भुगतान स्टाफ की स्थिति काटने के पेशेवरों और विपक्ष
कार्यकर्ताओं या नौकरियों को करने के लिए स्वयंसेवकों का उपयोग करना जो अन्यथा भुगतान किए गए कर्मचारियों (अक्सर नौकरी प्रतिस्थापन कहा जाता है) द्वारा किया जा सकता है, केवल कठिन समय के दौरान लागत को कम करने के लिए समग्र रणनीति का हिस्सा होना चाहिए। इसे सही करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
सशुल्क कर्मचारियों के लिए एक स्वयंसेवक को प्रतिस्थापित करने के इरादे से किसी को भी मत छोड़ो। इस तरह की कार्रवाई अन्य भुगतान कर्मचारियों को अपनी स्थिति के लिए डरने और स्वयंसेवकों के साथ काम करने का विरोध करने और विरोध करने का कारण बनती है, क्योंकि वे डरते हैं कि वे अपनी नौकरी ले सकते हैं। हालांकि, जब प्राकृतिक दुर्घटना या सामान्य पुनर्गठन होता है, तो उस अवसर का उपयोग करें कि आपका संगठन कैसे स्थापित किया गया है, और आप नौकरियों को फिर से कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि स्वयंसेवकों द्वारा कुछ कर्तव्यों का पालन किया जा सके।
उदाहरण के लिए, आपने अभी अपने रिसेप्शनिस्ट को विकास निदेशक के साथ काम कर रहे एक प्रशासनिक सहायक स्थिति में पदोन्नत किया है। यह रिसेप्शनिस्ट नौकरी खुला छोड़ देता है। क्या वह स्थिति स्वयंसेवकों द्वारा भरी जा सकती है? एक संगठन जिसे मैंने हाल ही में देखा था, जनता के लिए पांच घंटे (10a.m.-3p.m.) तक खुला रहता है और फ्रंट डेस्क के लिए स्वयंसेवकों का उपयोग करता है। प्रत्येक दिन एक अलग स्वयंसेवक होता है। वह स्वयंसेवक फोन का जवाब देता है, आगंतुकों को धन्यवाद देता है, और अच्छी तरह से परिभाषित और दस्तावेजबद्ध लिपिक कर्तव्यों का वर्गीकरण करता है।
दिन के अंत में, स्वयंसेवक उस दिन की महत्वपूर्ण चीजों को सारांशित करने के लिए एक फॉर्म का उपयोग करता है और किसी भी समस्या को अगले दिन के स्वयंसेवक द्वारा हल करने की आवश्यकता हो सकती है।
इस संगठन में अधिकांश कीड़े काम कर चुके हैं, और स्वयंसेवक खुश और वफादार हैं। अब पर्याप्त प्रशिक्षित स्वयंसेवक हैं जो कार्यालय में कुछ अतिरिक्त स्वयंसेवक हैं जो अन्य कार्यालय कार्यों का ख्याल रखते हैं, संगठन को और भी मदद करते हैं।
अधिकांश नियमित कार्यों के लिए स्वयंसेवक का उपयोग न करें
कई स्वयंसेवक क्लर्किकल काम करने या दरवाजे से मेलिंग या रन चलाने के लिए खुश हैं, लेकिन जब भी कोई ऐसा काम होता है जो आपके कर्मचारी वास्तव में करना चाहते हैं लेकिन कोई समय नहीं है, तो स्वयंसेवक का उपयोग करने के बारे में सोचें। एक स्वयंसेवक एक स्वयंसेवक समन्वयक हो सकता है, अनुदान या शोध अनुदान संसाधन लिखने में मदद कर सकता है, न्यूजलेटर के लिए ज़िम्मेदार हो सकता है, अन्य स्वयंसेवकों को प्रशिक्षित कर सकता है या यहां तक कि कर्मचारियों, योजनाओं और विशेष घटनाओं को लागू करने, या कई अन्य चीजों को लागू कर सकता है। रचनात्मक रूप से सोचें और उन स्वयंसेवकों की तलाश करें जिनके पास विशेष प्रतिभा या अनुभव है।
"कुशल" स्वयंसेवकों को ढूंढने और उपयोग करने पर विचार करें
कुशल स्वयंसेवकों आमतौर पर उन क्षेत्रों में विशेषज्ञ होते हैं जो एक गैर-लाभकारी नहीं है, जैसे वित्त, मानव संसाधन, या विपणन। वे प्रायः निगमों के कर्मचारी होते हैं, जो उनके नियोक्ता के कॉर्पोरेट सामाजिक जिम्मेदारी कार्यक्रम का हिस्सा होते हैं। उन्हें गैर-लाभकारी संस्थाओं के साथ काम करने में समय बिताने के लिए उनके निगमों द्वारा समय दिया जाता है। इस मंदी के दौरान, नौकरियों के बीच कुशल स्वयंसेवक भी हैं जो अपने कौशल को तेज रखने और अपने रिज्यूमे में जोड़ने में बहुत रुचि रखते हैं।
