आदेश में अपने दाता फाइलें प्राप्त करना
आपको कब पता चलेगा कि वह समय कब आया है, और फिर आप क्या करते हैं? कई गैर-लाभकारी पेशेवरों ने इन उत्तरों को जवाब दिया जब मैंने उनसे यह वाक्य पूरा करने के लिए कहा: "मुझे पता था कि यह एक नया दाता प्रबंधन प्रणाली प्राप्त करने का समय था ...."
- जिस तरीके से हम चाहते थे, उसमें डेटा की रिपोर्ट नहीं कर सका।
- कुत्ते ने मेरे इंडेक्स कार्ड खाए।
- मैं अपने दाताओं के बारे में सामान जानना चाहता था, और जवाब खोजने के लिए कर्मचारियों की एक बेतुका मात्रा लग गई।
- आखिरी "प्रणाली" उनके सिर में इसके साथ छोड़ दिया।
- एकमात्र व्यक्ति जिसने सिस्टम का उपयोग करने के लिए एक सुराग था (एक पुराना एक्सेस डेटाबेस) सेवानिवृत्त हो रहा था।
- एक स्वयंसेवक का कंप्यूटर दुर्घटनाग्रस्त हो गया, और हमने सबकुछ खो दिया।
क्या आपके कारण आपके गैर-लाभकारी के लिए सच हैं?
यह तय करना कि आपको एक नई प्रणाली की आवश्यकता है, हालांकि, आसान हिस्सा है। वहां प्रतिस्पर्धी प्रणालियों के बारे में भ्रमित जानकारी की एक दुनिया है, और इसे सभी को एक साथ रखने का कोई आसान तरीका नहीं है।
मैं जवाब खोजने के लिए गैर-लाभकारी प्रौद्योगिकी के "उपभोक्ता रिपोर्ट" में बदल गया। Idealware एक गैर-लाभकारी है जो अन्य गैर-लाभकारी संस्थाओं को निष्पक्ष शोध करके स्मार्ट सॉफ़्टवेयर निर्णय लेने में सहायता करता है और फिर इसे आसानी से समझने वाली रिपोर्ट, लेख और प्रशिक्षण में अनुवाद करता है।
आइडियाल बेरी, आइडियालवेयर में साझेदारी और सीखने के निदेशक, एक नया दाता प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए इन चरणों का सुझाव देते हैं।
यदि आपको वास्तव में एक नई प्रणाली की आवश्यकता है तो चित्रित करें।
बेरी का मूल्यांकन करके शुरू करना है कि आप अपने सिस्टम को क्यों पसंद नहीं करते हैं। समस्या यह नहीं हो सकती है कि आप क्या सोचते हैं, और सॉफ्टवेयर स्विच करना आसान नहीं है। इसमें समय, प्रयास और पैसा लगता है।
बेरी ने कहा, "वहां कोई रजत बुलेट सिस्टम नहीं है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका वर्तमान सिस्टम वास्तव में अपर्याप्त है।
उदाहरण के लिए, आपको केवल एक नई प्रणाली में स्विच करने की बजाय, आपके पास सिस्टम के बारे में अधिक जानने की आवश्यकता हो सकती है। "
यह निर्धारित करने के लिए समय वास्तव में क्या समस्या है। क्या यह निम्न में से एक हो सकता है?
- आपको और प्रशिक्षण की आवश्यकता है। शायद आपके वर्तमान सिस्टम में ऐसी विशेषताएं हैं जिन्हें आप समझ नहीं सकते हैं या कैसे उपयोग करें। अपने विक्रेता से पूछें कि क्या प्रशिक्षण विकल्प हैं, जैसे वीडियो या ऑनलाइन संसाधन, जिन्हें आप एक्सेस कर सकते हैं।
- आपको अधिक समर्थन चाहिए। आपके वर्तमान सिस्टम के लिए समर्थन विकल्प क्या हैं? क्या उपलब्ध और सस्ती समर्थन है? क्या विक्रेता आपकी समस्याओं को समझता है और मदद करने की कोशिश करता है, या वे आपसे बात करते हैं? क्या उनके पास आपकी विशेष समस्या का समाधान है?
