हालांकि, यदि आप ईवेंट को आसानी से चलाना चाहते हैं, तो ईवेंट प्लानिंग महत्वपूर्ण है, आप अपने सभी प्रयासों के परिणाम भी चाहते हैं।
यही कारण है कि आपके संगठन को "मेजबान समिति" भर्ती करनी चाहिए।
एक मेजबान समिति क्या है?
पारंपरिक आयोजन योजना समिति से एक "मेजबान समिति" अलग है। सक्रिय रूप से योजना बनाने, शेड्यूल करने या दिन या शाम की घटनाओं के लिए स्थापित करने वाले लोगों की बजाय, मेजबान समिति एक ऐसी टीम है जो यह सुनिश्चित करने के लिए अपने नेटवर्क का उपयोग करती है कि घटना हिट हो। कुछ मेजबान समिति के सदस्य चुन सकते हैं:
- टिकट खरीदने के लिए अपने दोस्तों, परिवार या सहयोगियों को प्रोत्साहित करें
- स्थानीय व्यवसायों से नीलामी वस्तुओं को ले लीजिए
- दरवाजा पुरस्कार या घटना खानपान के लिए विक्रेता कनेक्शन बनाओ
बेशक, अनगिनत तरीके हैं कि एक मेजबान समिति आपकी धर्मार्थ घटनाओं को पहले से बेहतर बना सकती है। पार्टी की वास्तविक मेजबान के रूप में एक मेजबान समिति के बारे में सोचें; कोई भी जो सर्वश्रेष्ठ मेहमानों को आमंत्रित करता है, जानता है कि किसने भोजन या सजावट के लिए फोन किया है और आपको उन लोगों से जोड़ सकता है जो घटना को पूरी सफलता देते हैं।
चूंकि एक मेजबान समिति किसी घटना में प्राप्त धन को बढ़ा सकती है या अधिक मीडिया ध्यान प्राप्त कर सकती है, सही व्यक्तियों को ढूंढना और भर्ती करना महत्वपूर्ण है।
आपकी मेजबान समिति के लिए कौन चुनें
एक वास्तविक रूप से उपयोगी मेजबान समिति में भुगतान विपणक या कार्यक्रम योजनाकार शामिल नहीं होंगे। इसके बजाए, उन्हें आपकी मौजूदा टीम, दाता आधार या कनेक्शन के साथ स्वयंसेवकों और पहुंचने की इच्छा के अत्यधिक व्यस्त सदस्य होना चाहिए।
आपकी मेजबान समिति केवल कुछ लोगों से लेकर दर्जनों तक हो सकती है।
आपकी समिति के जितने अधिक लोग, वे आपके कार्यक्रम की सफलता पर सामूहिक रूप से अधिक प्रभाव डाल सकते हैं।
आप मेजबान समिति के सदस्यों को लगभग कहीं भी पा सकते हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:
- आपके संगठन के भीतर एक बोर्ड सदस्य या अध्यक्ष
- स्वयंसेवकों जो समुदाय में अत्यधिक व्यस्त हैं
- एक दाता जो स्थानीय व्यवसायों के साथ संबंध रखता है
- एक दाता या बोर्ड सदस्य जिसके पास आपके आदर्श दाता जनसांख्यिकीय में व्यापक संपर्क हैं
- स्वयंसेवक जो विक्रेताओं या स्थल मालिकों को जानते हैं
- स्थानीय या राष्ट्रीय हस्तियां जो अक्सर आपके कारण के लिए वकालत करते हैं
एक बार जब आप व्यक्तियों को ढूंढ लेते हैं तो आप अपनी मेजबान समिति में शामिल होना चाहते हैं; यह उन्हें भर्ती करने का समय है।
एक मेजबान समिति भर्ती कैसे करें
उत्कृष्ट मेजबान समिति के सदस्यों को बनाने वाले व्यक्तियों की तलाश करें और उनसे जुड़ें। हालांकि, किसी को सिर्फ मेजबान समिति में रहने के लिए न कहें। एक औपचारिक निमंत्रण समिति के सदस्यों की भर्ती के लिए सबसे अच्छा तरीका है।
एक मेजबान समिति के निमंत्रण में, इसमें शामिल होना महत्वपूर्ण है:
- घटना और आपके संगठन (दिनांक और स्थान) के बारे में पूरी जानकारी
- घटना के उद्देश्य के बारे में जानकारी (एक विशिष्ट कारण के लिए धन उगाहने)
- मेजबान समिति के सदस्य कैसे योगदान दे सकते हैं इसके उदाहरण
- आपकी टीम का जवाब देने या कनेक्ट करने की तिथि
- एक "उन्नत" आपको यह बताने के लिए धन्यवाद कि आप उन्हें आमंत्रित करने के लिए उत्साहित हैं
- आपका नाम / संपर्क व्यक्ति और संपर्क जानकारी
सुनिश्चित करें कि संभावित सदस्यों को पता है कि उनकी भागीदारी को पहचाना जाएगा और उनकी सराहना की जाएगी और वे शामिल होने से महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकते हैं।
यदि आप सोच रहे हैं कि अपनी मेजबान समिति के निमंत्रण पत्र को कैसे तैयार किया जाए, तो साथी गैर-लाभकारी वेबसाइटों पर बहुत सारे उदाहरण हैं। यदि आप उपयोग में आसान टेम्पलेट की तलाश में हैं, तो नीचे दिए गए टेम्पलेट को कॉपी और पेस्ट करें और प्रत्येक जानकारी को प्रत्येक ब्रैकेट में डालें।
