आपदाएं हर व्यवसाय को प्रभावित कर सकती हैं।
यदि आपको लगता है कि आपका व्यवसाय जोखिम में बहुत छोटा है, तो फिर से सोचें। अगर हम केवल साइबर सुरक्षा व्यवधान पर विचार करते हैं, तो साइबरटाक्स का 43 प्रतिशत हिस्सा विशेष रूप से छोटे व्यवसाय को लक्षित करता है। और यह अन्य सभी प्रकार की आपदाओं में कारक नहीं है जो आपके व्यापार को अपने ट्रैक में रोक सकता है। यह जानकर कि आपदा के बाद 40 प्रतिशत से अधिक व्यवसाय कभी नहीं खुलेंगे, इस स्थिति के साथ बहस करना मुश्किल है कि आपको अचूक के लिए आगे की योजना बनाने की आवश्यकता है। एक व्यापार मालिक के रूप में, आपको यह जानना होगा कि कुछ व्यवसाय होने पर आपके व्यवसाय को वापस लेने और जल्दी से चलने के लिए क्या करना है। यह वह जगह है जहां एक व्यापार निरंतरता योजना आती है।
एक व्यापार निरंतरता योजना क्या है?
एक व्यापार निरंतरता योजना सक्रिय रूप से उन चरणों को रेखांकित करती है जो आप अपने व्यापार में (और कुछ मामलों में) से होने वाली दुर्घटनाओं से ठीक होने के लिए ले लेंगे। लक्ष्य संभावित खतरों का विश्लेषण करना, व्यवसाय के आवश्यक क्षेत्रों की पहचान करना है जिन्हें पहले ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, और स्पष्ट रूप से बताएं कि खो राजस्व या निरंतर व्यापार व्यवधान से बचने के लिए क्या होना चाहिए।
एक प्रभावी व्यापार निरंतरता योजना में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
- सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्यों का सारांश।
- संभावित खतरों का एक संपूर्ण विश्लेषण जो व्यापार संचालन को बाधित कर सकता है।
- ऑनसाइट और ऑफसाइट आपातकालीन संपर्क जानकारी दोनों की एक सूची।
- आंतरिक और बाहरी संचार रणनीतियों।
- प्रत्येक व्यक्ति की वसूली टीम और जिम्मेदारियों की पहचान
- ऑफ़साइट रिकवरी डेटा तक पहुंचने और पुनर्स्थापित करने के लिए निर्देश साफ़ करें।
- अस्थायी व्यापार कार्यालयों या स्थानों की पहचान।
- एक परिवर्तन लॉग जो योजना में किए गए अपडेट को सारांशित करता है और जब उन्हें बनाया गया था (संस्करण नियंत्रण उद्देश्यों के लिए)।
एक की आवश्यकता कौन है?
प्रत्येक कंपनी, बड़े और छोटे, को व्यापार निरंतरता योजना बनाने के लिए समय लेना चाहिए। आपकी योजना की जटिलता आपके व्यवसाय के आकार, प्रकार और स्थान पर निर्भर है, लेकिन यदि आप एक व्यवसाय कर रहे हैं, तो आपको ऐसी योजना बनाने की ज़रूरत है जो आपके ऑपरेशन को धमकी देने पर आप क्या करेंगे।
एक अच्छी तरह से विकसित व्यापार निरंतरता योजना आपके व्यापार-डेटा, भौतिक व्यापार स्थान और उपकरण, कर्मियों, सूची और बौद्धिक पूंजी के हर पहलू की रक्षा कर सकती है। यदि आपके व्यापार में व्यवधान का सामना करना पड़ता है, और आपके पास नुकसान को कम करने के लिए व्यावसायिक निरंतरता योजना नहीं है, तो आप राजस्व, आवश्यक कर्मियों, उद्योग में प्रतिस्पर्धात्मकता और यहां तक कि आपकी सकारात्मक सार्वजनिक प्रतिष्ठा भी खो सकते हैं। निचली पंक्ति यह है कि निरंतरता योजना अन्य प्रकार की व्यावसायिक योजनाओं के समान ही महत्वपूर्ण है, इसलिए आपको अपनी कंपनी की रक्षा करने के लिए एक होना चाहिए, आपको इसकी आवश्यकता होनी चाहिए।
आपके व्यापार निरंतरता योजना बनाने और उपयोग करने के लिए 7 युक्तियाँ
अब जब हमने एक व्यापार निरंतरता योजना के महत्व को शामिल किया है, तो यह समय बनाने शुरू करने का समय है।
