किसी समस्या से पहले क्या करना है
शिकायतों को संभालने के लिए आपका सिस्टम क्या है?
शिकायतों को संभालने में आसान बनाने के लिए, आपके पास एक ऐसी व्यवस्था होनी चाहिए जहां किरायेदारों का पालन किया जा सके जब उन्हें आपको रखरखाव अनुरोध पर सतर्क करने की आवश्यकता हो।
आप दो बुनियादी तरीकों से जा सकते हैं:
- औपचारिक अनुरोध: कुछ मकान मालिक किरायेदारों को औपचारिक प्रक्रिया के माध्यम से रखरखाव के अनुरोध जमा करना पसंद करते हैं। लीज समझौते के हिस्से के रूप में इस प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए।
इस प्रक्रिया में आमतौर पर कुछ प्रकार के लिखित अनुरोध शामिल होते हैं। अनुरोध में आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी शामिल होगी:- किरायेदार का नाम
- पता
- इकाई संख्या
- फ़ोन नंबर
- शिकायत की तारीख
- शिकायत का प्रकार
- शिकायत का विवरण
- विशेष अनुरोध
- एक ऑनलाइन फॉर्म - यदि आपके पास अपने संपत्ति निवेश के लिए कोई वेबसाइट है, तो आप रखरखाव अनुरोधों के लिए एक क्षेत्र जोड़ने पर विचार करना चाहेंगे। किरायेदार को बस अपनी वेबसाइट पर जाना होगा, फॉर्म भरें और भेजें हिट करें।
या - एक पेपर फॉर्म - यह एक कठिन प्रतिलिपि होगी कि किरायेदार आपको ऐसे अनुरोधों के लिए समर्पित किसी भी प्रकार के मेलबॉक्स में स्कैन और ईमेल, फैक्स, हाथ देने या स्थान पर ईमेल करेगा।
सुनिश्चित करें कि आपातकालीन प्रक्रियाएं भी हो सकती हैं जहां किरायेदारों के पास रखरखाव अनुरोध की स्थिति में सामान्य व्यावसायिक घंटों के बाद आपसे संपर्क करने की क्षमता हो, एक संपत्ति प्रबंधक या मरम्मत करने वाले व्यक्ति को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जैसे कि विस्फोट पाइप या सर्दी में गर्मी की कमी ।
- अनौपचारिक अनुरोध: मकान मालिकों के लिए एक और विकल्प अनौपचारिक अनुरोध है। इस प्रकार के अनुरोध के साथ, जब एक किरायेदार के रखरखाव के मुद्दे होते हैं, तो वे संचार के आपके पसंदीदा रूप के आधार पर आपको बस आपको कॉल या ईमेल करेंगे, और स्थिति की व्याख्या करेंगे। फ़ोन अनुरोध आपके द्वारा निर्धारित सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान किए जाएंगे जब तक कि यह आपातकालीन न हो, इस स्थिति में वे आपके द्वारा होने वाली आपातकालीन प्रक्रियाओं का पालन करेंगे।
रखरखाव अनुरोध कौन करेगा?
आपको यह तय करना होगा कि रखरखाव की शिकायतों और अनुरोधों को संभालने का प्रभारी कौन होगा, इसलिए शिकायतें आने पर आपको ऑफ-गार्ड नहीं पकड़ा जाता है। किरायेदारों को यह जानने की आवश्यकता होगी कि उन्हें कोई समस्या होने पर किससे संपर्क करना चाहिए।
- आप : रखरखाव अनुरोधों को संभालने के लिए आप जिम्मेदार होंगे? क्या आप इस तरह के अनुरोधों के लिए किरायेदारों से संपर्क कर रहे हैं? क्या आप इस तरह के अनुरोधों के लिए किरायेदार के अपार्टमेंट में जाने में सहज हैं? क्या आपके पास पाइपलाइन और विद्युत मरम्मत को संभालने के लिए ज्ञान आधार और कौशल है या क्या आपको एक विशेषज्ञ को किराए पर लेने की आवश्यकता होगी?
