खातों को प्राप्य, बिलिंग और संग्रह प्रबंधित करने के लिए आपके सिस्टम की तुलना में आपके व्यवसाय की सफलता के लिए और भी महत्वपूर्ण नहीं है। कभी-कभी इस प्रणाली को "संग्रह प्रबंधन प्रणाली" कहा जाता है; जिसे भी कहा जाता है, आपको इसे स्थापित करने और इसे परिश्रमपूर्वक करने की आवश्यकता है।
यहां बताया गया है: यदि आपके पास कई ग्राहक हैं, लेकिन इन ग्राहकों से कोई आय नहीं है, तो आप व्यवसाय से बाहर जायेंगे। यहां आपके व्यवसाय के लिए संग्रह प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए आवश्यक चरणों की एक सूची दी गई है:
भुगतान विधियों की स्थापना करें
लोग आपको कैसे भुगतान करेंगे? यह मुख्य रूप से व्यवसाय के प्रकार पर निर्भर करता है और क्या आपके ग्राहक व्यक्ति या कंपनियां या दोनों हैं। सभी प्रकार के ग्राहकों से पैसे लेने के कुछ स्थापित तरीके हैं: आपके द्वारा स्वीकार किए जाने वाले अधिक अलग-अलग प्रकार के भुगतान, ग्राहकों के लिए यह अधिक उपयोगी होगा। लेकिन आपको क्रेडिट और डेबिट कार्ड जैसे कुछ प्रकार के भुगतानों को संभालने के लिए प्रीमियम का भुगतान करना होगा।
- नकद भुगतान, मुख्य रूप से खुदरा व्यापार में व्यक्तियों से
- एक खुदरा पर्यावरण और व्यापार ग्राहकों में व्यक्तियों से चेक
- व्यक्तियों और व्यवसायों से क्रेडिट और डेबिट कार्ड भुगतान
- व्यक्तियों और कंपनियों से पेपैल जैसे ऑनलाइन भुगतान विधियां।
- व्यक्तियों और व्यापारिक ग्राहकों दोनों से क्रेडिट या भुगतान योजनाएं।
- कुछ अन्य प्रकार के कंपनियों में बीमा कंपनियों जैसे अन्य बाहरी भुगतान स्रोत।
भुगतान प्रसंस्करण "अंगूठे के नियम" सेट अप करें
यह निर्धारित करने के बाद कि किस प्रकार के भुगतान करना है, आपको इन भुगतान प्रकारों की स्वीकृति और प्रबंधन के संबंध में अपने कर्मचारियों के लिए कुछ नियम निर्धारित करने होंगे।
उदाहरण के लिए, चेक स्वीकार करने के लिए आपके नियम क्या हैं? क्या आप नए ग्राहकों पर क्रेडिट चेक करते हैं? आप ग्राहकों को समय के साथ भुगतान करने की अनुमति कब देते हैं? आप छोटे दावे अदालत में ग्राहक कब लेते हैं?
बिल भेजें
उन ग्राहकों को बिल भेजें जो आपको पैसे देते हैं। महीने में कम-से-कम एक बार बिलिंग भेजें, या अधिकतर यदि आप पैसे इकट्ठा करने के लिए वास्तव में गंभीर हैं।
एक खाता प्राप्य एजिंग रिपोर्ट चलाएं
आपके प्रकार के व्यवसाय के आधार पर, आपके पास ऐसे ग्राहक हो सकते हैं जो खरीदते समय भुगतान नहीं करते हैं, या समय के साथ भुगतान कर रहे हैं। एक खाता प्राप्य उम्र बढ़ने की रिपोर्ट चलाने से आपको बिल भेजना होगा और मजबूत संग्रह विधियों को कब शुरू करना होगा।
गैर-भुगतानकर्ताओं के लिए संग्रह कार्यवाही शुरू करें
उन ग्राहकों के लिए जो उचित समय के भीतर भुगतान नहीं करते हैं (जैसा कि आपके "अंगूठे के नियम" द्वारा निर्धारित किया गया है) संग्रह कार्यवाही शुरू करते हैं। आप एक संग्रह एजेंसी या छोटे दावों के लिए एक खाता भेजना चाहते हैं । तय करें कि प्रत्येक प्रकार के खाते के लिए सबसे अच्छा कौन सा है।
एक संग्रह प्रबंधन प्रणाली की स्थापना और कार्य करने से आप जो धन दे रहे हैं उसे एकत्रित कर सकते हैं और अपनी कंपनी के माध्यम से नकद प्रवाह जारी रख सकते हैं।