[तारीख]
प्रिय [नाम डालें]:
मैं आपको एक रोमांचक घटना के बारे में बताने के लिए लिख रहा हूं कि [आपका संगठन नाम] [सम्मिलित शहर] में [माह] की योजना बना रहा है।
[महीना + वर्ष (यदि वर्तमान में से अलग है)], [संगठन] [घटना]] [शहर] को [कारण / सामाजिक मुद्दे / आपके संगठन के पते की समस्या] के बारे में जागरूकता बढ़ाने के लिए ला रहा है और [ कार्यक्रमों / पहल / प्रयासों]।
[घटना / लक्ष्य / विषय के बारे में प्रासंगिक जानकारी जोड़ें]।
यह आयोजन [शहर] में [इवेंट स्थान (यदि आपके पास है)] [दिनांक और समय] पर आयोजित किया जाएगा।
[पहला नाम], हम इस घटना को बनाने में आपकी मदद से प्यार करेंगे-और दूसरों को बस इसी तरह की सफलता। यदि आप इस घटना का हिस्सा बनना चाहते हैं, साथ ही साथ भविष्य की घटनाओं, यदि आप हमारी मेजबान समिति का हिस्सा बनने के लिए इस औपचारिक निमंत्रण को स्वीकार करेंगे तो हम सबसे अधिक आभारी होंगे।
शामिल होने के कुछ आसान तरीके हैं:
- हमारी मेजबान समिति के सदस्य के रूप में अपना नाम, या अपने संगठन का नाम साझा करें
- हमारे सहयोगियों, दोस्तों और पड़ोसियों को हमारे ईवेंट (ओं) में एक [टेबल / टिकट] खरीदने के लिए आमंत्रित करें
- घटना के लिए हमसे जुड़ें
- [व्यक्ति के खड़े, कनेक्शन के आधार पर विशिष्ट अनुरोध डालें।]
यदि आप अपनी खुद की मेज को होस्ट करने और मित्रों और सहकर्मियों को मस्ती की शाम को आमंत्रित करने पर विचार करते हैं तो हम इसे भी पसंद करेंगे। आपका उदार समर्थन हमें [कारण] के बारे में शब्द फैलाने में मदद करेगा और वास्तव में प्रभाव डालेगा।
[संगठन] का एक सदस्य हमारी मेजबान समिति के ब्योरे पर चर्चा करने और आपकी भागीदारी पर चर्चा करने के लिए [सम्मिलित समय सीमा] के भीतर आपसे संपर्क करेगा, आपको रुचि होनी चाहिए।
हम [इवेंट नेम] और भविष्य की घटनाओं को सफल बनाने के लिए आपके साथ काम करने के लिए तत्पर हैं! आपके उदार विचार और समर्थन के लिए धन्यवाद।
निष्ठा से,
[आपका नाम]
[संगठन में स्थिति]
[संस्था का नाम]
[संपर्क संख्या]
आपके मेजबान समिति की भर्ती के बाद
एक बार जब आप अपने चुने हुए समिति के सदस्यों को आमंत्रित कर लेंगे, तो आपको कुछ स्वीकृति पत्र या कॉल प्राप्त होंगे। हालांकि, इससे पहले कि आप घटना के विवरण प्राप्त करें या आप उन्हें क्या करना चाहते हैं, समिति के साथ एक छोटी सी बैठक निर्धारित करें। उनसे कुछ भी मांगे बिना, उन्हें दो:
- एक दूसरे से परिचित हो जाओ
- चर्चा करें कि वे आपके संगठन में कैसे शामिल हैं
- अपने कारण / काम के बारे में सामग्री या प्रस्तुतियों की समीक्षा करें
- ब्रेनस्टॉर्म विचारों के बारे में वे कैसे योगदान करना चाहते हैं
वहां से, आप उन्हें अपने धन उगाहने वाले लक्ष्यों को जान सकते हैं, और आप उन्हें एक साथ कैसे काम करना चाहते हैं (संपर्क आमंत्रित करना या नीलामी वस्तुओं तक पहुंचना)। यदि आपके पास एक बड़ा समूह है तो वे "उप-समितियों" में भी विभाजित हो सकते हैं
बेशक, यह आपकी घटना की योजना बनाने और निष्पादित करने के लिए अकेले मेजबान समिति का काम नहीं है। एक मेजबान समिति को अपने स्वयंसेवकों या घटना नियोजन समिति के साथ टिकट बेचने के लिए काम करना चाहिए, सुनिश्चित करें कि नए कार्यक्रम प्रायोजन का दावा किया गया है, नीलामी के सामान भरपूर हैं, और रात में उपस्थित लोगों के लिए हिट होगी।
आपकी मेजबान समिति के प्रयासों को पहचानना
जब घटना खत्म हो जाती है, तो आपके मेजबान समिति के सदस्यों को आप पहले कुछ लोगों के लिए धन्यवाद देना चाहिए, दोनों घटनाओं में और एक लिखित के साथ दिन के बाद धन्यवाद । जितना अधिक आप अपनी मेजबान समिति को संलग्न करेंगे उतना ही वे भविष्य में मेजबानी करने के इच्छुक होंगे।
अपने संगठन या समुदाय के भीतर लोगों को ढूंढें जो आपकी अगली घटना को होस्ट करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। वे आपके द्वारा उठाए गए धन और आपके द्वारा समर्थित कार्यक्रमों में बहुत बड़ा अंतर डाल सकते हैं।