यह नमूना मीटिंग एजेंडा आपकी बैठक आयोजित करता है
आपने पहले ही सलाह दी है कि आप सलाहकार बोर्ड से क्या हासिल करना चाहते हैं और सलाह और विशेषज्ञता की प्रतीक्षा कर रहे हैं कि आपके सलाहकार बोर्ड के सदस्य आपके व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं जैसे प्रबंधन , विपणन , लेखांकन , स्टाफिंग , ग्राहक सेवा , प्रौद्योगिकी, आदि
तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि इस पहली बैठक में आप अपने सलाहकार बोर्ड के सदस्यों को योगदान दें।
किसी समस्या या चर्चा विषय के आसपास मीटिंग की योजना बनाएं
इसलिए, आपकी पहली बैठक, आपकी सभी सलाहकार बोर्ड मीटिंग्स की तरह, किसी प्रश्न या समस्या के आसपास योजना बनाई जानी चाहिए। आपको समस्या के रूप में समस्या को बताने में सबसे आसान लग सकता है। उदाहरण के लिए, "हम अपनी अगली तिमाही में 25% की बिक्री में वृद्धि करना चाहते हैं। हम यह कैसे कर सकते हैं?" या आप आम तौर पर चर्चा के विषय को अधिक सामान्य बता सकते हैं: "हम अपनी व्यावसायिक लागत कैसे घटा सकते हैं ?" या "हम उत्पादकता में वृद्धि कैसे कर सकते हैं या हम ग्राहक सेवा कैसे सुधार सकते हैं?"
प्रासंगिक पृष्ठभूमि सामग्री इकट्ठा करें
एक बार जब आप चर्चा विषय पर निर्णय ले लेते हैं, तो यह समय है कि आपके सलाहकार बोर्ड के सदस्यों की सामग्री को इकट्ठा करने का समय हो।
चूंकि यह पहली सलाहकार बोर्ड मीटिंग है, आपको चर्चा विषय की पृष्ठभूमि को चित्रित करने वाले चार्ट, ग्राफ़ और तथ्य पत्रों जैसे चर्चा विषय से संबंधित एक व्यापार योजना और अन्य दस्तावेज शामिल करना चाहिए।
यदि संभव हो, तो आपको एजेंडा की एक प्रति के साथ, इन सलाहकार बोर्ड के सदस्यों को दो सप्ताह पहले अग्रिम में इन दस्तावेजों की एक प्रति भेजनी चाहिए।
मीटिंग एजेंडा बनाएं
नीचे एजेंडा का एक उदाहरण है (बैठक को कुशलतापूर्वक चलाने के लिए टिप्पणियों के साथ) कि आप अपनी पहली सलाहकार बोर्ड मीटिंग के लिए उपयोग करना चाहेंगे।
ध्यान दें कि प्रत्येक एजेंडा आइटम का समय होता है; अपनी बैठक में समय सारिणी तैयार करना और चिपके रहना सुनिश्चित करता है कि आपकी बैठक को कमजोर नहीं किया गया है और विषय-वस्तु पर चर्चा को प्रोत्साहित किया जाता है।
मीटिंग मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए व्यवस्था करें
आप बैठक के कुछ मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए कुछ व्यवस्था भी करना चाहेंगे। इसे स्वयं करने की कोशिश मत करो; आपको पूरी तरह से भाग लेने और सुनने और अच्छी तरह से योगदान करने में सक्षम होने की आवश्यकता है पूर्णकालिक नौकरी है। यदि आपके पास कोई ऐसा व्यक्ति नहीं है जो सचिव के रूप में उपस्थित हो और सेवा कर सके, तो मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए अपने सलाहकार बोर्ड के सदस्यों की अनुमति मांगें।
ताज़ा करें उपलब्ध कराएं
उपलब्ध ताज़ा करने का एक अच्छा विचार है। कॉफी, चाय, पानी, रस और स्वस्थ स्नैक्स जैसे फल या मफिन एक अच्छा स्पर्श है और हमेशा बैठकों में आपका स्वागत है। आपकी पहली बैठक के बाद, आपको पेय पदार्थों और स्नैक्स के लिए उपस्थित लोगों की प्राथमिकताओं की भावना होगी और अगली बैठक के अनुसार तदनुसार योजना बना सकते हैं।
आराम करें!
