आरएफपी प्रक्रिया के दौरान एक जीतने के प्रस्ताव को कैसे रखा जाए इस पर युक्तियाँ
प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) के जवाब में प्रभावी रूप से इस विषय की सटीकता, ज्ञान और विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है, जबकि गुणों और विशेषता के मालिक को विश्वास दिलाता है जो आपको संबंधित कार्य के लिए सर्वोत्तम उपयुक्त कंपनी में परिवर्तित करता है। प्रस्तावों के लिए अनुरोध आमतौर पर निदेशकों या समिति बोर्ड के समूह द्वारा इस तरह की विशेषज्ञता के साथ मूल्यांकन किया जाता है जो विशिष्ट परियोजना के लिए उत्तर देने या प्रतिस्पर्धा करने वाली कंपनियों के प्रमाण-पत्रों का तेज़ी से पता लगा सकता है। प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) के जवाबों के लिए कौशल की आवश्यकता है और हम चाहते हैं कि आप नौकरी प्राप्त करें, इसलिए हम इन सरल संकेत प्रदान करते हैं जो आपको प्रभावी तरीके से आरएफपी का उत्तर देने में सक्षम बनाएंगे।
01 - क्या आप समझते हैं कि कौन सी सेवाओं की आवश्यकता है?
02 - समस्या का समाधान क्या हो रहा है?
यदि प्रस्ताव के लिए अनुरोध जारी किया गया है, तो एक समस्या हो रही है। आपको उस विधि का मूल्यांकन करना होगा जिसका उपयोग आप समस्या को हल करने या सामना करने के लिए करेंगे। उपलब्ध कौशल, संसाधन और पद्धतियां उपलब्ध कराएं जिनका उपयोग आप समस्या को हल करने के लिए करेंगे। एक योजना को एक साथ रखें जो बताता है कि आप ग्राहक लक्ष्य को कैसे पूरा करेंगे और आरएफपी का जवाब देते समय इसे प्राथमिकता दें।
03 - ग्राहक प्राथमिकताओं को स्थापित और स्वीकार करें
प्रस्ताव के लिए अनुरोध जारी करने वाली अधिकांश एजेंसियों में विशिष्ट आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें सबसे महत्वपूर्ण कारक से शुरू किया जाना चाहिए। अपने आप का मूल्यांकन करें और निर्धारित करें कि आप अपनी प्रतिक्रिया में उस विशेष कारक को कितना वजन दे रहे हैं। उस महत्वपूर्ण कारक से निपटने के लिए एक स्पष्ट और संक्षिप्त तरीका प्रस्तुत करें।
04 - परियोजना का दायरा
परियोजना के दायरे को समझने से आप इस मुद्दे से निपटने के लिए आवश्यक सर्वोत्तम टीम, संसाधन और समय सीमा तैयार कर सकते हैं। इस दायरे को ग्राहक द्वारा परिभाषित करने की आवश्यकता है और आरएफपी में संसाधनों, रसद, विचारों के साथ संबोधित किया जाना चाहिए और पिछले अनुभवों को प्रदान करना चाहिए कि आपकी कंपनी ने इसका कैसे सामना किया है।
05 - ग्राहक अपेक्षाएं
असली रहें। असंभव समाधान और पद्धतियों के साथ आदर्शवादी परिदृश्य न बनाएं , वास्तविक समाधान तैयार करें, वास्तविक टीम के सदस्यों को तैयार करें, और विशिष्ट समाधानों के साथ उत्तर दें और वर्तमान में, मौजूदा मुद्दों को हल किया जाए। एक कार्यक्रम आपके आरएफपी उत्तर का हिस्सा होना चाहिए और इसमें कब शुरू करना है, कब पूरा किया जाना है और यहां तक कि अगर आवश्यक हो तो अस्थायी समाधान कैसे पेश करें।
