फॉर्म I-9 ई-सत्यापन प्रणाली का उपयोग करके, नियोक्ता द्वारा आगे सत्यापन के लिए आधार भी है ।
फॉर्म I-9 को पूरा करने से पहले
अपने पहले कर्मचारी को भर्ती शुरू करने से पहले फॉर्म I-9 की प्रतियां हाथ पर रखें। सुनिश्चित करें कि आपके पास फॉर्म I-9 का नवीनतम संस्करण है। समाप्ति दिनांक 3/31/2016 के साथ वर्तमान फॉर्म, नियोक्ता द्वारा 7 मई, 2013 के बाद रोजगार की पुष्टि के लिए उपयोग किया जाना चाहिए।
फॉर्म I-9 (पीडीएफ प्रारूप) की प्रतियां यूएस सीमा शुल्क और आप्रवासन सेवा (यूएससीआईएस) वेबसाइट से उपलब्ध हैं। इस फॉर्म को ऑनलाइन भर दिया जा सकता है, फिर हस्ताक्षर के लिए मुद्रित किया जा सकता है।
फॉर्म I-9 को किराए के समय पूरा किया जाना चाहिए, और आप (नियोक्ता) को सभी कर्मचारियों के लिए सभी फॉर्म I-9 रखना होगा। यदि फॉर्म पूरी तरह से भरा हुआ है और आपने कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत दस्तावेज स्वीकार कर लिया है, तो आप कर्मचारी को आग लग सकते हैं अगर आपको पता चलता है कि कर्मचारी ने अपने काम की योग्यता की स्थिति गलत तरीके से प्रस्तुत की है या यदि कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत फॉर्म मान्य नहीं हैं ।
धारा 1 को पूरा करना - कर्मचारी सूचना और प्रमाणन
धारा 1 कर्मचारी द्वारा पूरा किया जाता है। कर्मचारी में नाम, पहला नाम, पता, और जन्म तिथि शामिल होनी चाहिए। कर्मचारी को सोशल सिक्योरिटी नंबर शामिल करना चाहिए, लेकिन यह संख्या वैकल्पिक है जब तक कि आपकी कंपनी ई-सत्यापन प्रणाली का उपयोग नहीं कर रही हो।
कर्मचारी तब उसकी स्थिति को प्रमाणित करता है - निम्न में से एक:
संयुक्त राज्य अमेरिका के नागरिक
संयुक्त राज्य अमेरिका के गैर-नागरिक राष्ट्रीय
वैध स्थायी निवासी (एलियन सहित) #
एलियन काम करने के लिए अधिकृत (एलियन # या प्रवेश # सहित) (समाप्ति तिथि शामिल होने पर, लागू होने पर)
कोई व्यक्ति फॉर्म I-9 की धारा 1 को पूरा करने में कर्मचारी की सहायता कर सकता है। सहायक और / या अनुवादक प्रमाणन अनुभाग सहायक द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। सहायक के नाम और पते को मुद्रित करना सुनिश्चित करें।
अनुभाग 2 को पूरा करना: नियोक्ता समीक्षा और सत्यापन
सेक्शन 2 नियोक्ता द्वारा पूरा किया जाता है। आपको (ए) पहचान और (बी) कर्मचारी की योग्यता की पुष्टि करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों की समीक्षा करनी होगी। ध्यान दें कि सूची ए में दस्तावेज़, जैसे कि यूएस पासपोर्ट, दोनों पहचान और कार्य योग्यता को सत्यापित करते हैं। सूची बी में दस्तावेज़ सूची सी में पहचान और दस्तावेजों को सत्यापित करते हैं, कार्य योग्यता को सत्यापित करते हैं। यदि आपके पास सूची ए से कोई दस्तावेज़ नहीं है तो आपके पास सूची बी और सूची सी से प्रत्येक दस्तावेज़ होना चाहिए।
स्वीकार्य दस्तावेज
