लंबी अवधि और लघु अवधि रखने के लिए दस्तावेज़
रिकॉर्ड्स रखने के 4 कारण
- यह आपके करों को दर्ज करना अधिक आसान बना देगा।
- दर्ज की गई सब कुछ होने से आपको किसी भी कटौती पर लापता होने में मदद मिलेगी, जो आपको पैसे बचाएगी।
- इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आप सटीक दावों को दर्ज कर रहे हैं। अनुमान लगाने के बजाय, "मुझे लगता है कि मैंने उस ठेकेदार को $ 1,000 का भुगतान किया है," जल्दी से स्प्रेडशीट खींचकर, आपको पता चलेगा कि आपने 17 जुलाई को उसे $ 850 का भुगतान किया था।
- यदि आपको ऑडिट किया गया है या आईआरएस के पास आपके टैक्स रिटर्न पर आइटम के बारे में कोई सवाल है, तो आपके पास अपने दावे का बैक अप लेने का सबूत होगा। यदि आपके पास यह दस्तावेज नहीं है, तो आप सबूत खोजने की कोशिश कर रहे समय और धन खर्च कर पाएंगे। इससे भी बदतर, यदि आप रसीद के साथ आने में सक्षम नहीं हैं, तो आपका दावा सम्मानित नहीं किया जाएगा और आपको अतिरिक्त कर और जुर्माना भी देना पड़ सकता है।
मुझे किस रिकॉर्ड का ट्रैक रखना चाहिए?
संक्षिप्त जवाब यह है कि आपको सब कुछ ट्रैक रखना चाहिए! आईआरएस छोटे व्यवसायों की लेखा परीक्षा के लिए जाना जाता है, खासतौर पर वे जो लगातार वर्षों में नुकसान दिखाते हैं। इसके अतिरिक्त, कई आईआरएस एजेंट रियल एस्टेट निवेशकों पर लागू होने वाली कर नतीजों को नहीं समझते हैं, जिससे उन्हें आपके फाइलिंग पर सवाल उठाने की अधिक संभावना होती है।
यदि कोई व्यक्ति भुगतान पर सवाल करने का प्रयास करता है, तो आपको आईआरएस अपने किसी भी आइटम या यहां तक कि रोजमर्रा के व्यवसाय के मामले में सबूत होने की आवश्यकता होगी।
दो प्रकार के रिकॉर्ड आपको रखने की आवश्यकता होगी स्थायी रिकॉर्ड और अल्पकालिक रिकॉर्ड हैं।
1. स्थायी रिकॉर्ड्स
ये दस्तावेज हैं जिन्हें आप अनिश्चित काल तक रखना चाहते हैं।
स्थायी रिकॉर्ड्स के कुछ उदाहरण क्या हैं?
ये दस्तावेज हैं जो वर्तमान कर वर्ष से काफी प्रासंगिक और मूल्यवान होंगे, जैसे कि:
- सभी किरायेदार पट्टे पर।
- किसी भी प्रकार के कानूनी दस्तावेज- जुर्माना, निरीक्षण रिपोर्ट, अदालत की उपस्थिति।
- संपत्ति पर आपके द्वारा निकाले गए किसी भी प्रकार की परमिट।
- जो कुछ भी आप कम करेंगे - जैसे संपत्ति या सुधार।
- यदि आपकी कंपनी एलएलसी , एलपी , एस निगम या अन्य के रूप में शामिल है, तो आप इससे संबंधित सभी रिकॉर्ड रखना चाहेंगे।
- बीमा नीति।
- ऋण दस्तावेज- जैसे बंधक।
- पिछले वर्षों के कर।
- संपत्ति शीर्षक / कार्य
2. लघु अवधि रिकॉर्ड्स
अल्प अवधि तक, मैं कुछ महीनों का जिक्र नहीं कर रहा हूं। आप कम से कम पांच वर्षों के लिए अपने करों पर दावा करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण दस्तावेज रखना चाहते हैं। इसके बाद आपके आराम स्तर पर निर्भर करता है। यदि आपको कभी भी ऑडिट या मुकदमा चलाया जाता है तो यह आपकी मदद करेगा।
शॉर्ट टर्म रिकॉर्ड्स के कुछ उदाहरण क्या हैं?