सबसे ऊपर, अपनी प्रस्तुति के बारे में चिंतित मत हो। आप अपनी दृष्टि के लिए अपनी दृष्टि और उम्मीदों को साझा करने और सलाह लेने के लिए हैं, मल्टीमीडिया प्रेजेंटेशन प्रभाव वाले किसी को भी प्रभावित न करें।
आपका दीर्घकालिक लक्ष्य अपने सलाहकार बोर्ड के सदस्यों के साथ विश्वास के कामकाजी संबंध स्थापित करना है, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान दें कि आपके सलाहकार बोर्ड के सदस्य यह महसूस कर रहे हैं कि उन्हें सुना गया है और उन्होंने आपकी कंपनी के प्रबंधन में योगदान दिया है - और बोर्ड की अगली बैठक की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
मीटिंग प्रक्रिया के माध्यम से आपको मार्गदर्शन करने के लिए मैंने इस नमूना सलाहकार बोर्ड मीटिंग एजेंडा में टिप्पणियां शामिल की हैं। इस एजेंडा को मुद्रित करने और इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें - आप पाठ को चुनकर और प्रतिलिपि / पेस्ट (विंडोज का उपयोग करके, माउस के साथ चुने जाने वाले टेक्स्ट को रूपरेखा का उपयोग करके इसे सीधे वर्ड, एक्सेल या इसी तरह के कार्यालय दस्तावेज़ में कॉपी कर सकते हैं। , और कॉपी करने के लिए CTRL-C दबाएं और चिपकाने के लिए CTRL-V दबाएं)।
आपकी कंपनी का नाम - (भरें)
कार्यसूची
तिथि - (भरें)
स्थान - (भरें)
| शुरुआत / समापन समय | गतिविधि |
| 10:00 - 10:05 बजे | परिचय (मान लीजिए कि आपके सलाहकार बोर्ड के सदस्यों ने मुलाकात नहीं की है, स्वयं को और सभी बोर्ड सदस्यों को पेश किया है, जो उनकी विशेषज्ञता की एक संक्षिप्त रूपरेखा देते हैं।) |
| 10:05 - 10:10 बजे | एक सलाहकार बोर्ड क्यों? (सलाहकार बोर्ड के संचालन और योगदान के बारे में एक संक्षिप्त बयान आप सलाह देते हैं कि सलाहकार बोर्ड आपकी कंपनी को कर सकता है। विवरण शामिल करें जैसे कि बोर्ड कितनी बार मिलेंगे।) |
| 10:10 - 10:20 बजे | प्रशन (यदि कोई है। यदि नहीं हैं, तो अपने बोर्ड के सदस्यों से पूछें कि वे सलाहकार बोर्ड को कैसे देखते हैं और वे योगदान कैसे देते हैं।) |
| चर्चा विषय: (यहां अपना प्रश्न / समस्या वक्तव्य डालें।) | |
| 10:20 - 10:25 बजे | चर्चा विषय का प्रस्तुति (विषय के इतिहास की एक रूपरेखा और यह वर्तमान में कंपनी को कैसे प्रभावित कर रही है; इस बिंदु पर अपने विचार / समाधान देने से बचें।) |
| 10:25 - 11:35 पूर्वाह्न | विचार-विमर्श (आप इस चरण में विचारों को बहाना चाहते हैं; इस बिंदु पर विचारों को अस्वीकार या अस्वीकार न करें। अपने विचार / विचारों को भी योगदान दें।) |
| 11:35 - 11:50 बजे | प्रस्ताव / संकल्पों (समूह ने जो विचार सुने और सर्वोत्तम "समाधान" चुनने के विचारों का मूल्यांकन किया।) |
| 11:50 - 11:55 बजे | सारांश (समूह के लिए विषय, चर्चा, और परिणाम सारांशित करें और उन्हें बताएं कि आप क्या करने की योजना बना रहे हैं।) |
| 11:55 बजे | स्थगन |
अगली मीटिंग की तिथि - (भरें)
यदि आप इस समय अनुसूची का उपयोग करते हैं, तो यह आपके सलाहकार बोर्ड के सदस्यों को एक अच्छे दोपहर के भोजन के लिए लेने का एक अच्छा समय है (विशेष रूप से यदि मीटिंग के दौरान नाश्ता नहीं किया गया है)। याद रखें कि बैठक खत्म हो गई है और दोपहर का भोजन मुख्य रूप से एक सामाजिक अवसर होना चाहिए!
बैठकें कम रखें
आपके पास कभी सलाहकार बोर्ड मीटिंग नहीं होनी चाहिए जो दो घंटे से अधिक समय तक चलती है। ज्यादातर लोगों के लिए काम पर अपना अविभाज्य ध्यान देने के लिए दो घंटे लंबे समय तक पर्याप्त हैं।
चर्चा के पिछले विषयों की समीक्षा के साथ भविष्य की बैठक शुरू करें
भविष्य की बैठकों में, आपको उस विषय के बारे में समीक्षा करना शुरू करना चाहिए जिस पर आपने पिछली बैठक पर चर्चा की थी, और अपनी कंपनी के कार्यों के बारे में अपने सलाहकार बोर्ड के सदस्यों की टिप्पणियां आमंत्रित करें।
चूंकि "मिलना और बधाई" रास्ते से बाहर है, इसलिए आप अपने सलाहकार बोर्ड की भविष्य की बैठकों में दो चर्चा विषय लेना चाह सकते हैं। यदि आपको लगता है कि वे दो घंटे के प्रारूप में आराम से फिट बैठेंगे तो आपके पास तीन भी हो सकते हैं। लेकिन आपके पास कभी तीन से अधिक नहीं होना चाहिए।