खरीद मॉड्यूल एसएपी में कैसे काम करता है?
किसी भी आकार के व्यवसाय या तो सामानों को खरीदने के लिए या माल प्रदान करने के लिए सामान खरीदने के लिए अपने आपूर्ति श्रृंखला समारोह का उपयोग करते हैं। एक खरीद विभाग एसएपी में सामग्री खरीद सकता है, विभाग के अद्वितीय बुनियादी ढांचे को कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।
ऐसी संरचना तैयार करने के लिए जो व्यवसाय की ज़रूरतों को सर्वोत्तम रूप से पूरा करती है, आपको एसएपी संगठनात्मक संरचना और एक खरीद विभाग को निर्णय लेने की आवश्यकता है।
एसएपी खरीद संगठनात्मक संरचना
प्रत्येक खरीद विभाग अद्वितीय है, लेकिन एसएपी के भीतर परिभाषित संगठन संरचना प्रणाली के लाभ को अधिकतम करने के लिए एक कंपनी को सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने की अनुमति देगी।
- खरीद संगठन - यह खरीद बुनियादी ढांचे का उच्चतम स्तर है। एक क्रय संगठन को क्रय गतिविधि के समूह के रूप में परिभाषित किया जाता है जो उद्यम के सभी या विशिष्ट हिस्से से जुड़ा होता है।
अगर किसी कंपनी की भौगोलिक दृष्टि से बड़ी संख्या में स्थान हैं तो प्रत्येक क्षेत्र में अपना स्वयं का क्रय संगठन हो सकता है। हालांकि, एक या दो स्थानों के साथ एक छोटा सा व्यवसाय केवल एक खरीद संगठन का उपयोग कर सकता है।
- खरीद समूह - क्रय समूह को एक निश्चित उत्पाद या खरीद संगठन के माध्यम से खरीदे गए उत्पादों के समूह से निपटने वाले लोगों के समूह या व्यक्ति के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
बड़े संगठनों में अक्सर खरीद विभाग में क्रय पेशेवरों के समूह होते हैं जो कुछ आपूर्तिकर्ताओं या आपूर्तिकर्ताओं के प्रकार के साथ काम करते हैं।
खरीद दस्तावेज
एसएपी में विभागों को खरीदकर कई खरीद दस्तावेज उपयोग किए जाते हैं।
- खरीद अनुरोध - यदि उत्पादन योजना प्रक्रिया के माध्यम से किसी उत्पाद की आवश्यकता होती है, तो खरीद मांग उत्पन्न की जा सकती है। योजना प्रक्रिया का हिस्सा नहीं है उत्पाद और सेवाएं मैन्युअल रूप से खरीद मांग का उपयोग कर अनुरोध किया जा सकता है।
अधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा एक मांग की जा सकती है और वे या तो वेब-आधारित कैटलॉग से आइटमों का अनुरोध करेंगे या सीधे एसएपी सिस्टम में आवश्यकताएं दर्ज कर सकते हैं। यदि किसी आइटम के लिए एक अधिग्रहण उठाया गया है जिसे पहले खरीदा नहीं गया है, तो उद्धरण के लिए अनुरोध बनाया जा सकता है और मौजूदा या नए विक्रेताओं को भेजा जा सकता है।
- कोटेशन के लिए अनुरोध - यदि उत्पाद अनुबंधित सप्लायर से खरीदा नहीं जा सकता है या कीमत और गुणवत्ता स्वीकार्य नहीं है, तो खरीद विभाग नए या मौजूदा आपूर्तिकर्ताओं को कोटेशन (आरएफक्यू) के लिए अनुरोध भेज सकता है।
सप्लायर आरएफक्यू की समीक्षा कर सकता है और वस्तुओं के लिए अपनी सर्वोत्तम कीमत और शर्तों को वापस भेज सकता है।
- कोटेशन - जब आपूर्तिकर्ता अपने उद्धरण वापस भेजता है, तो उन्हें एसएपी में प्रवेश किया जा सकता है और फिर खरीद विभाग समीक्षा और तुलना कर सकता है।
आपूर्तिकर्ताओं के साथ सर्वोत्तम उद्धरण के लिए कुछ बातचीत हो सकती है, जहां खरीद विभाग अधिक अनुकूल वितरण समय, छूट या माल ढुलाई लागत प्राप्त करने का प्रयास करेगा।
- खरीद आदेश - यह विक्रेता को एक खरीद विभाग द्वारा जारी किया गया एक वाणिज्यिक दस्तावेज है, जो उत्पाद या सेवा की आवश्यकता है, मात्रा, और वार्तालाप मूल्य जो आपूर्तिकर्ता और खरीद विभाग पर सहमत हो गया है।
सिस्टम को स्थापित करना संभव है ताकि एक विक्रेता को यह स्वीकार करना पड़े कि उन्हें खरीद आदेश प्राप्त हुआ है।
साथ ही, विक्रेताओं को एक उन्नत शिपिंग नोटिस भेजने की आवश्यकता है, ताकि यह जानना संभव हो कि वस्तुओं को कब वितरित किया जाना है ।
- अनुबंध - एक विक्रेता के साथ एक ही खरीद आदेश के बजाय, एक संपर्क बनाना संभव है जहां विक्रेता निश्चित समय पर वस्तुओं की एक निश्चित मात्रा भेजने के लिए सहमत हो।
साथ ही, अनुबंध एक मूल्य अनुबंध हो सकता है जहां मात्रा की बजाय; संपर्क एक निश्चित अवधि में खरीदे गए सामानों की कुल मात्रा के लिए है।
- निर्धारण समझौता - विक्रेता के साथ इस समझौते का मतलब है कि समय के साथ निर्धारित अंतराल पर वस्तुओं की आपूर्ति करने का अनुबंध होगा।
एसएपी के क्रय फ़ंक्शन को डिज़ाइन किया गया था ताकि उसके उपयोगकर्ता अपने संगठनों को अपने ग्राहकों को उन आदेशों को प्रदान करने में सहायता कर सकें, जब वे ग्राहक उन आदेशों को चाहते हैं - और जितना संभव हो उतना कम सूची पर खर्च करके इसे पूरा करें।
यह एसएपी खरीद लेख गैरी मैरियन, रसद और आपूर्ति श्रृंखला विशेषज्ञ द्वारा अद्यतन किया गया है।