यदि आपके व्यापार में एक उत्तरदायी योजना है, तो कुछ व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति कर्मचारी को कर योग्य नहीं है। यदि आपकी व्यावसायिक प्रतिपूर्ति योजना किसी उत्तरदायी योजना के लिए आईआरएस आवश्यकताओं का पालन नहीं करती है, तो ये प्रतिपूर्ति कर्मचारी को कर योग्य है, और इन भुगतानों पर संघीय आयकरों और पेरोल करों को रोकना आवश्यक है।
इसके अतिरिक्त, आप नियोक्ता के रूप में कर्मचारी के डब्ल्यू -2 फॉर्म पर इन भुगतानों की रिपोर्ट करनी चाहिए।
उत्तरदायी योजनाओं में कई अलग-अलग कर्मचारी खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति शामिल हो सकती है, जिनमें निम्न शामिल हैं:
- भोजन और मनोरंजन सहित कर्मचारी यात्रा खर्च ,
- उपकरण और उपकरण की खरीद , और
- कर्मचारी गृह कार्यालय खर्च।
उत्तरदायी योजना में कर्मचारियों को अतिरिक्त प्रतिपूर्ति (अनुमत राशि से अधिक) नियोक्ता को वापस करने की आवश्यकता होती है। यदि कोई नियोक्ता एक उत्तरदायी योजना स्थापित करता है और बनाए रखता है, तो कर्मचारी यात्रा व्यय को कर योग्य आय के रूप में नहीं माना जाना चाहिए।
स्वीकार्य योजना आवश्यकताएँ
आईआरएस द्वारा "उत्तरदायी योजना" माना जाने के लिए, आपके व्यवस्था में निम्नलिखित सभी शामिल होना चाहिए:
- खर्चों का व्यापार कनेक्शन होना चाहिए; अर्थात, कर्मचारी के रूप में सेवाएं करते समय उन्हें भुगतान या खर्च किया जाना चाहिए था।
- उचित समय के भीतर कर्मचारी को इन खर्चों के लिए नियोक्ता को पर्याप्त रूप से खाता होना चाहिए। आपको कर्मचारियों को खर्च के लिए तिथि, समय, स्थान, राशि और व्यावसायिक उद्देश्य सहित इन खर्चों पर विस्तृत जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होगी।
- परिस्थितियों के आधार पर आपको कर्मचारी को उचित और विशिष्ट अवधि के भीतर अतिरिक्त प्रतिपूर्ति वापस करने की आवश्यकता होगी
यदि इन तीनों में से तीन आवश्यकताओं को पूरा नहीं किया जाता है, तो योजना आईआरएस द्वारा उत्तरदायी नहीं है, और आपके व्यवसाय द्वारा कर्मचारी को प्रतिपूर्ति किए गए किसी भी खर्च कर्मचारी को कर योग्य है।
अतिरिक्त प्रतिपूर्ति
अतिरिक्त प्रतिपूर्ति स्वीकार्य मात्रा से अधिक प्रतिपूर्ति है। यदि कर्मचारी उचित प्रतिपूर्ति के भीतर अतिरिक्त प्रतिपूर्ति वापस नहीं करता है, तो ये अतिरिक्त रकम कर्मचारी को कर योग्य होती है। सबसे आम परिस्थिति एक ऐसा मामला होगा जिसमें आप एक कर्मचारी को यात्रा के लिए छोड़ने से पहले अग्रिम देते हैं, और यात्रा के दौरान उसके खर्च उन्नत राशि से कम होते हैं।
अतिरिक्त प्रतिपूर्ति की वापसी के लिए एक उचित अवधि आईआरएस द्वारा निर्धारित की जाती है, उदाहरण के लिए:
- व्यय के समय के 30 दिनों के भीतर एक अग्रिम प्राप्त हुआ
- कर्मचारी भुगतान या खर्च किए जाने के 60 दिनों के भीतर खर्चों का पर्याप्त खाता प्रस्तुत करता है।
- कर्मचारी भुगतान या खर्च किए जाने के 120 दिनों के भीतर कोई अतिरिक्त प्रतिपूर्ति देता है।
- कर्मचारी को एक बयान दिया जाता है (कम से कम त्रैमासिक) जो बकाया अग्रिमों के लिए वापसी या पर्याप्त लेखांकन का अनुरोध करता है, और कर्मचारी बयान प्राप्त करने के 120 दिनों के भीतर अनुपालन करता है।
आईआरएस को एक उत्तरदायी योजना जमा करना
नहीं, आईआरएस को लिखित योजना जमा करने की कोई आवश्यकता नहीं है। लेकिन आपको साबित करने में सक्षम होना चाहिए कि आपने खर्चों के लिए कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति के लिए अपनी आवश्यकताओं को परिभाषित किया है। आपको आईआरएस दिखाने के लिए कुछ लिखने की आवश्यकता होगी जो आप समझते हैं कि एक उत्तरदायी योजना क्या है और आप अपने व्यापार को आवश्यकताओं के अनुसार संचालित कर रहे हैं।
सबसे पहले, आपको अपनी आवश्यकताओं की नीति और प्रक्रिया मैनुअल के हिस्से के रूप में, इन आवश्यकताओं को लिखित रूप में रखना होगा ।
दूसरा, आपको कर्मचारियों के साथ सभी लेन-देन को खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए दस्तावेज करना चाहिए, ताकि रिकॉर्ड दिखाए जा सकें कि उत्तरदायी योजना की सभी आवश्यकताओं का पालन किया गया था।
जवाबदेह योजना प्रभाव और व्यापार कर
क्या ये खर्च एक उत्तरदायी योजना के भीतर किए जाते हैं, यह आपके व्यापार कर रिटर्न पर इन खर्चों को कम करने की आपकी क्षमता को सीधे प्रभावित नहीं करता है। लेकिन आपको अभी भी इन खर्चों को व्यापार से संबंधित साबित करने के लिए पर्याप्त दस्तावेज प्रदान करना होगा।
यात्रा प्रतिपूर्ति के लिए, उदाहरण के लिए, आप अपने व्यापार कर रिटर्न पर उचित लाइन पर व्यय घटा सकते हैं। उदाहरण के लिए, भोजन और मनोरंजन व्यय के लिए, अनुसूची सी की लाइन 24 बी (एकमात्र मालिक या एकल सदस्य एलएलसी के लिए) का उपयोग करें।)