ऑपरेटिंग एक प्रोक्योरमेंट कार्ड प्रोग्राम

खरीद कार्ड, या पी-कार्ड, कंपनी क्रेडिट कार्ड का एक रूप है जो उन कर्मचारियों को जारी किया जाता है जो पारंपरिक खरीद प्रक्रिया के माध्यम से लेनदेन को संसाधित किए बिना माल और सेवाओं का अधिग्रहण कर सकते हैं, जैसे खरीद आवश्यकताएं या खरीद आदेश का उपयोग करना।

कई अलग-अलग खरीद कार्ड कार्यक्रम हैं, कुछ में केवल कंपनी द्वारा अनुमोदित विक्रेताओं का उपयोग शामिल है, जबकि अन्य किसी विक्रेता को उपयोग करने की अनुमति देते हैं।

एक खरीद कार्ड का उपयोग कर एक कर्मचारी द्वारा खरीदी गई खरीद आम तौर पर छोटी और कम मूल्य होती है। खरीद कार्ड कार्यक्रमों के बारे में बहुत सी नकारात्मक प्रतिक्रियाएं विशेष रूप से कर्मचारियों द्वारा कार्ड के दुरुपयोग की ओर लक्षित होती हैं। हालांकि, खरीद कार्यक्रमों के लाभ कार्यक्रम के संचालन में शामिल जोखिमों और लागत से कहीं अधिक हैं।

खरीद कार्ड के लाभ

संयुक्त राज्य सरकार ने पाया कि 2500 डॉलर से कम की खरीद में कुल सरकारी व्यय का केवल 2 प्रतिशत शामिल था, लेकिन 85 प्रतिशत सभी खरीदों का खाता था। चूंकि इन छोटी खरीदों की प्रशासनिक लागत अक्सर वास्तविक डॉलर व्यय से अधिक हो जाती है, इसलिए कई सरकारी विभागों में खरीद कार्ड का उपयोग बढ़ जाता है। एक सरकारी एजेंसी, वाणिज्य विभाग ने अनुमान लगाया है कि खरीद कार्ड के उपयोग ने उन्हें प्रति वर्ष 22 मिलियन डॉलर से अधिक प्रशासनिक लागत और क्रय प्रसंस्करण समय में कमी से बचाया है।

कार्डों के उपयोग ने कुल खरीद व्यय के 15 प्रतिशत में अपने प्रयासों को ध्यान में रखने के लिए विभागों को खरीदने की अनुमति दी है जो कुल व्यय का 98 प्रतिशत है।

आंतरिक नियंत्रण लागू करना

खरीद कार्ड का दुरुपयोग शीर्षक समाचार है, लेकिन अक्सर इन दुर्व्यवहार, विशेष रूप से सरकारी विभागों में, आमतौर पर एक उच्च डॉलर मूल्य दिखाते हैं, लेकिन अक्सर कुल व्यय का एक प्रतिशत से भी कम आधा होता है।

हालांकि दुर्व्यवहार होता है लेकिन इसे अपशिष्ट और दुर्व्यवहार को कम करने के लिए उचित आंतरिक नियंत्रण लागू करके नियंत्रित किया जा सकता है।

एक सफल खरीद कार्ड कार्यक्रम के लिए मजबूत प्रबंधन दिशा महत्वपूर्ण है। प्रबंधन को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए कि कार्ड के लिए अनुमत उपयोग क्या हैं और परिभाषित करते हैं, और भुगतान अपराध, धोखाधड़ी और दुर्व्यवहार के लिए उनकी जुर्माना लगाते हैं। बेशक, नियंत्रण लागू करने के लिए बैक ऑफिस प्रक्रियाओं और संसाधनों की जगह होनी चाहिए। यदि खरीद कार्ड दुर्व्यवहार की निगरानी और निपटारे के लिए पर्याप्त संसाधन नहीं हैं, तो दुरुपयोग जारी रहेगा और कार्यक्रम में प्रतिबद्धता की कमी के कारण इसके उपयोगकर्ताओं द्वारा देखा जाएगा।

एक कार्ड कौन प्राप्त करता है?

खरीद कार्ड कार्यक्रमों में एक और नकारात्मक देखा गया है कि कंपनियां सोचती हैं कि उन्हें अपने सभी कर्मचारियों को कार्ड देने की ज़रूरत है जो खरीदारी करते हैं। यह मामला नहीं है; एक खरीद पत्र जारी किया जा रहा है ट्रस्ट दिया जा रहा है। एक कंपनी कार्ड के उपयोगकर्ता पर भरोसा करने में सक्षम होना चाहिए क्योंकि वे वास्तव में कंपनी के पैसे खर्च कर रहे हैं। वहां एक अनुमोदन प्रक्रिया होनी चाहिए जहां कर्मचारियों को चुना जाना, समीक्षा और अनुमोदित किया जाना चाहिए। अगर किसी कर्मचारी के पास बुरा क्रेडिट है तो क्या उन्हें कंपनी खरीद कार्ड दिया जाना चाहिए?

व्यय सीमा का निरीक्षण करना

किसी भी क्रेडिट कार्ड की तरह, उपयोगकर्ता के लिए क्रेडिट सीमा होनी चाहिए।

क्रेडिट कार्ड कंपनियां कार्डधारकों को भुगतान करने की उनकी क्षमता के आधार पर एक सीमा प्रदान करती हैं। खरीद कार्डधारकों के लिए, कंपनियों को कार्डधारकों को एक व्यय सीमा देनी चाहिए जो उनकी स्थिति और उनके संभावित खर्च के लिए उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, एक आईटी विश्लेषक के रूप में कार्यरत व्यक्ति को केवल प्रिंटर स्याही और छोटे कंप्यूटर परिधीय खरीदना पड़ सकता है जो सालाना केवल कुछ सौ डॉलर ही हो सकता है। इस कर्मचारी के लिए व्यय सीमा को प्रतिबिंबित करना चाहिए और सभी आईटी कर्मचारियों को $ 2500 की कंबल व्यय सीमा नहीं दी जानी चाहिए। व्यय सीमा की आवधिक आधार पर समीक्षा की जानी चाहिए ताकि कर्मचारियों को उनके वास्तविक व्यय के आधार पर उचित स्तर दिया जा सके।