हालांकि, यदि आप इनमें से किसी भी महत्वपूर्ण पावरपॉइंट गलतियों को करते हैं तो वे अनुभवी प्रस्तुतकर्ताओं के लिए भी आपदा का जादू कर सकते हैं। सफलता की कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आपका स्लाइड शो दृश्य सहायता है और दृश्य विकृति नहीं है।
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, पावरपॉइंट प्रस्तुतियों के इन सामान्य "सात घातक पापों" से बचें।
1. स्लाइड संक्रमण और ध्वनि प्रभाव।
वे ध्यान का केंद्र बन जाते हैं, जो बदले में दर्शकों को परेशान करता है। इससे भी बदतर, जब एक प्रस्तुति जिसमें कई प्रभाव और संक्रमण होते हैं, तो कंप्यूटर पर जितना धीमा होता है, उतना धीमा होता है, परिणाम एक सुस्त, लगभग हास्यपूर्ण प्लेबैक होता है। इस तरह की चीजें शायद ही कभी उस संदेश को बढ़ाती हैं जिसे आप संवाद करने की कोशिश कर रहे हैं। जब तक आप एक विज्ञान कथा सम्मेलन में पेश नहीं कर रहे हैं, लेजर निर्देशित पाठ छोड़ दें!
हॉलीवुड फिल्म निर्माताओं को फीड-इन्स, फीड-आउट, वाइप्स, अंधा, विघटित, चेकरबोर्ड, कट, कवर और स्प्लिट छोड़ दें। यहां तक कि "बनाता है" (प्रत्येक बार जब आप माउस पर क्लिक करते हैं तो पाठ की रेखाएं) विचलित हो सकती हैं। अपने संदेश पर ध्यान केंद्रित करें, तकनीक नहीं।
2. मानक क्लिपपार्ट।
स्क्रीन सेम की मौत! पावरपॉइंट अब इतनी व्यापक रूप से उपयोग किया गया है जिसमें क्लिपटार्ट शामिल है, यह "दृश्य क्लिच" बन गया है। यह रचनात्मकता की कमी और मानक रूप के साथ थके हुए अनुपालन को दर्शाता है।
सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपको अपना संदेश बढ़ाने के लिए ग्राफिक्स की आवश्यकता है। यदि आप करते हैं, तो फोटोडिस्क जैसी कंपनियों से अपनी स्कैन की गई तस्वीरों या बेहतर गुणवत्ता वाले ग्राफिक्स का उपयोग करें।
वेबसाइट या कंप्यूटर प्रोग्राम के बारे में जानकारी पेश करते समय स्क्रीन कैप्चर यथार्थवाद जोड़ सकते हैं। मैकिंटोश के लिए विंडोज और स्नैपज़ प्रो (www.ambrosiasw.com) के लिए दो लोकप्रिय स्क्रीन कैप्चर प्रोग्राम स्नैगिट (www.techsmith.com) हैं।
दोनों शेयरवेयर के रूप में उपलब्ध हैं।
3. प्रेजेंटेशन टेम्पलेट्स।
एक और दृश्य cliché। टेम्पलेट्स आपको किसी अन्य के पूर्व-पैक किए गए मोल्ड में अपने मूल विचारों को फिट करने के लिए मजबूर करता है। टेम्पलेट्स में अक्सर विचलित पृष्ठभूमि और खराब रंग संयोजन होते हैं। वेब ग्राफिक्स पर एक अच्छी किताब उठाएं और अपनी स्लाइड पर समान सिद्धांत लागू करें। स्क्रीन के कोने में अपना खुद का विशिष्ट रूप बनाएं या अपनी कंपनी लोगो का उपयोग करें।
4. पाठ-भारी स्लाइड।
प्रोजेक्ट की गई स्लाइड ग्राफिक रूप से या एक सिंहावलोकन प्रदान करने के लिए एक अच्छा माध्यम है। वे विस्तार और पढ़ने के लिए एक गरीब माध्यम हैं। अनुच्छेद, उद्धरण और यहां तक कि पूर्ण वाक्य से बचें।
अपनी स्लाइड को टेक्स्ट की पांच पंक्तियों तक सीमित करें और अपने अंक बनाने के लिए शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें। दर्शक महत्वपूर्ण बिंदुओं को अधिक आसानी से पचाने और बनाए रखने में सक्षम होंगे। स्पीकर के नोट्स के रूप में अपनी स्लाइड का उपयोग न करें या अपनी प्रस्तुति की रूपरेखा तैयार न करें।
