एक कार्यक्रम नियोजन व्यापार प्रस्ताव कैसे तैयार करें
इसके अलावा, कार्यक्रम नियोजकों को एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए कुछ व्यावसायिक कौशल की आवश्यकता होती है।
उनमें से एक यह जान रहा है कि एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव तैयार करना, आपकी सेवाओं का विपणन करने और ग्राहक के व्यवसाय को सुरक्षित करने में एक महत्वपूर्ण कदम है।
मुझे एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव की आवश्यकता क्यों है?
इवेंट प्लानर के लिए यहां एक परिचित परिदृश्य है: आगामी कार्यक्रम पर चर्चा करने के लिए आपके पास संभावित ग्राहक के साथ एक व्यावसायिक बैठक है।
वो अच्छा गया। आपने अपने अनुभव, आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली ईवेंट प्लानिंग सेवाएं और समझाया कि क्लाइंट क्या ढूंढ रहा है उसके लिए आप एक अच्छा मैच कैसे बनाते हैं। आपने हाथ हिलाया, उन्हें अपने समय के लिए धन्यवाद दिया और फिर ... क्या? आपका अगला कदम अनुवर्ती करना है और ग्राहक को एक विस्तृत कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव भेजना है।
एक घटना नियोजन व्यापार प्रस्ताव वास्तव में क्या है?
एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव एक व्यापक दस्तावेज है जो आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं को रेखांकित करता है। यह आपकी कंपनी ब्रोशर, आपका मार्केटिंग अभियान है, और आपकी बिक्री पिच सभी एक में लिपटे हैं।
इस कार्यक्रम के व्यावसायिक प्रस्ताव को आपको एक अनुभवी, कुशल पेशेवर के रूप में प्रस्तुत करना चाहिए जो इस घटना को निष्पादित करने के लिए विशिष्ट रूप से योग्य है। इसे आपको अन्य कार्यक्रम योजनाकारों से अलग करना चाहिए और आपको उस व्यक्ति के रूप में स्थापित करना चाहिए जिस पर ग्राहक भरोसा कर सकता है।
एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए, प्रस्ताव में कौन सी सेवाओं को शामिल किया गया है (और कौन से नहीं हैं) के बारे में विशिष्टताएं शामिल हैं, और यह बताएं कि आप घटना को कैसे पूरा करेंगे, आवश्यक विवरण प्रदान करते हैं ताकि क्लाइंट आसानी से कल्पना कर सके कि आप क्या कर सकते हैं प्रस्ताव कर रहे हैं
इसे व्यक्तिगत स्पर्श दें
निश्चित रूप से, "व्यापार प्रस्ताव" के लिए एक टेम्पलेट डाउनलोड करना आसान है और बस गायब जानकारी दर्ज करें और इसे अपने व्यापार कार्ड से भेजें। लेकिन क्या वास्तव में आप अपनी कंपनी या सेवाओं का प्रतिनिधित्व करना चाहते हैं?
यदि आप किसी संभावित ग्राहक के लिए एक विचारशील, शोध किए गए कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव को एक साथ रखने के लिए समय नहीं लेंगे, तो उस ग्राहक के लिए किए गए प्रयास के बारे में क्या कहना है जो आपको पहले ही जमा कर चुका है?