कुछ भी जो आयकर या दिए गए कर वर्ष के लिए व्यय के रूप में गिना जाता है, जैसे कि:
- आपके व्यापार या संपत्ति के लिए विज्ञापन लागत।
- मनोरंजन खर्च - वर्तमान या संभावित ग्राहकों के लिए रात्रिभोज या लंच जैसे।
- बंधक पर भुगतान ब्याज और व्यापार के उपयोग के लिए किसी भी क्रेडिट कार्ड।
- कानूनी / पेशेवर शुल्क- लेखाकारों, वकीलों, बीमा एजेंटों, Realtors के लिए।
- कार्यालय के खर्च- इंटरनेट, व्यापार के लिए दूसरी फोन लाइन, कार्यालय की आपूर्ति, गृह कार्यालय कटौती यदि आपके पास घर का कार्यालय है जो पूरी तरह से व्यवसाय के लिए उपयोग किया जाता है।
- किराया प्राप्त हुआ।
- मरम्मत की गई।
- सुरक्षा जमा प्राप्त हुआ.- जब किरायेदार का पट्टा समाप्त होता है, यदि आप सुरक्षा जमा का हिस्सा रखते हैं, तो आपको इसे आय के रूप में रिकॉर्ड करना होगा। यदि आप मरम्मत के लिए भुगतान करने के लिए कुछ रखते हैं, तो मरम्मत पर खर्च किए गए पैसे को एक व्यय माना जाता है, जिसे आप अपने करों पर घटा सकते हैं।
- व्यापार के लिए यात्रा व्यय - जैसे किराये की गतिविधियों के लिए मील की दूरी पर।
- उपयोगिता भुगतान किया।
- कर्मचारियों या स्वतंत्र ठेकेदारों को भुगतान मजदूरी।
मुझे अपने रिकॉर्ड्स का ट्रैक कैसे रखना चाहिए?
आपको अपने डिजिटल रिकॉर्ड (कंप्यूटर) और अपने सभी रिकॉर्ड की एक हार्ड कॉपी (पेपर) रखना चाहिए।
1. डिजिटल कॉपी
आप अपनी आय और व्यय का ट्रैक रखने के लिए एक स्प्रेडशीट या क्विकन रेंटल प्रॉपर्टी मैनेजर जैसे प्रोग्राम का उपयोग करना चाहेंगे।
जैसे ही आय आती है या खर्च होता है, आपको यह करना चाहिए। आप जितना संभव हो उतना विस्तृत जानकारी शामिल करना चाहेंगे:
- तारीख,
- पहर,
- किसको भुगतान किया गया था या किसने आपको भुगतान किया था,
- आय या व्यय की प्रकृति
- रकम।
- आप यह भी शामिल कर सकते हैं कि इसका भुगतान कैसे किया गया था या किया गया था (नकदी, चेक नंबर, क्रेडिट कार्ड, मनी ऑर्डर इत्यादि)।
विस्तार का स्तर आपके द्वारा उपयोग या निर्माण करने वाले सॉफ़्टवेयर पर निर्भर करेगा। कुछ कार्यक्रम सीधे आपके बैंक खातों से लिंक होंगे और आपके लिए आपकी आय और व्यय रिकॉर्ड करेंगे।
यहां तक कि यदि आप एक कम महंगी कार्यक्रम चुनते हैं, या अपने रिकॉर्ड व्यक्तिगत स्प्रेडशीट पर रखते हैं, तो भी आपको प्रत्येक संपत्ति के लिए अलग-अलग रिकॉर्ड सेट करना चाहिए, प्रत्येक प्रकार के व्यय के लिए, और अलग-अलग प्रकार की आय के लिए। मुद्दा लेनदेन के समय जितनी अधिक जानकारी हो सके उतना रिकॉर्ड करना है, ताकि आप आसानी से भविष्य में वित्तीय रिपोर्ट बना सकें।
आपको हमेशा सीडी पर, बाहरी हार्ड ड्राइव पर, क्लाउड में और पेपर कॉपी के साथ भी उन्हें वापस लेना चाहिए। उन्हें हर महीने और / या वर्ष के अंत में मुद्रित किया जाना चाहिए।
2. हार्ड कॉपी
आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास अपने सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों की एक पेपर कॉपी है। यदि संभव हो, तो आप उन्हें किसी प्रकार की अग्निरोधी फाइलिंग सिस्टम या सुरक्षित जमा बॉक्स में स्टोर करना चाहेंगे। यदि आप अपनी सभी फाइलों के लिए पर्याप्त रूप से पर्याप्त नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो आप सबसे महत्वपूर्ण लोगों को रखना चाहेंगे, जैसे कि इस बॉक्स में संपत्ति के शीर्षक। साल भर सबकुछ वर्गीकृत करें और फिर वर्णानुक्रमों को फाइलों को सॉर्ट करें ताकि उन्हें ढूंढना आसान हो।