कुशल स्वयंसेवक कर्मचारियों को प्रतिस्थापित नहीं कर सकते हैं, लेकिन वे महंगा आउटसोर्सिंग और बाहरी सलाहकारों को प्रतिस्थापित कर सकते हैं।
वे संगठनात्मक लेखा परीक्षा आयोजित करने, संगठनात्मक निर्णयों का संचालन करने, बोर्ड को संगठनात्मक निर्णय लेने में मदद करने के लिए आवश्यक डेटा विकसित करने, आवश्यक सेवाओं पर पैसे बचाने के तरीकों को ढूंढने या कर्मचारियों की सहायता करने में सहायता करने में मदद कर सकते हैं, जो उनकी नौकरियों में सबसे महत्वपूर्ण है।
शोध से पता चला है कि गैर-लाभकारी कुशल स्वयंसेवकों (जिसे प्रोनो बोन भी कहा जाता है) का उपयोग नहीं करते हैं, जितनी बार उन्हें चाहिए। अपने स्थानीय कॉर्पोरेट नींव से पूछें कि क्या उनके पास एक कुशल स्वयंसेवक कार्यक्रम है, या टैप्रूट फाउंडेशन के माध्यम से प्रोनो बोन अनुदान के लिए आवेदन करें।
नेशनल एंड सामुदायिक सेवा निगम के पास गैर-लाभकारी कौशल-आधारित स्वयंसेवकों का उपयोग करने में मदद करने के लिए टूलकिट है। आप एक ऑनलाइन मेलिंग सेवा, कैचफ़ायर में पेशेवर कौशल के साथ स्वयंसेवकों के लिए अपनी खोलियां भी पोस्ट कर सकते हैं।
अपने कार्यालय में जाति व्यवस्था को मत बढ़ाओ
मैंने कार्यालयों को देखा है जहां पेड मैनेजर दैनिक रूप से दोपहर के भोजन के लिए बाहर जाते थे, जबकि क्लर्किकल स्टाफ और स्वयंसेवकों ने ब्रेक रूम में अंडा सलाद सैंडविच खाया, इस बीच प्रबंधकों तक लौटने तक किले को पकड़ लिया।
क्लर्किकल स्टाफ और स्वयंसेवकों को द्वितीय श्रेणी के नागरिकों की तरह महसूस करने का एक तरीका है। समावेशी होने के तरीके खोजें और सभी को यह महसूस करें कि वे कुछ महत्वपूर्ण हैं।
जब स्वयंसेवक रुचि दिखाते हैं तो जल्दी से कार्य करें
स्वयंसेवकों के पास कई संगठनों में बहुत सारे अवसर हैं। जब वे आपकी रुचि दिखाते हैं तो जल्दी से कार्य करें, या वे कहीं और जाएंगे। संभावित स्वयंसेवकों के लिए गैर-लाभकारी संगठनों द्वारा खराब वीटिंग प्राप्त करना आम बात है। या तो स्वयंसेवक प्रबंधक टोन-बहरा है जो स्वयंसेवक अपने समय के बारे में क्या कहता है (अभिभूत महसूस करना अक्सर स्वयंसेवी उड़ान के लिए कम से कम एक कारण है); या स्वयंसेवक को एक सतही साक्षात्कार प्राप्त होता है जो क्षमताओं और अनुभवों को उजागर नहीं करता है जो स्वयंसेवक को एक पुरस्कृत स्थिति में सुलझाने में सुराग हो सकते हैं।
एक खुली मन रखें कि किस प्रकार की नौकरियां स्वयंसेवक मिल सकती हैं
हां, आपके पास मूल भूमिकाओं की एक सूची हो सकती है, जिसके लिए आप हमेशा खरीदारी कर रहे हैं, लेकिन जब आपका साक्षात्कार अन्य संभावनाओं को प्रकट करता है, तो उदाहरण और नियमों से बंधे न हों। एक स्वयंसेवी नौकरी बनाने में संकोच न करें जो उस विशेष व्यक्ति, उसकी प्रतिभा और रुचियों को फिट करे। आप कुछ कार्य के एक सशुल्क स्टाफ सदस्य से छुटकारा पाने में सक्षम हो सकते हैं और इसे एक स्वयंसेवक में स्थानांतरित कर सकते हैं। इससे आपके भुगतान कर्मचारियों को अन्य दबाने वाले कर्तव्यों पर समय बिताने का समय मिलना चाहिए। हालांकि, यह संभवतः नौकरी के नुकसान के लिए एक भुगतान कर्मचारी व्यक्ति का पर्दाफाश नहीं करना चाहिए।
निचली पंक्ति यह है कि जानबूझकर कर्मचारियों को काटने और उन्हें स्वयंसेवकों के साथ बदलकर लागत में कटौती करने का कोई फायदा नहीं है, लेकिन अगर आप समझदारी से ऐसा करते हैं तो स्वयंसेवकों को कुछ भूमिकाएं भरने के लिए रचनात्मक तरीके हो सकते हैं।