आपका व्यावसायिक संबंध किसी भी ग्राहक के साथ आपके पहले संचार के साथ शुरू होता है और पहले इंप्रेशन गिनते हैं। तो अपना समय लें और इसे सही करें। एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय प्रस्ताव बनाएं जो आपके ग्राहक के कार्यक्रम के लिए पेशेवर और अनुकूलित है - आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली पेशेवर, विचारशील, अद्वितीय घटना नियोजन सेवाओं का प्रतिबिंब।
एक कार्यक्रम योजना व्यापार प्रस्ताव में शामिल करने के लिए 7 चीजें
- व्यापार परिचय - संक्षेप में अपने कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय को पेश करें। अपनी पृष्ठभूमि, किसी पेशेवर प्रमाणन, और व्यापार में समय की लंबाई, प्रासंगिक अनुभव, और यदि आपके पास कोई विशेष स्थान है, तो चर्चा करें।
- घटना का विवरण - घटना की एक संपूर्ण दायरा प्रदान करें, जिसमें आपके शुरुआती ग्राहक मीटिंग के दौरान चर्चा की गई विवरण, जैसे घटना का लक्ष्य, संभावित तिथियां, विचार करने के लिए स्थान, मेहमानों की संख्या इत्यादि शामिल हैं।
- इवेंट प्लानिंग सर्विसेज प्रदान किए जाने के लिए - बी इस अनुभाग में बहुत विशिष्ट है, जो इस कार्यक्रम के लिए प्रदान की जाने वाली सभी सेवाओं को सूचीबद्ध करता है। बुलेट पॉइंट्स या उपशीर्षक वाले आइटम सूचीबद्ध करना बहुत प्रभावी है क्योंकि क्लाइंट के लिए शामिल सेवाओं की श्रृंखला को देखने का यह एक आसान तरीका है। किसी भी विक्रेता को सूचीबद्ध करें जिसका आप उपयोग करेंगे और किसी भी सेवा जो अतिरिक्त शुल्क के लिए वैकल्पिक हैं। इस खंड में बहुत विस्तृत होना महत्वपूर्ण है, इसलिए ग्राहक को क्या शामिल है और अतिरिक्त क्या है इसकी स्पष्ट समझ है।
- आपके काम के उदाहरण - यदि आपने इस क्लाइंट को प्रस्तावित करने वाले किसी भी कार्यक्रम की योजना बनाई है, तो यह उन कौशल को दिखाने का अवसर है। फ़ोटो, स्केच, समाचार कतरनों, या किसी भी अन्य दृश्यों को शामिल करें जो क्लाइंट के दिमाग में एक तस्वीर पेंट करने में मदद करेंगे जो आप कर सकते हैं। यह आपके कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय का विपणन करने का एक शानदार तरीका है।
- प्रस्तावित लागत - इस घटना की योजना और निष्पादन से जुड़े सभी लागतों को ध्यान से स्पष्ट करें। चरणों की एक श्रृंखला के रूप में इस खंड को स्वरूपित करने से ईवेंट के सभी चरणों के माध्यम से आपके ग्राहक को मार्गदर्शन मिलेगा, जिससे प्रत्येक पहलू को प्रकट होने में उनकी मदद मिलती है। लागत की सामान्य श्रेणी के भीतर विशिष्ट रहें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास खानपान के लिए एक लाइन आइटम है, तो भोजन के लिए अलग-अलग लागतों को तोड़ें, प्रति व्यक्ति की राशि, आवश्यक सर्वरों की संख्या और प्रति घंटा दर, टेबल किराये के लिए व्यय, लिनन आदि। नीचे एक बड़े मूल्य टैग के साथ प्रस्ताव तैयार करने के बजाय, एक वस्तुबद्ध प्रस्ताव लिखें ताकि आपका ग्राहक व्यक्तिगत लागत को समझ सके। यह दो कारणों से सहायक है: यह अनिवार्य "स्टिकर सदमे" को उखाड़ फेंकता है जब सभी वस्तुओं की लम्बाई होती है और नीचे एक बड़ा मूल्य टैग होता है, और यह आपके ग्राहक को यह तय करने का मौका देता है कि अतिरिक्त कॉकटेल घंटे की लागत क्या है खर्च।
- अगले चरण - आपके ईवेंट व्यवसाय प्रस्ताव के निचले भाग में, समय या अगले चरणों से संबंधित कोई भी विवरण शामिल करें। यदि ईवेंट की एक फर्म डेट है, तो सुनिश्चित करें कि आप इंगित करते हैं कि ईवेंट की योजना बनाने और निष्पादित करने के लिए किसी निश्चित तिथि से हस्ताक्षरित अनुबंध प्राप्त होना चाहिए।
आवश्यक जमा राशि निर्दिष्ट करें और जिस तारीख से इसे प्राप्त किया जाना चाहिए।
संपर्क जानकारी - ईवेंट व्यवसाय प्रस्ताव के नीचे अपनी व्यावसायिक संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें। अपनी वेबसाइट, ईमेल पता, टेलीफोन नंबर, फ़ैक्स नंबर और मेलिंग पता सूचीबद्ध करें। अपने प्रस्ताव के साथ-साथ आसान संदर्भ के लिए एक व्यापार कार्ड संलग्न करें।
संचार की लाइनें खुली रखें
क्लाइंट को आपके इवेंट प्लानिंग बिजनेस प्रस्ताव भेजने के बाद, उन्हें यह बताने के लिए उनके पास पहुंचने के लिए पहुंचें कि प्रस्ताव इस तरह से है। उन्हें बताएं कि आप कुछ दिनों में इसका पालन करेंगे कि उनके पास कोई प्रश्न है या नहीं। संचार की लाइनें खुली रखें। उत्तरदायी बनें और व्यक्तिगत ध्यान दें। यह एक संकेतक है कि आप व्यवसाय कैसे करते हैं और सौदे को बंद करते हैं।