अपने व्यापार की डिजिटल सामग्री का पता लगाएं, रिकॉर्ड करें और सुरक्षित रखें
यह 21 वीं शताब्दी है, और सबकुछ डिजिटल है, यानी ऑनलाइन है। आपके व्यवसाय में, आपके पास डिजिटल संपत्तियां हैं जिनके बारे में आपने सोचा नहीं है। ये संपत्तियां, आपकी सभी व्यावसायिक संपत्तियों की तरह , मूल्यवान हैं और उन्हें संरक्षित किया जाना चाहिए।
डिजिटल संपत्ति क्या हैं?
आपके व्यापार में संपत्तियां हैं - मूल्य की चीजें। इन संपत्तियों में भूमि और भवनों के लिए, व्यापार उपकरण और वाहनों के माध्यम से नकद और खातों को प्राप्त करने योग्य सब कुछ शामिल है।
आपके एकाउंटेंट में आपकी बैलेंस शीट पर आपकी संपत्तियों की लागत और वर्तमान मूल्य शामिल हो सकता है, लेकिन हो सकता है कि वे डिजिटल संपत्ति भूल गए हों।
डिजिटल संपत्तियां ऐसी संपत्ति होती हैं जो ऑनलाइन मौजूद होती हैं। आपकी कुछ डिजिटल संपत्तियां आपके स्वयं के सर्वर पर मौजूद हो सकती हैं या वे "क्लाउड में" हो सकती हैं। डिजिटल संपत्तियों में शामिल हैं:
- आपके द्वारा बनाई गई व्यावसायिक फ़ोटो । वे आपके व्यापार या व्यावसायिक प्रक्रियाओं की तस्वीरें हो सकते हैं। ये संपत्तियां हैं क्योंकि उन्हें बेचा जा सकता है।
- व्यापार वेबसाइट या ब्लॉग । सामग्री का मूल्य है, और यदि ट्रेडमार्क किया गया तो साइट का "लुक" मूल्यवान हो सकता है।
- व्यवसाय प्रक्रियाएं (स्प्रेडशीट्स पर, उदाहरण के लिए) कि आपके कर्मचारियों ने विकसित किया है और इसे डुप्लिकेट और बेचा जा सकता है।
- आपके व्यवसाय द्वारा बनाए गए ऐप्स , या तो बेचने के लिए या अपने स्वयं के उपयोग के लिए।
- न्यूजलेटर मेलिंग सूचियों सहित ईमेल संपर्क सूचियों और ग्राहक या ग्राहक सूचियों के पास मूल्य है क्योंकि उन्हें बेचा जा सकता है।
- ऑनलाइन पत्रिकाओं के लिए सदस्यता सदस्यता की अवधि के लिए मूल्य है।
- बौद्धिक संपदा - कॉपीराइट सामग्री, ट्रेडमार्क या सेवा अंक (उदाहरण के लिए आपकी कंपनी का लोगो), पेटेंट। ये संपत्ति कागजात के रूप में मौजूद हो सकती है, लेकिन अक्सर वे केवल डिजिटल होते हैं।
- एक ऑनलाइन स्टोर में उत्पाद , जो आपके व्यापार सूची का हिस्सा हैं । वे आपके नियंत्रण में होना चाहिए, भले ही वे ऑनलाइन संग्रहीत हों। यदि आप एक अमेज़ॅन विक्रेता हैं , उदाहरण के लिए, उत्पाद उनके गोदाम में हो सकते हैं, लेकिन आपको बिक्री मिलती है।
डिजिटल संपत्ति क्यों महत्वपूर्ण हैं?
अपने व्यापार के स्वामित्व वाली सभी मूल्यवान चीजों की तरह, डिजिटल संपत्ति आपके व्यापार के लिए बहुत लाभकारी है।
- आप अपने व्यापार कर रिटर्न पर खरीद और परिसंपत्तियों के उपयोग से संबंधित खर्चों का दावा कर सकते हैं। अल्पावधि संपत्तियों (उदाहरण के लिए, आपूर्ति) की लागत तुरंत एक व्यय के रूप में ली जा सकती है, जबकि लंबी अवधि की परिसंपत्तियों (कम से कम एक वर्ष तक चलने वाले) की लागत समय के साथ (या तो मूल्यह्रास या परिशोधन के माध्यम से) खर्च की जा सकती है।
- आप इनमें से कई संपत्तियां बेच सकते हैं या उन्हें लाइसेंस दे सकते हैं जबकि आप अभी भी उनका स्वामित्व रखते हैं।
- संपत्ति निवेशकों या आपके व्यवसाय को खरीदने वाले किसी के लिए मूल्यवान हैं । कोई व्यक्ति जो आपके व्यवसाय को खरीदने के लिए भुगतान कर सकता है वह व्यवसाय संपत्ति के मूल्य पर बहुत अधिक निर्भर करता है।
- कुछ डिजिटल संपत्तियां, जैसे ग्राहकों की सूचियां या न्यूजलेटर ग्राहकों की सूचियां, सद्भावना स्थापित करने में विशेष रूप से उपयोगी होती हैं। एकाउंटिंग और वैल्यूएशन परिप्रेक्ष्य से सद्भावना का मूल्य इन सूचियों पर आधारित है।
- लेखांकन और कर्मचारी रिकॉर्ड ऑनलाइन सुरक्षित करना मतलब है कि वे लेखा परीक्षा के लिए उपलब्ध हैं। लेखांकन रिकॉर्ड नहीं होने का मतलब है कि आप व्यय कटौती साबित करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। कर्मचारी रिकॉर्ड नहीं होने का मतलब हो सकता है कि आपको जुर्माना और जुर्माना का खतरा है।
मैं अपनी डिजिटल संपत्तियों को सुरक्षित रखने के लिए कहां से शुरू करूं?
