कर्मचारियों को इन कार्डों को जारी करने का मतलब है कि वे व्यवसाय की तरफ से कुछ लेन-देन कर सकते हैं और बाद में सभी रसीदों को हर महीने के अंत में मुख्य वित्तीय प्रबंधक को फाइल कर सकते हैं। एक कंपनी के रूप में, प्रत्येक कर्मचारी को नकदी अग्रिम जारी करने की बजाय, कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड सबसे अच्छा विकल्प बन जाते हैं क्योंकि आप नकद देने की परेशानी में शामिल नहीं होंगे।
हालांकि, कॉर्पोरेट कार्ड जारी करने से पहले, आपको सावधानी पूर्वक उपायों को जगह में रखना होगा। ऐसा करने के बिना, कुछ कर्मचारियों को व्यवसाय निधि का दुरुपयोग करने की संभावना है। जब कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड उनके हाथों में होते हैं तो अनधिकृत खरीदारी का खतरा बढ़ जाता है, और वहां कोई सुरक्षा उपायों नहीं होते हैं। इस जोखिम को नियंत्रित करने के लिए, निम्नलिखित नीतियां सहायता करेंगी:
शुरुआत में, अपेक्षाएं सेट करें
कार्ड जारी करते समय, सलाह दी जाती है कि कार्ड के उपयोग की बात आने पर उन सभी कर्मचारियों को क्या उम्मीद की जा सके। आपको ऐसी पॉलिसी स्थापित करने की ज़रूरत है जो कार्डधारक की ज़िम्मेदारी स्पष्ट रूप से बताती है, कार्डों का इस्तेमाल किस प्रकार किया जाना चाहिए और दस्तावेजों के प्रकार को प्रत्येक व्यय के लिए जमा करना चाहिए।
कार्डबॉल्डर कार्ड का उपयोग करने के तरीके को रोकने के लिए यह प्रत्येक कंपनी को ऐसी चीजों में से एक है जो कि कंपनी को रखनी चाहिए। ऐसा करने के बिना, आपके व्यवसाय में अतिरिक्त खर्च आएंगे जिन्हें कभी बजट नहीं दिया गया था जो लंबे समय तक व्यवसाय चलाने की लागत को बढ़ाता है।
सुनिश्चित करें कि कार्ड नियम उचित रूप से समझा जा रहे हैं
जैसा कि हम जानते हैं, ज्यादातर कर्मचारियों में पढ़ने की संस्कृति नहीं है। इसका अर्थ यह है कि यदि आप कार्ड कॉरपोरेट कार्ड को कार्ड के उपयोग के संबंध में कैसे या किस चीज की उम्मीद करते हैं, तो उसे बिना किसी नियम के कानूनी जुर्माना प्रिंट के साथ पकड़ा जाता है, इससे मदद मिलेगी क्योंकि उनमें से कई कार्ड पढ़ने के बिना कार्ड का उपयोग कर सकते हैं नियम।
उपर्युक्त परिदृश्य से बचने के लिए, कर्मचारियों के साथ बैठक आयोजित करना और नीति के माध्यम से उन्हें लेना अच्छा होता है। ऐसा करने के बाद, उनके लिए लिखित में नीति की समझ को स्वीकार करना अच्छा होगा। इसका मतलब यह है कि अगर कोई कर्मचारी पॉलिसी कहता है, तो कर्मचारी उचित कदम उठाए जाने चाहिए।
खर्च पर उत्सुक रहो
कभी-कभी अधिकांश कर्मचारी नियमों के खिलाफ जाते हैं और पॉलिसी में उल्लिखित की तुलना में अधिक खर्च करते हैं। इसके साथ आपके दिमाग में, व्यवसाय क्रेडिट कार्ड के उपयोग पर करीबी टैब रखना अच्छा होता है। मुख्य वित्तीय अधिकारी को प्रत्येक विभाग में पर्यवेक्षकों को सूचित करना चाहिए कि उन्हें उस विभाग में कार्ड के साथ कर्मचारियों की निगरानी करने की ज़िम्मेदारी दी जाएगी।
यह एक तरह से कर्मचारियों के हिस्से पर कार्ड के दुरुपयोग को कम करेगा। जब कोई कर्मचारी जानता है कि कोई व्यक्ति कार्ड खर्च की निगरानी कर रहा है, तो वे पॉलिसी में बताए गए किसी भी अस्वीकृत खरीद में शामिल होने से डरेंगे।
जगह में सुरक्षात्मक उपाय रखें
पैसा एक आर्थिक संसाधन है, और इसलिए यह बहुत दुर्लभ है। इसका मतलब है कि जब कोई कर्मचारी अपने कार्ड उपयोग विशेषाधिकारों का दुरुपयोग करता है, तो बोझ तुरंत उन्हें कंपनी से स्थानांतरित कर दिया जाता है। इस बात को ध्यान में रखते हुए, आपके लिए हर कार्ड पर खर्च सीमा तय करना ठीक है।