स्वीकार्य दस्तावेजों की एक सूची आई -9 फॉर्म पर शामिल है। आप नियोक्ता के लिए यूएससीआईएस हैंडबुक में दस्तावेजों के उदाहरणों सहित स्वीकार्य दस्तावेजों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
सोशल सिक्योरिटी कार्ड के बारे में एक नोट: आप एक टुकड़े टुकड़े वाले सोशल सिक्योरिटी कार्ड या सोशल सिक्योरिटी कार्ड को स्वीकार नहीं कर सकते हैं जो "रोजगार उद्देश्यों के लिए मान्य नहीं है।" सोशल सिक्योरिटी एडमिनिस्ट्रेशन से प्रिंटआउट एक कर्मचारी के लिए सामाजिक सुरक्षा जानकारी दिखाते हुए सोशल सिक्योरिटी कार्ड के लिए स्वीकार्य प्रतिस्थापन नहीं हैं।
सत्यापन के लिए आपको प्रस्तुत दस्तावेज कर्मचारी द्वारा प्रमाणित पात्रता स्थिति से मेल खाते हैं। यदि आपको प्रस्तुत दस्तावेज कर्मचारी द्वारा प्रमाणित स्थिति के अनुरूप नहीं हैं, तो आप उन्हें स्वीकार नहीं कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी यह सत्यापित करता है कि वह एक अमेरिकी नागरिक है, लेकिन आपको "ग्रीन कार्ड" दिखाता है, तो आप दस्तावेज़ को स्वीकार नहीं कर सकते हैं।
दस्तावेजों की समाप्ति तिथियां
पासपोर्ट या कार्य प्राधिकरण जैसे कुछ दस्तावेज, समाप्ति तिथियां हैं। जो दस्तावेज समाप्त हो चुके हैं वे सत्यापन के लिए स्वीकार्य नहीं हैं। यदि भविष्य में कोई दस्तावेज़ समाप्त हो जाता है, तो आपको इसे स्वीकार करना होगा, लेकिन अपने कर्मचारी रिकॉर्ड रखने प्रणाली में समाप्ति तिथि का नोट बनाएं। यदि कोई दस्तावेज़ समाप्त हो जाता है और कर्मचारी भविष्य की समाप्ति तिथि दिखाते हुए एक नया दस्तावेज़ प्रदान नहीं करता है, तो वह कर्मचारी यूएस में काम करने के लिए योग्य नहीं है यदि आपकी कंपनी का निरीक्षण किया जाता है, तो आप इस व्यक्ति को नियोजित करने के लिए जुर्माना और दंड के अधीन हो सकते हैं ।
केवल मूल दस्तावेज
प्रस्तुत सभी दस्तावेज मूल होना चाहिए। फोटोकॉपी स्वीकार्य नहीं हैं। यदि आपके पास कोई प्रश्न है कि दस्तावेज़ एक प्रति है या नहीं, तो अमेरिकी सरकार एजेंसी या राज्य, काउंटी या नगरपालिका सरकार इकाई से टिकट या मुहर की तलाश करें।
यदि किसी दस्तावेज़ के पास I-9 पर कर्मचारी द्वारा दिए गए नाम से अलग नाम है, तो प्रश्न पूछें। जब तक दस्तावेज वास्तविक प्रतीत होता है तब तक नामों की थोड़ी वर्तनी भिन्नता स्वीकार्य होती है और यह व्यक्ति से संबंधित होती है।
दस्तावेजों की समीक्षा करने और उचित दृढ़ संकल्प करने के बाद कि वे दोनों (ए) वास्तविक हैं (प्रतियां या अन्यथा संदिग्ध नहीं) और (बी) नामित कर्मचारी से संबंधित, आपको झूठी गवाही के दंड के तहत प्रमाणित करना होगा कि, आपके सर्वोत्तम ज्ञान के लिए , कर्मचारी अमेरिका में काम करने के लिए अधिकृत है, उस कर्मचारी को शामिल करें जिसकी कर्मचारी ने आपकी कंपनी के लिए काम करना शुरू किया था। साइन, डेट, अपना नाम और शीर्षक प्रिंट करें और कंपनी का पता शामिल करें।
धारा 3 अद्यतन और पुन: सत्यापन
