अनावश्यक खर्चों पर कटौती कैसे करें
हालांकि, कई कंपनियां नियोजित क्रेडिट कार्ड नीतियों को विकसित करने के तरीके के बारे में सबसे अच्छी बातों से अवगत नहीं हैं। कई व्यापार मालिकों के पास हमेशा इन नीतियों को बनाने की इच्छा होती है लेकिन इसे कैसे करना है इस पर दिशा की कमी है। इसके कारण, यहां एक स्पष्ट विवरण दिया गया है कि कंपनियां प्रभावी रूप से कर्मचारी क्रेडिट कार्ड नीतियां कैसे बना सकती हैं।
कार्डधारक की जिम्मेदारियां
अगर कोई कंपनी अपने कर्मचारियों को क्रेडिट कार्ड जारी करती है, तो ऐसे नियम निर्धारित करना होगा जो कार्ड के उपयोग को नियंत्रित करते हैं। कर्मचारियों को कार्ड की सुरक्षा के साथ-साथ कंपनी से संबंधित किसी भी जानकारी की गोपनीयता के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए। कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्ड सुरक्षित स्थान पर रखा गया है, कार्ड धोखाधड़ी से मुक्त है और कार्ड की पहचान संख्या सुरक्षित है। कंपनी को यह भी कहना चाहिए कि व्यवसाय क्रेडिट कार्ड केवल कर्मचारी द्वारा उपयोग किया जाता है, न कि किसी अन्य व्यक्ति को।
व्यय सीमा खर्च करना
कंपनी उन नियमों के साथ आने में सक्षम होना चाहिए जो गतिविधियों या लेनदेन पर निर्देशित हों जहां क्रेडिट कार्ड का उपयोग किया जाना चाहिए।
वास्तव में, खर्च विशिष्ट कर्मचारियों की जरूरतों तक सीमित होना चाहिए। प्रत्येक विभाग की अपनी व्यय सीमा होनी चाहिए। एक कंपनी के रूप में, जारी करने के समय प्रत्येक कर्मचारी को व्यय सीमा के बारे में सूचित करना अच्छा होता है। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक कर्मचारी को इस सीमा से अधिक नहीं होना चाहिए और यदि कोई करता है, तो वे सीमा शुल्क लेते हैं।
अंत में, कंपनी के क्रेडिट कार्ड का नकद अग्रिम के लिए कभी भी उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
नियमित उपयोग रिपोर्ट
प्रत्येक कंपनी को किसी भी कंपनी क्रेडिट कार्ड के उपयोग के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को रखना चाहिए। मान लीजिए कि हर महीने के अंत में, प्रत्येक कर्मचारी को सभी शुल्कों, रसीदों और सही लेखांकन कोडों का विस्तृत स्पष्टीकरण जमा करना चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे सत्यापन उद्देश्यों के लिए कंपनी को जमा करने से पहले मासिक विवरण में व्यय रसीद संलग्न करें। देर से भुगतान से बचने के लिए इन सभी को समय पर किया जाना चाहिए। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि कंपनी आसानी से मासिक व्यय पर नज़र रखे और ऑडिटिंग आसान हो जाए।
व्यक्तिगत व्यय पर कार्ड का कोई उपयोग नहीं
कंपनी को कर्मचारी क्रेडिट कार्ड के उपयोग पर बहुत सख्त होना चाहिए जिसमें किसी को भी व्यक्तिगत खर्चों के लिए इसका इस्तेमाल करने की अनुमति नहीं है। संक्षेप में, कार्ड का उपयोग व्यापार से संबंधित गतिविधियों तक ही सीमित होना चाहिए। व्यक्तिगत उपयोग की परिभाषा, इस मामले में, एक व्यय है जो व्यापार के संचालन से संबंधित नहीं है । कंपनी को किसी भी कर्मचारी पर बहुत मुश्किल होना चाहिए जो कार्ड का भुगतान अपने भुगतान पर करता है।
उपयोग की समीक्षा
यदि कोई कंपनी कर्मचारी क्रेडिट कार्ड जारी करती है, तो किसी विशिष्ट अवधि के बाद कार्ड की समीक्षा करने की अनुशंसा की जाती है।
कार्ड की समीक्षा कर्मचारियों के तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा कंपनी के लेखा विभाग के सदस्य के साथ की जानी चाहिए। कर्मचारी के पर्यवेक्षक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्ड का उपयोग उस चीज़ तक सीमित है जिसका अर्थ यह था। दूसरी तरफ, लेखांकन विभाग को यह सत्यापित करना चाहिए कि कर्मचारी द्वारा जमा की गई सभी रसीदें और अन्य व्यय दस्तावेज प्रामाणिक हैं या नहीं।
इसलिए, प्रत्येक कंपनी के पास व्यक्तियों द्वारा कार्ड के दुरुपयोग में बाधा डालने के लिए एक प्रभावी और विश्वसनीय कर्मचारी क्रेडिट कार्ड नीति होनी चाहिए। यह एक अच्छी वित्तीय स्थिति में एक कंपनी रखेगा क्योंकि कोई भी कर्मचारी व्यक्तिगत खर्चों के लिए अपने कार्ड का दुरुपयोग नहीं करेगा। साथ ही, कंपनी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि दोनों पर्यवेक्षक और लेखा विभाग नीति के सभी पहलुओं को समझें।