प्रबंधकीय पदों वाले लोगों को निचले रैंकों की तुलना में उच्च सीमा दी जा सकती है। यह उपाय अनधिकृत लेनदेन करने के जोखिम को कम करने के लिए है। व्यय सीमा सेट को कभी भी पार नहीं किया जाना चाहिए और नीति में कहा जाना चाहिए। यदि कोई कर्मचारी सीमा पार कर जाता है, तो अतिरिक्त राशि को उनके पेरोल और जुर्माना से घटाया जाना चाहिए।
हमेशा एक वार्षिक समीक्षा आयोजित करें
वर्ष के बाद कंपनी के क्रेडिट कार्ड कार्यक्रम की समीक्षा की जानी चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि कुछ कर्मचारी एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित हो सकते हैं और चूंकि प्रत्येक विभाग की विशिष्ट व्यय सीमा होती है, इसलिए कार्यक्रम की वार्षिक समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।
ऐसा करने से विभागों के प्रमुख भी प्रत्येक कर्मचारी की जिम्मेदारियों के अनुसार नई व्यय सीमा जारी करने की अनुमति देते हैं। यदि कोई कर्मचारी किसी ऐसे विभाग में काम करता है जिसे अब कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है, तो उसे प्रोग्राम से निकाल दिया जा सकता है।
अनुवर्ती पालन करके दक्षता बढ़ाएं
यह आपके लिए अच्छा है कि कोई ऐसा व्यक्ति हो जो आपकी कंपनी का हिस्सा न हो या न ही कार्डधारक कंपनी की तरफ से लेनदेन के सारांश करने के लिए और हर महीने के अंत में आपको जमा कर सके। इस निर्दिष्ट व्यक्ति का मुख्य उद्देश्य उन कर्मचारियों के नाम सूचीबद्ध करना होगा जिन्होंने अपने कार्ड उपयोग पर समय पर स्पष्टीकरण और बयान नहीं दिया था।
यह आपके लिए निगरानी करने का एक आसान तरीका है कि कौन से कर्मचारी कार्ड नीतियों का पालन कर रहे हैं और कौन से नहीं हैं। एक निश्चित अवधि के बाद, आप उन शाश्वत कार्डधारकों पर एक चाबुक को तोड़ने का विकल्प चुन सकते हैं जो हमेशा अस्थायी रूप से या यहां तक कि स्थायी रूप से कार्ड ले कर नीतियों के खिलाफ जाते हैं।
आउटलेटर्स का आकलन करें
याद रखें, कॉरपोरेट कार्ड जारी किए गए कर्मचारी को केवल उन वस्तुओं पर इस्तेमाल किया जाना चाहिए जो कंपनी के लिए उपयोगी हैं और किसी भी आपात स्थिति में व्यक्तिगत वस्तुओं को खरीदने पर कभी भी इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए। इस प्रकार, प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक माह के अंत में कार्ड पर उपयोग किए जाने वाले सभी खर्चों की निगरानी करने की आवश्यकता होती है।
यदि एक या अधिक कर्मचारी व्यक्तिगत वस्तुओं पर कार्ड का उपयोग करते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि क्या यह किसी आपात स्थिति के कारण था या नहीं, एक पूर्ण मूल्यांकन किया जाना चाहिए। यदि यह आपातकालीन मामला नहीं था, तो कार्डधारक के खिलाफ अनुशासनात्मक उपाय किए जाने चाहिए। इसके विपरीत, अगर यह किसी आपात स्थिति के कारण होता है, तो किए गए व्यय कार्डधारक के वेतन से उनके खिलाफ किए गए अनुशासनात्मक कार्रवाई के बिना कटौती की जानी चाहिए।
जोखिम को विभाजित करें
आपकी कॉरपोरेट कार्ड नीति को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारी उपयोगकर्ता अपने क्रेडिट जोखिम के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है। ऐसी नीति के साथ, कंपनी को अनुमोदित खर्चों की राशि के अनुसार व्यक्तिगत कार्डधारकों को केवल धन की प्रतिपूर्ति करने की आवश्यकता होगी।
यही वह है जिसे हम कंपनी और कर्मचारियों के बीच जोखिम साझा करने के रूप में देखते हैं। यह उन कर्मचारियों से निपटने का एक अच्छा तरीका है जो कार्ड का उपयोग करके अपनी व्यक्तिगत सामग्री खरीदते हैं क्योंकि उन्हें केवल एक राशि दी जाएगी जो केवल अनुमोदित खर्चों से मेल खाती है।