बुनियादी कार्यालय कार्यों के अलावा, प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सचिव भी बैठक लिखने, तैयार करने और शेड्यूल करने, आने वाले संदेशों की समीक्षा करने, बोर्ड मीटिंग्स के लिए एजेंडा तैयार करने, यात्रा व्यवस्था करने, मीटिंग मिनटों को संकलित करने, आयोजन करने के लिए जिम्मेदार हैं शोध, पत्राचार की तैयारी, और जूनियर स्तर के कार्यालय कर्मचारियों की निगरानी और प्रशिक्षण।
इन भूमिकाओं के अनुभव के विभिन्न स्तरों की आवश्यकता हो सकती है और इनमें से कोई भी समान नौकरी शीर्षक है:
- प्रवेश स्तर प्रशासनिक सहायक
- प्रशासनिक सहायक
- वरिष्ठ प्रशासकीय सहायक
- कार्यकारी सचिव
- वरिष्ठ कार्यकारी सचिव
- कार्यालय प्रबंधक
- वरिष्ठ कार्यालय प्रबंधक
नोट: कानूनी और चिकित्सा सहायक पदों काफी अलग हैं और पेशे में मांग की जाने वाली विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है जिसमें वे काम करते हैं।
प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सचिवों के बीच मतभेद
कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों की भूमिका काफी ओवरलैप है, और भूमिकाओं में मतभेद संगठन द्वारा भिन्न हो सकते हैं। कुछ मामलों में, कार्यकारी सचिव एक प्रबंधक या अधिकारियों के लिए अधिक प्रशासनिक कर्तव्यों पर केंद्रित होता है, जैसे मीटिंग शेड्यूलिंग, यात्रा योजना, लिखित संचार को संभालना और यहां तक कि बहीखाता भी। एक प्रशासनिक सहायक अधिक व्यावसायिक संचालन कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है और कुछ क्षमताओं में नेतृत्व की भूमिका निभा सकता है, बैठकों या सम्मेलनों के लिए एजेंडा बना सकता है, बजट प्रबंधित कर सकता है, और विक्रेता बिलिंग को संभाला जा सकता है।
प्रशासनिक सहायकों को कुछ मामलों में एक और अधिक विशिष्ट शिक्षा की आवश्यकता हो सकती है जहां प्रबंधन व्यवसाय संचालन महत्वपूर्ण है।
कोर नौकरी कौशल
दोनों कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के पास नौकरी कौशल का मूल सेट होता है जो कि किसी भी भूमिका में आवश्यक हैं। इनमें असाधारण संगठनात्मक कौशल, उत्कृष्ट लिखित और मौखिक संचार क्षमताओं, साथ ही विस्तार और व्यावसायिकता पर भी एक मजबूत ध्यान शामिल है।
उनके पास कार्यालय स्वचालन उपकरण के साथ तकनीकी प्रवीणता होनी चाहिए, जिसमें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट जैसे सॉफ़्टवेयर आवश्यक हैं, साथ ही क्विकबुक जैसे बहीखाता उपकरण भी शामिल हैं।
एक छोटे से कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव
एक छोटे से कार्यालय में, एक प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव की जिम्मेदारियां आमतौर पर विभिन्न कार्यालय कर्मचारियों द्वारा की जाती हैं। कुछ काम वास्तव में कंपनी के अधिकारियों द्वारा किए जा सकते हैं, और प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव भूमिकाओं में छोटे संगठन में आवश्यकतानुसार ज़िम्मेदारियों की एक बड़ी विविधता शामिल हो सकती है।
एक माध्यमिक कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव
चूंकि कंपनी का आकार बढ़ता है, ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता जो अत्यधिक संगठित होती है और विभिन्न प्रकार के कार्यों को बढ़ा सकती है। यह उन अधिकारियों के लिए विशेष रूप से सच है जो कंपनियों को चलाने वाले व्यवसाय के लिए गोपनीयता और अखंडता के उच्च स्तर की आवश्यकता होती है।
एक बड़े कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव
एक बड़े कार्यालय के लिए कई प्रशासनिक सहायक और / या कार्यकारी सचिव होने के लिए यह आम बात है। इस कंपनी के आकार में, आमतौर पर एक ऑफिस मैनेजर होना आवश्यक होता है जो कर्मचारियों के समन्वय करने वाले कर्मचारियों का समन्वय करता है।
कुछ मामलों में, मीटिंग व्यवस्था, शेड्यूलिंग और अन्य महत्वपूर्ण संगठनात्मक कार्यों में सहायता के लिए एक व्यावसायिक सहायक लंबे व्यापार यात्रा पर कार्यकारी के साथ होगा।