- आप अपने वर्तमान सिस्टम की सभी क्षमताओं को समझ नहीं सकते हैं। क्या आप वास्तव में यह सुनिश्चित करने के लिए जानते हैं कि यह वही नहीं करता जो आप चाहते हैं? क्या दस्तावेज उपलब्ध है? कुछ विक्रेता वीडियो, फ़ोरम जहां आप प्रश्न पूछ सकते हैं, और गैर-तकनीक के लिए लिखे गए साहित्य जैसी अधिक सहायता प्रदान करने के लिए कड़ी मेहनत कर रहे हैं।
- आपका सिस्टम बहुत कमजोर या बहुत मजबूत है। अपनी प्रक्रिया में एक सिस्टम का आकार बदलना और आपका बजट एक महत्वपूर्ण कदम है।
- आपका सिस्टम बहुत महंगा है। क्या आप की आवश्यकता से अधिक कार्यक्षमता के लिए भुगतान कर रहे हैं? बेरी कहते हैं, "एक विक्रेता से बात करते समय, याद रखें कि यह एक बिक्री है ... प्रकृति 'अप-बेचना' है। आपकी जरूरतों को समझने से आपको 'चमकदार ऑब्जेक्ट सिंड्रोम' से विचलित नहीं होने में मदद मिलेगी। "
- आपका सिस्टम पुराना है। शायद आपके सिस्टम में नई विशेषताएं गायब हैं। ध्यान रखें, इसे नियमित रूप से या स्वयं या आपके विक्रेता द्वारा नियमित रूप से अपडेट किया जाना चाहिए। बस इस बारे में जागरूक रहें कि आपका सिस्टम कैसे अपडेट रहता है।
- आपका सिस्टम अब विक्रेता द्वारा समर्थित नहीं है। बेरी का कहना है कि यह आम नहीं है लेकिन ऐसा होता है, खासकर यदि एक छोटा विक्रेता एक बड़े द्वारा खरीदा जाता है।
Idealware एक कार्यपुस्तिका प्रदान करता है, कम लागत वाले दाता प्रबंधन प्रणालियों के लिए एक उपभोक्ता गाइड जो आपको इस आत्म-मूल्यांकन प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करने में मदद करेगा।
हितधारकों की एक टीम की पहचान करें।
तो आपने स्विच करने का फैसला किया है। आगे क्या है?
बेरी ने कहा, "हम जो भी देखते हैं वह विकास निदेशक एक नई प्रणाली पाने का फैसला करता है लेकिन विपणन विभाग, या कार्यकारी निदेशक, या स्वयंसेवक समन्वयक से परामर्श नहीं करता है, जिनमें से सभी सिस्टम का उपयोग करेंगे।"
सिस्टम का उपयोग करने वाले हर किसी से परामर्श करना एक अच्छा विचार है। जब आप अपनी जरूरतों को समझने वाली सुविधाओं को समझते हैं, तो सभी को एक कहना है। सुनिश्चित करें कि सिस्टम द्वारा उपयोग या प्रभावित होने वाले हर किसी का प्रतिनिधित्व किया जाता है। प्रमुख उपहार विभाग में से कोई भी निश्चित रूप से उपस्थित होना चाहिए जैसा कि धन उगाहने वाले प्रयासों का नेतृत्व करता है।
अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं को समझें।
अपनी धन उगाहने की प्रक्रियाओं की एक विस्तृत सूची बनाएं, उन्हें मानकीकृत करें, और अपने डेटाबेस के साथ जो कुछ भी करते हैं उसका मूल्यांकन करें। अपने संगठन से पूछें:
- हम इसे इस तरह क्यों करते हैं?
- क्या हमें इस तरह से काम करना है?
बेरी ने कहा, "मानकीकरण आपको सिस्टम चुनने में लचीलापन देता है ... कम महंगे सिस्टम बहुत कम लचीलापन नहीं लेते हैं, इसलिए कम 'विषमता' बेहतर होता है। क्षेत्र में सर्वोत्तम प्रथाओं की तलाश करें और अद्वितीय प्रक्रियाओं से बचें।"
निवेश करने से पहले अनावश्यकता को हटा दें। उदाहरण के लिए, आप कितनी बार एक पता दर्ज करते हैं? वर्षों में बढ़ी हुई क्विर्की रणनीतियां न लें और इसके बजाय वर्तमान में आपके संगठन की क्या ज़रूरत है इस पर ध्यान दें।
उदाहरण के लिए, आप फोन नंबर एंट्री के लिए मानक सेट करना चाहते हैं। क्या आप संख्याओं को (555)555-5555 या 555-555-5555 के रूप में रिकॉर्ड करेंगे? इसके बारे में सोचने के लिए ये सभी आवश्यक विवरण हैं।
सुविधाओं की अपनी इच्छा सूची को प्राथमिकता दें ।
सभी को एक साथ प्राप्त करें जो सिस्टम का उपयोग करेगा या इससे रिपोर्ट प्राप्त होगी। आप जो कुछ भी चाहते हैं उसे ब्रेनस्टॉर्म करें, और फिर इन सुविधाओं को रैंक करें। यह निर्धारित करें कि आपको बिल्कुल क्या चाहिए, जिसके बिना सिस्टम बेकार है। इसे पहले करने से आपको जटिलता के स्तर पर जाने से रोक दिया जाएगा जो आपके बजट को बर्बाद कर सकता है।
बेरी ने तीन-स्तरीय सूची बनाने की सिफारिश की:
- आपको क्या चाहिए या अन्यथा सिस्टम बेकार है?
