संगठित होने से कागजात के केवल ढेर सारे ढेर और आपके डेस्क पर मौजूद अव्यवस्था को दूर करने से बहुत कुछ शामिल है। संगठन में आपके व्यापार के सभी अलग-अलग हिस्सों के लिए सिस्टम और प्रक्रियाएं बनाना शामिल है; इसमें आपको अधिक उत्पादक और लाभप्रद बनने में मदद करने की क्षमता है। नीचे दिए गए विचारों में से कुछ बेहतरीन तरीके शामिल हैं जो आप अपने छोटे व्यवसाय में अधिक व्यवस्थित हो सकते हैं। धीमी और निरंतर सुधार के लिए केवल एक को आज़माएं या इस साल अपने व्यवसाय में हर महीने एक नई संगठनात्मक प्रक्रिया को शामिल करने की योजना बनाएं।
01 - कागजात और दस्तावेजों पर नियंत्रण रखें
अब जब आपके पास काम कर रहे दस्तावेज़ों के प्रकार के बारे में बेहतर विचार है, तो यह आपके कार्यालय फाइलिंग सिस्टम को बनाने या सुधारने का समय है। सुसान वार्ड ने एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए एक उपयोगी मार्गदर्शिका बनाई है जो आपको अपनी पेपर प्रक्रिया बनाने या सुदृढ़ करने में मदद कर सकती है और इसे व्यवस्थित कर सकती है।
यदि आप तय करते हैं कि पेपरलेस कार्यालय की ओर बढ़ना शुरू करने का समय है ( इन पेशेवरों और विपक्ष को पहले पढ़ें ), तो आप ऑनलाइन चालान-प्रक्रिया और फ्रेशबुक जैसे भुगतान सेवाओं का उपयोग करके अपनी रसीदों को स्कैन करके शुरू कर सकते हैं, डिजिटल हस्ताक्षर कार्यक्रम जैसे डॉक्यूसाइन पर जा रहे हैं , और डेटा बैकअप और संग्रह के लिए क्लाउड का उपयोग करना। यदि आप वर्ष के दौरान घटनाओं पर व्यवसाय कार्ड एकत्र करते हैं, तो व्यवसाय कार्ड स्कैनर में निवेश करना भी एक अच्छा विचार हो सकता है ताकि आप तुरंत संपर्क जानकारी डिजिटाइज कर सकें और पेपर कार्ड को हटा दें।
02 - सही उत्पादकता उपकरण का प्रयोग करें
- संपर्क प्रबंधन नेटवर्किंग के दौरान मिलने वाले लोगों को याद रखने के लिए अपने ग्राहकों का ट्रैक रखने से, प्रत्येक छोटे व्यवसाय के मालिक को संपर्क जानकारी प्रबंधित करने के लिए एक सिस्टम की आवश्यकता होती है। आप सेल्सफोर्स जैसे व्यापक ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सिस्टम का चयन कर सकते हैं, या छोटे पैमाने पर प्रबंधन के लिए आप अपने मौजूदा संपर्क ऐप को अपने व्यवसाय के लिए काम करने के लिए सेट कर सकते हैं।
- बैठकें और संचार। चाहे आप फोन पर या वीडियो चैट सेवाओं के माध्यम से आमने-सामने बैठकें करते हैं, प्रक्रिया को और अधिक संगठित करने का एक तरीका है। आप अपनी बैठकों को अधिक संगठित करने के लिए करते हैं - पहले, उसके दौरान और बाद में सेवा का उपयोग कर सकते हैं।
- लेखांकन और बहीखाता। आपके द्वारा चालान के तरीके को व्यवस्थित और व्यवस्थित करें, भुगतान करें, और क्विकबुक ऑनलाइन, ज़ीरो और वेव जैसे टूल के साथ कैशफ़्लो प्रबंधित करें।
- यात्रा और व्यय ट्रैकिंग। यात्रा योजनाओं को आसान बनाने के लिए आप एक्सपेडिया और ट्रिपएडवाइसर जैसे ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं। फिर, सड़क पर एक बार, एक्सपेन्सिफ़ी जैसे ऐप्स आपको खर्चों को ट्रैक करने में मदद करते हैं और जब आप घर को बहुत अधिक संगठित करते हैं तो रिपोर्टिंग करते हैं।