पता लगाएँ और सूची। इन सभी संपत्तियों की विस्तृत सूची बनाकर शुरू करें।
उपरोक्त सूची का उपयोग शुरुआती बिंदु के रूप में करें, लेकिन रचनात्मक बनें। आपके पास ऑनलाइन या आपके व्यवसाय के सर्वर पर जो कुछ भी है, उसके बारे में सोचें जो मूल्यवान हो सकता है। आप उन चीज़ों की तलाश में हैं जो स्वामित्व हैं (कि आपके व्यवसाय का स्वामित्व है), चीजें जिनके पास कोई और नहीं है और खरीदना चाहेगा - या ले लो। बिक्री के लिए संभावित वस्तुओं के रूप में इन डिजिटल संपत्तियों पर विचार करें। यदि आप इस कंपनी को खरीद रहे थे तो आप कौन सा मूल्यवान या मूल्यवान मानेंगे?
स्वामित्व और मूल्य स्थापित करें। आपके द्वारा सूचीबद्ध डिजिटल संपत्तियों को देखें। उनका मालिक कौन है? इन संपत्तियों की रक्षा करने से पहले, विशिष्ट स्वामित्व स्थापित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, क्या आप साबित कर सकते हैं कि आपकी कंपनी के कर्मचारी ईमेल या ईमेल सूचियों का मालिक है? स्वामित्व स्थापित करने वाली नीतियों को लिखने के लिए एक वकील से जांचें।
हालांकि आपकी कुछ कंपनी की डिजिटल परिसंपत्तियों के लिए एक विशिष्ट मूल्य निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन बाद में उस मूल्य की कुछ समझ को समझना अच्छा विचार है।
हां, इन डिजिटल संपत्तियों का मूल्य बदल सकता है, क्योंकि आप अपनी वेबसाइट पर अपनी सूची या पृष्ठों में ग्राहकों को जोड़ते हैं या प्रक्रियाओं के लिए अद्यतन करते हैं, लेकिन आधारभूत मूल्य मूल्यांकन के माध्यम से सेट किया जा सकता है। एक व्यवसाय मूल्यांकनकर्ता ढूंढें जो आपको अब अनुमान लगा सकता है। बाढ़ या आग जैसी आपदा से चोरी या नष्ट होने वाली किसी चीज की तुलना में मौजूद किसी चीज को महत्व देना बहुत आसान है।
यदि आपके पास ऐसे उत्पाद हैं जो आप अमेज़ॅन या ईबे जैसे ऑनलाइन विक्रेता के माध्यम से बेच रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप स्वामित्व बनाए रखते हैं, समझौते को पढ़ें।
सुरक्षा समझौते बनाएँ। उन लोगों के साथ समझौतों के माध्यम से अपनी डिजिटल संपत्तियों को सुरक्षित रखें जो उन्हें चुरा सकते हैं। कर्मचारियों, ग्राहकों और सलाहकारों को गैर प्रकटीकरण समझौतों पर हस्ताक्षर करने पर विचार करें। इन समझौतों ने दूसरों को नोटिस दिया कि डिजिटल परिसंपत्तियों की चोरी के परिणामस्वरूप कानूनी कार्रवाई हो सकती है।
अपनी स्वामित्व पंजीकृत करें। अपने स्वामित्व की दुनिया को बताने के लिए कई डिजिटल संपत्तियां पंजीकृत की जा सकती हैं। व्यवसाय फोटो, प्रक्रियाओं, और वेबसाइटों और ब्लॉग की सामग्री कॉपीराइट किया जा सकता है । लोगो और डिज़ाइन जैसी डिजिटल संपत्तियों को ट्रेडमार्क किया जा सकता है । और प्रक्रियाओं के लिए पेटेंट मत भूलना।
भविष्य के लिए योजना। अगर आपके साथ कुछ होता है तो आपकी कंपनी की डिजिटल परिसंपत्तियों का क्या होता है? अपनी कंपनी के समझौतों में अपनी डिजिटल संपत्तियां शामिल करें। उदाहरण के लिए, साझेदारी के स्वामित्व वाले डिजिटल परिसंपत्तियों को अन्य संपत्तियों के साथ साझेदारी समझौते में जिम्मेदार होना चाहिए। यदि आपके पास एक छोटा एकल व्यक्ति या पारिवारिक व्यवसाय है, तो इन संपत्तियों को अपनी उत्तराधिकार योजनाओं में शामिल करें।
बैकअप! अपनी सभी डिजिटल संपत्तियों की सुरक्षा के लिए बैकअप सिस्टम ढूंढना महत्वपूर्ण है। बैकअप का बैकअप रखना पागल नहीं है; लाइफवायर कई बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग करते हुए एक डबल बैकअप सिस्टम का सुझाव देता है। आप दोबारा सुनिश्चित करने के लिए हार्ड ड्राइव बैकअप और ऑनलाइन बैकअप दोनों भी चाहते हैं।
अंत में, डिजिटल संपत्तियों की सुरक्षा के लिए प्रोटोकॉल स्थापित करें
अब जब आपने अपनी डिजिटल एसेट मैनेजमेंट सिस्टम स्थापित की है, तो इसे दस्तावेज करें। समीक्षाओं और अपडेट के लिए बैकअप और समय-सारिणी के लिए विशिष्ट चल रहे कार्यों को सेट करें।
आपका अधिकांश व्यवसाय ऑनलाइन है; इन ऑनलाइन डिजिटल संपत्तियों की रक्षा करके इसे अच्छी तरह से हमला करते रहें