- क्या अच्छा होगा लेकिन एक सौदा ब्रेकर नहीं है?
- यदि पैसा कोई विकल्प नहीं था तो आप क्या चाहते हैं?
लोकप्रिय विशेषताओं में अक्सर शामिल हैं:
- दाता सगाई ट्रैकिंग
- कस्टम फ़ील्ड और नोट्स
- दाता की खेती
- शेड्यूलिंग क्षमताओं
- लोकप्रिय प्रवृत्तियों पर रिपोर्ट
- सदस्यता प्रबंधन
बोनस: अपने संगठन के लिए सही विशेषताओं को निर्धारित करने के लिए सीआरएम को साल्सा गाइड पर एक नज़र डालें।
क्या तुम खोज करते हो।
Idealware का प्रयोग करें। उन्होंने आपके लिए आवश्यक शोध किया है। आइडलवेयर की रिपोर्टों ने क्षेत्र को संकुचित कर दिया है, समर्पित सिस्टम जो समर्पित दाता प्रबंधन प्रणाली हैं, और फिर शीर्ष दस प्रणालियों को खींच लिया और एक फीचर सूची प्रदान की।
कम लागत वाले दाता प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपभोक्ता गाइड देखें।
रिपोर्ट का उपयोग करके, तीन या चार व्यवहार्य प्रणालियों की एक छोटी सूची बनाएं।
अनुसूची विक्रेता प्रदर्शन।
कुछ विक्रेता आपके पास आएंगे, या आप उनके पास जा सकते हैं। लेकिन वेब साझाकरण टूल की सहायता से ऑनलाइन कई डेमो प्रसारित किए जाते हैं। कभी-कभी आप एक परीक्षण संस्करण भी डाउनलोड कर सकते हैं।
यह देखने के लिए वास्तविक उदाहरणों का उपयोग करना सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रणाली आपकी आवश्यकताओं के लिए कैसे काम करेगी। वेंडर डेमो नेविगेट करने के लिए आइडलवेयर के छह सुझावों में एक बड़ी मदद है।
सिस्टम को अपनी इच्छा सूची-फैंसी बनाम कोर जरूरतों और उच्च लागत बनाम किफायती के खिलाफ रैंक करें- और आपके लिए सही प्रणाली चुनें।
आप अपने नए सिस्टम को ऑनलाइन क्रेडिट कार्ड के साथ खरीद सकते हैं, लेकिन बड़ी प्रणालियों में एक अनुबंध हो सकता है जिसे संसाधित और हस्ताक्षरित करने की आवश्यकता होती है।
बेरी का कहना है, "कभी-कभी आप अपने नए सिस्टम का उपयोग शुरू कर सकते हैं, जबकि अन्य सिस्टम को अनुकूलित करने की आवश्यकता है। डोनरफेक्ट ऑनलाइन आपके शुरू होने से पहले सिस्टम को अनुकूलित करने के लिए अच्छी तरह से जाना जाता है, जबकि अन्य सिस्टम, जैसे कि गिफ्टवर्क्स, प्राप्त करने से उपयोग करना आसान है कुछ सिस्टमों को स्थापित करने के लिए परामर्शदाता की आवश्यकता होगी। "
ध्यान रखें कि आप दाता संबंधों को सबसे अधिक सुधारने के लिए अपने सीआरएम का उपयोग करेंगे, लेकिन आप अपनी धन उगाहने वाली रणनीतियों को बढ़ाने के लिए भी इसका उपयोग कर सकते हैं।
डैन क्विर्क विकास-केंद्रित गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए प्रमुख धन उगाहने वाली सॉफ्टवेयर कंपनी साल्सा लैब्स में मार्केटिंग मैनेजर है। सामग्री निर्माण, रूपांतरण अनुकूलन , और आधुनिक विपणन तकनीक पर दान का विपणन फोकस उन्हें डिजिटल धन उगाहने वाले सर्वोत्तम प्रथाओं पर गैर-लाभकारी विकास टीमों को प्रशिक्षित करने में मदद करता है ।