- सोशल मीडिया प्रबंधन। हम सभी जानते हैं कि सोशल मीडिया पर कितना समय बर्बाद हो सकता है यदि आप इसे व्यवस्थित और व्यवस्थित तरीके से नहीं देख रहे हैं। यही कारण है कि हूत्सुइट और बफर जैसे टूल्स छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए अमूल्य हो सकते हैं।
- ईमेल प्रबंधन यदि आप अपने छोटे व्यवसाय में जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आपके पास कुछ ऐसे Google एक्सटेंशन तक पहुंच है जो आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित कर सकते हैं। यदि आप एक और ईमेल ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो स्वचालित फ़िल्टरिंग, अनुस्मारक और अधिक के लिए सेनबॉक्स का प्रयास करें।
- परियोजना प्रबंधन। एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप आपको कार्यों को ट्रैक करने, फ़ाइलों को साझा करने और टीम के साथियों को एक ही स्थान पर सहयोग करने में मदद करेगा और यह आपके काम को व्यवस्थित करने के लिए उपयोग किए जा सकने वाले सर्वोत्तम टूल में से एक हो सकता है। एक-एक-एक परियोजना प्रबंधन समाधान के लिए बेसकैम्प या आसाना आज़माएं।
उत्पादकता एक बहुत ही व्यक्तिगत प्रक्रिया है और आपके लिए आवश्यक ऐप्स आपके लिए जो काम करते हैं और जिस तरह से आप काम करते हैं, उसके लिए विशिष्ट होंगे। अपनी प्रक्रिया में एक नया टूल शामिल करने से पहले अपनी आवश्यकताओं को जानने के लिए समय निकालें। आपको जितनी सोचें उतनी जरूरत नहीं हो सकती है। अधिक उत्पादकता उपकरण प्रेरणा के लिए, इस आलेख को 101 छोटे व्यवसाय उत्पादकता ऐप्स के साथ पढ़ें और इन 27 समय-बचत ऐप्स का पता लगाएं।
03 - अपना कंप्यूटर व्यवस्थित करें
यहां आपके कंप्यूटर को व्यवस्थित करने और काम करने के आकार में वापस लाने के लिए आप जो कुछ कर सकते हैं, उसकी एक सूची यहां दी गई है:
- अपना डेस्कटॉप साफ़ करें। यहां कुछ तरीके हैं जिन्हें आप यहां जा सकते हैं, और यह सब आपकी कार्य शैली पर निर्भर करता है और आप अपने कंप्यूटर का उपयोग कैसे करते हैं। आप अपने कचरा बिन को छोड़कर अपने डेस्कटॉप से सबकुछ से छुटकारा पा सकते हैं (याद रखें कि आपके डेस्कटॉप पर ऐप आइकन सिर्फ शॉर्टकट हैं - आपके सभी वास्तविक ऐप्स आमतौर पर आपके एप्लिकेशन फ़ोल्डर में रहते हैं)। या आप अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले ऐप्स और फ़ाइलों में कुछ शॉर्टकट जोड़ सकते हैं। मैं पहले विकल्प की ओर इशारा करता हूं, जितना संभव हो सके सुव्यवस्थित जा रहा हूं, लेकिन अक्सर उन फ़ाइलों तक आसानी से पहुंचने के लिए अपने डेस्कटॉप का उपयोग कर रहा हूं, जिन पर मैं वर्तमान में काम कर रहा हूं। एक बार जब मैं समाप्त हो जाता हूं तो मैं उन्हें अपने स्थायी घर में ले जाता हूं।
- एक डिजिटल फाइलिंग सिस्टम स्थापित करें। अपने दस्तावेज़ों को एक स्थायी घर देने की बात करते हुए, यह वह जगह है जहां आप एक फाइलिंग सिस्टम बनाते हैं जो आपको पूर्ण समझ में आता है ताकि आप उन्हें आवश्यक दस्तावेजों को ढूंढ सकें जब आपको उनकी आवश्यकता हो। फ़ाइल और फ़ोल्डर संगठन के लिए यह मार्गदर्शिका आपको प्रारंभ करने में सहायता के लिए कई उत्कृष्ट युक्तियां प्रदान करती है।
