लेखांकन सॉफ्टवेयर आपके हार्डवेयर के साथ संगत है। एक आईटी पेशेवर यह सुनिश्चित करने में सक्षम होना चाहिए कि आप हार्डवेयर / सॉफ्टवेयर विनिर्देशों को पूरा करते हैं, जबकि अन्य नेटवर्किंग सुझाव भी देते हैं जो आपके व्यवसाय के संचालन में सुधार लाएंगे।
क्या आपको दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता है?
कुछ छोटे व्यवसाय एक पेपरलेस वातावरण में काम करना चाहते हैं, जबकि अन्य छोटे पुराने होने के साथ अधिक आरामदायक हैं। आप जो भी प्रक्रिया चुनते हैं, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सॉफ्टवेयर आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक पेपरलेस कार्यालय चाहते हैं, तो आपको अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर की दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाओं की जांच करनी होगी। वैकल्पिक रूप से, आप एक तृतीय पक्ष दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण खरीद सकते हैं, और आप देख सकते हैं कि लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम हैं जो आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ एकीकृत करते हैं ताकि आपके व्यवसाय की वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में सहायता मिल सके।
क्या आप वर्कफ़्लो प्रबंधन का उपयोग कर सकते हैं?
यदि आप पेपरलेस ऑफिस वातावरण में काम करना चुनते हैं, तो आपको एक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर प्रोग्राम चुनना होगा जिसमें या तो वर्कफ़्लो प्रक्रियाएं अंतर्निहित हों या आपको अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए उन्हें बनाने दें। चूंकि आपके पास समीक्षा और अनुमोदन के लिए आपके कार्यालय के चारों ओर भौतिक रूप से पेपर प्रतियां नहीं चलती हैं, इसलिए आपको टाइम शीट, विक्रेता या चेक स्वीकृति जैसे सरल और जटिल कार्यों के लिए स्वीकृति प्रक्रियाओं को डिजाइन करने की क्षमता होगी।
डेटा सुरक्षा आवश्यकताओं पर विचार करें
लेखांकन डेटा सुरक्षा हमेशा महत्वपूर्ण होती है क्योंकि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी व्यक्तिगत जानकारी, आपके कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी, और आपके ग्राहक की जानकारी सुरक्षित है। हालांकि, आप स्वास्थ्य देखभाल जैसे उद्योगों में काम कर सकते हैं, जहां आपके पास एचआईपीपीए जैसी अतिरिक्त अनुपालन आवश्यकताएं हैं। इन उल्लंघनों के लिए जुर्माना आपके व्यापार को अपंग कर सकता है, कुछ मामलों में $ 500,000 तक पहुंच सकता है। जो कुछ भी सुरक्षा स्तर की आवश्यकता है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि डिज़ाइन आपके लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम में बनाए गए हों या आप इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आईटी योजना में आवश्यक सुरक्षा सुविधाओं को स्थापित कर सकें।