धारा 3 का उपयोग उन दस्तावेजों पर जानकारी अपडेट करने के लिए किया जाता है, जो समाप्त हो चुके हैं और फ़ॉर्म में एक नई दस्तावेज़ समाप्ति तिथि को जोड़ने की अनुमति देते हैं।
दस्तावेजों की प्रतियां रखना
यदि आपकी कंपनी ई-सत्यापन प्रणाली का उपयोग कर रही है, तो सभी दस्तावेजों की फोटोकॉपी रखें। यदि आप ई-सत्यापन का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपको दस्तावेज़ों की प्रतियां रखने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप प्रतियां रखते हैं, तो यह सभी कर्मचारियों के लिए करें।
फॉर्म I-9 पूरा होने के बाद - क्या करना है
आप नियोक्ता के रूप में सभी कर्मचारियों के लिए एक पूर्ण फॉर्म I-9 की एक प्रति रखना चाहिए। आपको इस दस्तावेज़ को किसी भी अमेरिकी सरकार एजेंसी को जमा करने की आवश्यकता नहीं है।
आई -9 फॉर्म को पूरा करने की आवश्यकताओं को समझने में नियोक्ता के रूप में आपकी सहायता के लिए इस आलेख में दिए गए विवरण। वे समावेशी होने का इरादा नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इस दस्तावेज़ को पूरी तरह से और सही तरीके से पूरा कर रहे हैं, पूरे I-9 दस्तावेज़ के माध्यम से पढ़ना सुनिश्चित करें।
गलतियों को सुधारना
फॉर्म I-9 पर सही त्रुटियां वही थीं जैसे आप अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज करेंगे। व्हाइटआउट का उपयोग न करें या गलती को मिटाने का प्रयास न करें। महत्वपूर्ण दस्तावेजों में गलतियों को सुधारने के लिए मानक प्रक्रिया है:
- गलत जानकारी के माध्यम से लाइन (सुनिश्चित करें कि जानकारी अभी भी पढ़ा जा सकता है)
- परिवर्तन करना
- परिवर्तन और प्रारंभिक परिवर्तन।
फॉर्म I-9 को पूरा करने के लिए टिप्स
- आप नियोक्ता के रूप में I-9 फॉर्म के नियोक्ता भागों को पूरा करने के लिए किसी कर्मचारी या किसी और को नामित कर सकते हैं। लेकिन, आईएनएस कहता है, "अगर कोई और आपकी ओर से फॉर्म I-9 भरता है, तो उसे पूर्ण I-9 जिम्मेदारियां लेनी होंगी।"
एक कर्मचारी धारा 1 को पूरा करने में सहायता प्राप्त कर सकता है। सुनिश्चित करें कि सहायक "तैयारकर्ता और / या अनुवादक प्रमाणन" ब्लॉक को पूरा करता है और कर्मचारी का चिह्न होता है। अधिक जानकारी - I-9 फ़ॉर्म के बारे में प्रश्नों के उत्तर
फॉर्म I-9 और रोजगार योग्यता सत्यापन के बारे में सामान्य प्रश्नों के उत्तर के साथ इस आलेख को देखें- आपको कर्मचारियों द्वारा आई-9 फॉर्म और सहायक दस्तावेजों पर प्रदान की गई निजी जानकारी की रक्षा करने की आवश्यकता है। I-9 उद्देश्यों के लिए केवल इस जानकारी का उपयोग करें और दस्तावेज़ों को एक सुरक्षित, सुरक्षित स्थान, जैसे लॉक फ़ाइल कैबिनेट में संग्रहीत करें, जिसमें केवल कुछ विश्वसनीय व्यक्तियों की कुंजी हो।
- कुछ अमेरिकी राज्य रोजगार एजेंसियां रोजगार योग्यता की पुष्टि कर सकती हैं और कर्मचारियों को प्रमाणित करती हैं जो वे आपको भेजती हैं। सुनिश्चित करें कि आप इस मामले में अपने राज्य से प्रमाणीकरण की एक प्रति प्राप्त करें और रखें।