- सॉफ्टवेयर अद्यतन करें। यदि आपका कंप्यूटर स्वचालित रूप से एप्लिकेशन और ऑपरेटिंग सिस्टम अपडेट को स्थापित करने के लिए सेट है, तो बढ़िया। यदि यह आपके लिए मैन्युअल प्रक्रिया है, तो आपको कम से कम द्विपक्षीय अपडेट की जांच करनी चाहिए क्योंकि कई सुरक्षा पैच शामिल हैं। फिर, साल में एक बार, आप जिस सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं उसके मौजूदा संस्करणों की समीक्षा करें और निर्णय लेने का समय तय करें।
- वायरस और प्रदर्शन के मुद्दों के लिए स्कैन करें। चाहे आपके पास किस प्रकार का कंप्यूटर है, वे सभी वायरस या मैलवेयर प्राप्त कर सकते हैं (हाँ, यहां तक कि मैक्स!)। यदि आपके पास विंडोज-आधारित कंप्यूटर है, तो पीसीवर्ल्ड से ये पीसी रखरखाव युक्तियाँ आपको अपने कंप्यूटर को स्वस्थ रखने और आसानी से चलने में मदद करेंगी।
- अपने डेटा बैकअप की अखंडता की पुष्टि करें। आप अपना डेटा बैक अप ले रहे हैं, है ना? यदि नहीं, तो समय के लिए सबकुछ छोड़ दें और इसे पहले करें। आप या तो क्लाउड-आधारित डेटा बैकअप सेवा जैसे कार्बोनाइट, बैकब्लज़ या क्रैशप्लान का उपयोग कर सकते हैं या आप बाहरी कंप्यूटर ड्राइव का उपयोग कर सकते हैं जिसे आप अपने कंप्यूटर में प्लग करते हैं (मैं दोनों करता हूं)। किसी भी विकल्प के साथ, निरंतर स्वचालित बैकअप आयोजित करने के लिए सेवा या ड्राइव को कॉन्फ़िगर करें ताकि आपको मैन्युअल रूप से कुछ भी करने की आवश्यकता न हो। फिर, साल में एक या दो बार, अपनी बैकअप सेवा या ड्राइव में जाएं और यह सुनिश्चित करने के लिए चारों ओर पोक करें कि सबकुछ वहां है और आपको अपने स्थानीय कंप्यूटर पर कॉपी खींचने की आवश्यकता होनी चाहिए।
- अपने इनबॉक्स को गलत बनाएं। कई छोटे व्यवसाय मालिकों के पास उनके ईमेल इनबॉक्स के साथ प्यार-नफरत संबंध होता है। वे इसे प्यार करते हैं क्योंकि यह एक अत्यधिक उत्पादक और कुशल संचार उपकरण है; फिर भी वे इसे नफरत करते हैं क्योंकि यह अनावश्यक तनाव के कारण नियंत्रण से बाहर निकल सकता है । ऐसी चीजें हैं जो आप अपने इनबॉक्स को लाइन में रखने के लिए कर सकते हैं, जैसे स्वचालन का उपयोग करना, दैनिक आधार पर जो प्राप्त होता है उसे व्यवस्थित करना, और सीमित करना कि आप अपने दिन के दौरान कितनी बार ईमेल जांचते हैं। ईमेल प्रबंधन युक्तियों के लिए इस आलेख को पढ़ें जो आपके इनबॉक्स को एक शक्तिशाली उत्पादकता टूल बनाएगा और एक बड़ा समय चूसने वाला नहीं होगा।
उपरोक्त युक्तियाँ आपको अपने छोटे व्यवसाय को तुरंत व्यवस्थित करने में मदद करेंगी, लेकिन याद रखें कि चीजें कितनी तेजी से नियंत्रण से बाहर हो सकती हैं। इन गतिविधियों को अपने कागजात, उत्पादकता उपकरण और कंप्यूटर की स्थिति में एक महीने में कुछ बार त्वरित और आसान समीक्षा करने के लिए एक प्रस्ताव के साथ जोड़ें ताकि आप संगठित रह सकें और चीजों को असंगठित स्तर के भारी स्तर तक पहुंचने से रोक सकें।