यदि आप निर्णय लेते हैं कि आप इन रखरखाव के अनुरोधों को स्वयं ले लेंगे, तो आपको अपने कौशल सेट को स्वीकार करने की आवश्यकता है। जबकि आप एक डोरकोनोब को कैसे ठीक कर सकते हैं, एक मुख्य वाटर वाल्व बंद कर सकते हैं और एक मंजिल टाइल कर सकते हैं, क्या आप जानते हैं कि पाइप को कैसे बेचा जाए या हार्डवार्ड स्मोक डिटेक्टरों को इंस्टॉल करें? यह महत्वपूर्ण है कि आप शुरुआत से अपनी सीमाएं समझें ताकि आप मरम्मत के लिए उचित रूप से योजना बना सकें जो आप स्वयं को संभालने में सक्षम नहीं हैं। - एक संपत्ति प्रबंधक : क्या आप रखरखाव अनुरोधों का ख्याल रखने के लिए एक संपत्ति प्रबंधक किराए पर लेंगे? यदि आप आरामदायक प्रदर्शन करने वाले अनुरोधों को सहज महसूस नहीं करते हैं या बस उनसे परेशान नहीं होना चाहते हैं, तो आप ऐसा करने के लिए एक संपत्ति प्रबंधन कंपनी किराए पर ले सकते हैं। उनके पास या तो कर्मचारियों पर काम करने वालों की एक कुशल टीम होगी या इन अनुरोधों को करने के लिए बाहरी ठेकेदारों को किराए पर लेना होगा। हालांकि यह एक अधिक महंगा विकल्प है, यह आपको लगातार रखरखाव अनुरोधों से निपटने का सिरदर्द बचाता है और आपको उस समय की अवसर लागत बचाता है जब आप अधिक उत्पादक प्रयासों के लिए आवंटित कर सकते हैं।
- कोई और : यदि आपके पास किरायेदार शिकायतों को संभालने के लिए कौशल, ज्ञान या इच्छा नहीं है, तो ऐसा करने के लिए संपत्ति प्रबंधन कंपनी को किराए पर लेने के लिए पैसे खर्च नहीं करना चाहते हैं, तो आप अपनी संपत्ति को अव्यवस्था में नहीं डाल सकते , आपके पास इन मुद्दों का ख्याल रखने के लिए कोई होना चाहिए। इस विकल्प के साथ, आप किसी को मासिक वेतन का भुगतान नहीं करेंगे; बल्कि, आप प्रत्येक व्यक्तिगत मुद्दे का ख्याल रखने के लिए उन्हें भुगतान करेंगे।
आपको अपना शोध करना होगा और अपने क्षेत्र में स्थानीय मरम्मत करने वाले और ठेकेदारों को ढूंढना होगा। आप देखना चाहते हैं:
- एक हैन्डमैन - मूल मरम्मत कौन करेगा।
- एक इलेक्ट्रीशियन - विद्युत समस्याओं का ख्याल कौन करेगा।
- एक प्लम्बर - पाइप और जल निकासी के मुद्दों से कौन निपट सकता है।
- देर रातें और सप्ताहांत - सुनिश्चित करें कि आप यह भी जानते हैं कि ये व्यक्ति कब उपलब्ध होंगे। यदि वे अजीब घंटों में उपलब्ध नहीं हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास कोई ऐसा व्यक्ति है जो है। जब आप हवाई में 2 बजे अपने हनीमून पर हों तो आप बैकअप मरम्मत करने वाले के लिए बेतरतीब ढंग से खोजना नहीं चाहते हैं
- आपातकालीन संपर्क संख्या - हमेशा स्थानीय फायरहाउस, पुलिस स्टेशन और जहर नियंत्रण केंद्र की संख्या हाथ में है।