5. "मी" पैराडाइम।
प्रस्तुतकर्ता अक्सर अपनी मौजूदा प्रिंट कॉर्पोरेट सामग्री से सीधे तालिका या ग्राफिक स्कैन करते हैं और इसे अपने स्लाइड शो प्रस्तुतियों में शामिल करते हैं। परिणाम लगभग हमेशा उप-इष्टतम होते हैं। प्रिंट दृश्य आमतौर पर कई चरणों से देखने के बजाय 8-12 इंच से देखा जाना चाहिए। आम तौर पर, वे एक प्रभावी दृश्य प्रस्तुति के लिए बहुत छोटे, बहुत विस्तृत और बहुत ही पाठपूर्ण होते हैं।
फ़ॉन्ट आकार के लिए भी यही सच है; पाठ आपके सामने है जब 12 बिंदु फ़ॉन्ट पर्याप्त है। स्लाइड शो में, कम से कम 40 बिंदु फ़ॉन्ट का लक्ष्य रखें। दर्शकों को याद रखें और सर्कल को "मुझे" से "हम" पर ले जाएं। सुनिश्चित करें कि किसी विशेष स्लाइड के सभी तत्व आसानी से देखे जाने के लिए काफी बड़े हैं। आकार वास्तव में मायने रखता है।
6. पढ़ना।
एक मौखिक प्रस्तुति को स्पीकर या दर्शकों द्वारा पढ़ा नहीं, इंटरैक्टिव बोलने और सुनने पर ध्यान देना चाहिए। बोली जाने वाली और लिखित भाषा की मांग में काफी अंतर है। बोली जाने वाली भाषा कम, कम औपचारिक और अधिक प्रत्यक्ष है। पाठ पढ़ना एक प्रस्तुति खंडहर। एक संबंधित बिंदु दर्शकों के लिए हैंडआउट के साथ करना है।
प्रस्तुतकर्ता के रूप में आपके लक्ष्यों में से एक दर्शकों का ध्यान आकर्षित करना और पकड़ना है। यदि आप अपनी प्रस्तुति से पहले सामग्री वितरित करते हैं, तो आपके दर्शक आपको सुनने के बजाय हैंडआउट पढ़ रहे होंगे। अक्सर, एक प्रभावी प्रस्तुति के कुछ हिस्सों में दर्शकों को शामिल करने के लिए रहस्य पैदा करने पर निर्भर करता है।
यदि दर्शक जो कुछ भी कहने जा रहे हैं उसे पढ़ सकते हैं, तो वह तत्व गुम हो गया है।
7. प्रौद्योगिकी में विश्वास।
आप कभी नहीं जानते कि उपकरण खराब होने या असंगत इंटरफेस आपको किसी अन्य कंप्यूटर पर अपनी प्रस्तुति देने के लिए मजबूर करेगा। सीडी-रोम पर अपनी प्रस्तुति का बैकअप लेने के द्वारा तैयार रहें।
बेहतर अभी तक एक कॉम्पैक्ट-फ्लैश मेमोरी कार्ड है जो आपके नोटबुक में पीसीएमसीआईए स्लॉट के एडाप्टर के साथ है। इसके साथ, आप अभी भी अंतिम मिनट के बदलाव कर सकते हैं। अपनी मुख्य स्लाइड्स की कुछ रंग पारदर्शिता तैयार करना भी एक अच्छा विचार है।
सबसे बुरी स्थिति परिदृश्य में, कोई भी तकनीक काम नहीं करती है और आपके पास उपस्थित होने के लिए कोई दृश्य नहीं है। यदि आप संदेश पर ध्यान केंद्रित करते हैं तो भी आपको एक उत्कृष्ट प्रस्तुति देने में सक्षम होना चाहिए। प्रेजेंटेशन के साथ हमेशा परिचित हो जाएं, अभ्यास करें और उपलब्ध तकनीक के बावजूद दर्शकों को शामिल करने के लिए तैयार रहें। यह लगभग एक खोया कला है।
डॉ। जोसेफ सोमरविले ने पेशेवरों को डिजाइन, विकास और अधिक प्रभावी प्रस्तुतियों को वितरित करने में मदद करने के लिए "प्रेजेंटेशन एक्सपर्ट" शीर्षक अर्जित किया है। वह पीक कम्युनिकेशन परफॉर्मेंस के प्रिंसिपल हैं, जो ह्यूस्टन स्थित फर्म दुनिया भर में काम कर रहे हैं ताकि पेशेवर रणनीतिक संचार में कौशल विकसित कर सकें।