कानून कार्यालय वित्तीय रिकॉर्ड्स को सर्वश्रेष्ठ कैसे बनाए रखें

यदि आप अपने स्वयं के कानून कार्यालय के साथ एक अभ्यास वकील होने की इच्छा रखते हैं, तो आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपको बनाए रखने के लिए किन रिकॉर्डों की आवश्यकता है। आप कानून के अभ्यास में एक विशेषज्ञ हो सकते हैं, लेकिन आप अपने लेखांकन ज्ञान में आत्मविश्वास महसूस नहीं कर सकते हैं। बुनियादी बातों को समझना और विशेष लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आपके अभ्यास को सुरक्षित रख सकता है।

एक कानून कार्यालय के लिए लेखा प्रणाली

किसी भी छोटे व्यवसाय के लिए एक अच्छी लेखा प्रणाली में राजस्व और व्यय दोनों की निगरानी के लिए मजबूत आंतरिक नियंत्रण शामिल होंगे।

एक वकील के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि ग्राहकों के लिए आपके लेखांकन प्रणाली में मजबूत आंतरिक नियंत्रण हों, दोनों शुल्क बिल और लागत और व्यय उन्नत हों।

चाहे किसी विशिष्ट रखरखाव, वार्षिक रखरखाव, आकस्मिक शुल्क या रेफ़रल शुल्क के आधार पर बिल, आपका शुल्क आपके ग्राहकों की परियोजनाओं पर खर्च किए गए समय पर आधारित है। यही कारण है कि वकील आमतौर पर मामलों पर खर्च किए गए समय को ट्रैक करने के लिए विस्तृत रिकॉर्ड बनाए रखते हैं।

आप अपने समय और चार्ज करने योग्य खर्चों को ट्रैक करने के लिए मैनुअल या इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं। कानूनी समय और बिलिंग सॉफ्टवेयर के आगमन से पहले उस जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए ग्राहक खाता कार्ड का उपयोग किया गया था। आपके द्वारा पसंद की जाने वाली रिकॉर्ड-रखरखाव विधि के बावजूद, आप क्लाइंट द्वारा किसी भी चार्ज करने योग्य व्यय के साथ क्लाइंट मामलों पर खर्च किए गए समय को ट्रैक करना चाहते हैं।

समय-समय पर, आप फीस या अन्य शुल्कों को दाखिल करने के लिए अपने ग्राहक की तरफ से खर्च के लिए भुगतान कर सकते हैं।

अधिकांश अभ्यास वकील के रिकॉर्ड इन उन्नत लागतों को सिस्टम में अन्य खातों के प्राप्तियों के समान तरीके से दर्ज किया जाता है।

लेखा सॉफ्टवेयर में एक ही प्रकार के अक्सर होने वाले लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए विशेष पत्रिकाएं होंगी। वकील के लिए, नकदी प्राप्ति पत्रिका (1) फीस प्राप्त हुई और (2) व्यय प्रतिपूर्ति, जिसमें भुगतान किए गए नियमित ओवरहेड व्यय और ग्राहक लागतों के भुगतान के बीच आवंटन शामिल होगा।

नकदी रसीद पत्रिका की जटिलता कानून फर्म के आकार के आधार पर अलग-अलग होगी, जिनमें से सबसे बुनियादी बैंक विवरण है और प्रतियां जांचें।

अन्य आवश्यक रिकॉर्ड्स

उपर्युक्त अभिलेखों के अलावा, वकील आमतौर पर कम से कम निम्नलिखित को बनाए रखते हैं:

1. नियुक्ति पुस्तिका: नियुक्ति पुस्तिका में नियुक्तियों के रिकॉर्ड होते हैं, आमतौर पर कैलेंडर प्रारूप में।
2. लेखा प्राप्य पत्रिका: खाते प्राप्य पत्रिका बिल प्राप्त प्राप्तियां दिखाती है लेकिन एकत्र नहीं की जाती हैं।
3. व्यक्तिगत ग्राहक खाताधारक : इन खाताधारकों के खातों में सेवाओं, विवरण और क्रेडिट, गैर-बिल योग्य शुल्क और अंतिम चालान का सारांश शामिल है।
4. केस टाइम रिकॉर्ड: प्रत्येक क्लाइंट के लिए टाइम रिकॉर्ड दर्ज किए जाते हैं।
5. मामलों में प्रगति रजिस्टर: यह रजिस्टर प्रक्रिया में किसी भी कानूनी कार्य को सारांशित करता है और आमतौर पर ग्राहक के नाम से व्यवस्थित होता है।
6. समय सारांश रिपोर्ट: समय रिपोर्ट आमतौर पर वकील द्वारा या ग्राहक द्वारा क्रमबद्ध की जा सकती है और इसमें समय, तिथियां काम, बिलिंग और अन्य चार्ज करने योग्य व्यय जैसी जानकारी होती है।

ये मूल किताबें और रिकॉर्ड हैं कि अधिकांश वकील, विशेषताओं के बावजूद उनकी फर्मों के लिए फाइल पर होंगे। कई वकील इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों में अपनी किताबें और रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर और कानूनी अभ्यास प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं।

जबकि कुछ कानून कार्यालय क्विकबुक का उपयोग करते हैं, वहीं कई अन्य कंपनियां अपने उद्योगों के प्रबंधन के लिए कानूनी उद्योग-विशिष्ट सॉफ्टवेयर प्रोग्राम, जैसे एबैकस नेक्स्ट, क्लियो या प्रोला का उपयोग करती हैं।

नोट : यह आलेख केवल शैक्षणिक उद्देश्यों के लिए है; आपको अपने लेखांकन, रिकॉर्ड-रखरखाव या आय के साथ किसी भी प्रश्न या मुद्दों पर चर्चा करने के लिए कर पेशेवर से परामर्श लेना चाहिए।