06 - दो एक से बेहतर है
समस्या को हल करने के वैकल्पिक तरीकों को पेश करने का प्रयास करें। चुनने के लिए कई विकल्पों को पेश करने से ग्राहक को यह सोचने की अनुमति मिल जाएगी कि आपके पास एक अच्छा अनुभव है और आप वर्तमान समस्या से उत्पन्न होने वाली अप्रत्याशित स्थितियों से निपट सकते हैं। अन्यथा निर्देश दिए जाने तक अपने विकल्पों की सूची बनाएं, इसलिए ग्राहक आपके आरएफपी जवाब में से चुनने के लिए कई विकल्प चुन सकते हैं।
07 - मानव संसाधन- सबक सीख लिया
पिछले अनुभवों के वर्तमान विशिष्ट उदाहरण ; समान समाधान और इसी तरह की समस्याओं की पहचान करें जिन पर आपने काम किया है। इससे आप में विश्वास बढ़ेगा और आपको फाइनल में से एक में बदल दिया जाएगा। अपने समूह को एक साथ लाकर, याद रखें कि हम उस टीम के बारे में बात कर रहे हैं जो परियोजना में भाग लेगी और उन्हें समझाएगा कि वे आम समस्याओं को कैसे दूर करेंगे।
08 - आप केवल एक ही नहीं हैं
ग्राहक के जवाब के अलावा, आपको अपनी प्रतिद्वंद्वी प्रतिस्पर्धा का भी सामना करना होगा। ऐसा मत सोचो कि आप प्रस्ताव का जवाब देने वाले अकेले हैं। अन्य फर्मों के खिलाफ आपको चुनने के लाभ के वर्तमान वास्तविक विचार। अपनी ताकत को हाइलाइट करें और अपनी कमजोरी को कम करने का प्रयास करें। अपने प्रतिस्पर्धियों के बारे में बात करने के हर तरीके से बचें, याद रखें आपके बारे में सब कुछ है।
09 - जोड़ा गया मूल्य
ग्राहक के व्यापक विकल्पों को प्रस्तुत करें जो प्रस्ताव विशिष्ट मुद्दे के अनुरोध के पूरक होंगे। अन्य चीजों और कार्यों का सुझाव दें जो ग्राहक को अतिरिक्त बचत का प्रतिनिधित्व करेंगे। उन मूल्य इंजीनियरिंग विकल्पों की सूची बनाएं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं या अपने ग्राहकों को पैसे कैसे बचा सकते हैं लेकिन फिर भी आरएफपी में बताई गई समस्या को हल करते हैं।
10 - टीम
समान परियोजनाओं पर काम कर रहे अनुभव वाले प्रमुख लोगों को शामिल करें। अतिरिक्त पाठ्यचर्या गतिविधियों, प्रशिक्षण, और अन्य सीखने के अनुभवों के साथ टीम के सदस्यों का प्रयोग करें। संसाधनों पर एक संगठन चार्ट प्रस्तुत करें, परियोजना को समर्पित समय की मात्रा, जब वे भाग लेंगे और जब संसाधन परियोजना से वापस खींचा जाएगा।
11 - टाइमफ्रेम
वर्तमान समय सीमा और विशिष्ट शेड्यूल कैसे समस्या हल हो जाएगी या कार्यान्वयन प्रक्रिया कैसे टिकेगी। एक पी 6 या एमएस परियोजना कार्यक्रम परियोजना की आपकी समझ का प्रदर्शन करेगा, और यदि इसका संसाधन लोड हो गया है, तो भी बेहतर।
12 - संदर्भ प्रदान करें
इसी तरह की समस्याओं के साथ समान एजेंसियों की पहचान करें जिन पर आपने काम किया है और आपने किस तरह के समाधान और समस्याओं का सामना किया है। अन्य ग्राहकों के साथ समान मुद्दों से निपटने के दौरान संपर्क कुंजी खिलाड़ियों, परियोजना आकार, कार्यक्रम, लागत, और समस्याओं का सामना करना पड़ता है।