सीसीआरआरए सिस्टम - कैप्चर, चेक, रिव्यू, रिकॉर्ड, एक्ट
यहां एक सरल वित्तीय रिकॉर्ड रखने प्रणाली बनाने में पांच आसान कदम हैं: कैप्चर, चेक, रिकॉर्ड, रिव्यू, एक्ट।
सबसे पहले, जानकारी कैप्चर करें।
यदि यह वहां नहीं है, तो यह अस्तित्व में नहीं है। जैसे ही आप अपना व्यवसाय शुरू करते हैं, सब कुछ कैप्चर करने की आदत में मिलता है, इसलिए यह स्वचालित हो जाता है। "कैप्चर" सबसे मुश्किल है, और प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है; यह जानकारी इकट्ठा करने की आदत बनाने का मामला है। अपने व्यवसाय के लिए खर्च की जाने वाली प्रत्येक राशि और बिक्री के रूप में आपके द्वारा ली जाने वाली प्रत्येक राशि का ट्रैक रखें। जानकारी के साथ कुछ भी करने के बारे में चिंता मत करो। बस सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा कैप्चर की गई सभी चीज़ों में (ए) आइटम का विवरण, (बी) राशि, और (सी) तिथि है।
दूसरा, यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि जानकारी पूर्ण और सही है।
हर दो सप्ताह, सब कुछ के माध्यम से जाकर एक घंटे बिताएं। यह देखने के लिए जांचें कि आपके पास मौजूद सभी जानकारी रिकॉर्डिंग के लिए तैयार है।
सुनिश्चित करें कि आपने तिथि और राशि शामिल की है, और उस खर्च के बारे में पर्याप्त जानकारी है जिसके लिए आप इसे सटीक रूप से रिकॉर्ड कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "पेपर, $ 3.55, 7/12" के लिए एक नोट पर्याप्त जानकारी नहीं हो सकती है। के लिए पेपर क्या था? क्या यह एक समाचार पत्र था जिसे आपने कार्यालय के लिए खरीदा था? या आपने कंप्यूटर के लिए कागज का एक रीम खरीदा था?
सब कुछ जांचने के लिए वैकल्पिक सप्ताहों (उदाहरण के लिए, हर दूसरे शुक्रवार) के अंत में स्वयं के साथ नियुक्ति के लिए एक विशिष्ट समय निर्धारित करें। बहुत लंबा इंतजार मत करो; जितना अधिक आप ऐसा करने का इंतजार करेंगे, उतना ही मुश्किल होगा जितना जानकारी याद रखना और एकत्र करना होगा।
तीसरा, इसे बचाने के लिए जानकारी रिकॉर्ड करें।
रिकॉर्डिंग का अर्थ है आपकी वित्तीय जानकारी को उपयोग करने योग्य रूप में डालना। सबकुछ जांचने के बाद, इसे अपने बुककीपर पर रिकॉर्ड करने के लिए चालू करें, या इसे स्वयं रिकॉर्ड करें। यह मासिक करो। जानकारी को स्प्रेडशीट या एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में इनपुट करें। आप यह भी पा सकते हैं कि ऑनलाइन सॉफ्टवेयर आपके लिए काम करता है, इसलिए आप और आपका बुककीपर दोनों जानकारी देख सकते हैं और इसकी चर्चा कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आप हर महीने दर्ज सबकुछ प्राप्त करते हैं, ताकि आप इसकी समीक्षा कर सकें।
चौथा, जानकारी को समेकित और समीक्षा करें।
प्रत्येक महीने आपकी वित्तीय जानकारी दर्ज की जाने के बाद, चार रिपोर्ट प्रिंट करें:
- तुलन पत्र
- आय विवरण (पी एंड एल)
- खातों प्राप्य उम्र बढ़ने की रिपोर्ट , और
- देय रिपोर्ट खाते।
प्रत्येक रिपोर्ट के लिए, पिछले महीने से एक ही रिपोर्ट जानकारी के साथ तुलना शामिल करें। इन रिपोर्टों के भीतर विशिष्ट जानकारी पर विशेष ध्यान दें।
अंत में, अधिनियम, जो आप जानते हैं उसके आधार पर।
ज्यादातर मामलों में, "ACT" का अर्थ कुछ भी नहीं कर सकता है, अगर सब ठीक दिखता है।
अन्य मामलों में, इसका मतलब बदलना हो सकता है। "ट्रिगर पॉइंट" बनाएं जहां जानकारी आपको कार्य करने के लिए मजबूर करती है। यहां कुछ सुझाए गए ट्रिगर पॉइंट दिए गए हैं:
- बैलेंस शीट यदि आप देखते हैं कि प्रत्येक महीने तीन महीने के लिए देनदारियां बढ़ रही हैं (जिसका अर्थ है कि संपत्ति और / या खर्च भी बढ़ रहे हैं), तो खर्च वापस कर दें।
- आय विवरण यदि आप देखते हैं कि एक विशेष व्यय बिक्री के प्रतिशत के रूप में बढ़ रहा है, तो खुद से पूछें कि यह क्यों बढ़ रहा है। यदि वृद्धि आवश्यक है, तो आप अपने लाभ स्तर को बनाए रखने के लिए अन्य खर्चों पर खर्च करना चाहेंगे।
- लेखा प्राप्य एजिंग । धीमी भुगतानकर्ताओं के बाद जाने में दृढ़ रहें। जितना अधिक आप कर्ज का भुगतान नहीं करते हैं, उतना ही कम संभावना है कि आपको पैसे मिलेंगे। जैसा कि मैंने ऊपर चर्चा की है, एक संग्रह प्रणाली सेट अप करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको तुरंत भुगतान किया जाता है और धीमे भुगतानकर्ता यह मानने के लिए नहीं छोड़े जाते हैं कि आप अपना पैसा नहीं चाहते हैं।
- देय खाते जितनी जल्दी हो सके भुगतान करें। छूट पाने के लिए जल्दी भुगतान करने का प्रयास करें। यदि आप अपने सभी बिलों का भुगतान नहीं कर सकते हैं, तो उनको भुगतान करें जो आपको दंड लगाना पड़ेगा, या जो आपकी क्रेडिट रेटिंग को प्रभावित करेगा। भले ही कोई और बिल का भुगतान करने के लिए ज़िम्मेदार है, फिर भी वह व्यक्ति है जो अंततः जिम्मेदार है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके व्यवसाय के कर्ज का भुगतान किया जाता है।
यहां तक कि यदि आप वित्तीय प्रणालियों से परिचित नहीं हैं, तो भी आप इसे गति में सेट करने और इसे चालू रखने में सक्षम होना चाहिए। सबसे कठिन हिस्सा सूचना एकत्र कर रहा है। एक बार जब आप "संग्रह आदत" बना चुके हैं, तो आप पाएंगे कि शेष इसके साथ आएंगे।
याद रखें, सीसीआरआरए - अपने व्यवसाय के लिए वित्तीय जानकारी कैप्चर करें , इसे हर दूसरे सप्ताह देखें, मासिक जानकारी रिकॉर्ड करें और समीक्षा करें , फिर अपनी वित्तीय स्थिति को आसानी से आगे बढ़ने के लिए आवश्यक कार्य करें। यदि आप इस सरल पांच-चरण प्रणाली का पालन करते हैं, तो आप "कचरा" और इसके साथ आने वाली समस्याओं को कम कर देंगे और आप अपनी वित्तीय स्थिति को अधिकतम कर देंगे।
एक सुव्यवस्थित वित्तीय प्रणाली आने वाले कई वर्षों तक आपके व्यापार को आर्थिक रूप से व्यवहार्य रखेगी।