नीचे सूचीबद्ध युक्तियाँ प्रक्रिया को व्यवस्थित करेंगी और आपको सबसे प्रभावी व्यावसायिक निरंतरता योजना बनाने में मदद करेंगी:
- एक टेम्पलेट का उपयोग करें : सभी व्यावसायिक निरंतरता योजनाओं में समान जानकारी होती है, ताकि आप व्यवसाय निरंतरता टेम्पलेट डाउनलोड करके और फिर अपने व्यवसाय के लिए इसे अनुकूलित करके अपने आप को बहुत अधिक समय बचा सकें। फेमा से इस टेम्पलेट को डाउनलोड और अपडेट करके स्वयं को एक प्रमुख शुरुआत दें, या यह TechTarget पर है।
- इसे निष्पादित करना आसान बनाएं: यदि आपकी व्यावसायिक निरंतरता योजना असंगठित और भ्रमित है, तो समय-समय पर निष्पादित करने की उपयोगिता और क्षमता सीमित होगी। स्पष्ट कदम-दर-चरण निर्देश या चेकलिस्ट समेत समझना और निष्पादित करना आसान बनाता है जो वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, इसकी रूपरेखा तैयार करता है। आप आवश्यक कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए फ्लो चार्ट, ग्राफ़ और आरेख जैसे विज़ुअल एड्स का उपयोग कर निष्पादित करना भी आसान बना सकते हैं।
- अनुमानित वसूली का समय पैड: एक व्यापार निरंतरता योजना में क्या हो सकता है, क्या करने की आवश्यकता होगी और इसे पुनर्प्राप्त करने में कितना समय लगेगा, इस बारे में धारणाएं और अनुमान लगाना शामिल है। यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि व्यवसाय को वापस ट्रैक करने के लिए पर्याप्त समय हो, बैक अप लेने और चलाने के लिए अतिरिक्त पुनर्प्राप्ति समय जोड़ना। यह वसूली चरण के दौरान आपके व्यापार को थोड़ा सा श्वास कक्ष दे सकता है।
- इसे पूरी तरह से जांचें: अपनी व्यावसायिक निरंतरता योजना बनाने से बचें और बस सर्वश्रेष्ठ की उम्मीद करें। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए इसका परीक्षण करना चाहिए और कई रन-थ्रू की योजना बनाना सुनिश्चित करें ताकि सभी महत्वपूर्ण व्यावसायिक क्षेत्रों को शामिल किया जा सके और पर्याप्त रूप से योजना बनाई जा सके।
- नियमित रूप से जानकारी अपडेट करें : अपनी योजना को बैठने और धूल इकट्ठा न करने दें। यदि आप एक व्यापार निरंतरता योजना बनाने के लिए समय निवेश करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक समय भी बिताना चाहिए कि यह सही है। कर्मियों, संपर्क जानकारी, स्थानों और रणनीतियों सहित दस्तावेज़ में शामिल सभी जानकारी की समीक्षा और अद्यतन करने के लिए नियमित चेक-इन (कम से कम हर छह महीने) निर्धारित करें।
- इसे प्रमुख कर्मियों के साथ साझा करें: व्यवसाय निरंतरता योजना में जिम्मेदारियों में से प्रत्येक को उनके बारे में पता होना चाहिए और योजना को निष्पादित करने में उनकी भूमिकाओं की स्पष्ट समझ होनी चाहिए। यह कई मामलों में, अन्य कर्मियों को एक व्यापक स्तर पर अद्यतन रखने के लिए भी समझदारी होगी ताकि वे कूद सकें और आवश्यक होने पर सहायता कर सकें।
- योजना का समर्थन करने के लिए प्रशिक्षण प्रदान करें: एक व्यापार निरंतरता योजना के उचित निष्पादन की आवश्यकता हो सकती है कि आपके कुछ कर्मचारी अतिरिक्त कार्यों को पूरा करने के लिए अपनी दैनिक जिम्मेदारियों से आगे जाते हैं। सुनिश्चित करें कि आप इन कर्मचारियों में से प्रत्येक को प्रशिक्षित करने के लिए समय निकालें, इसलिए यदि योजना को क्रियान्वित करने की आवश्यकता है तो ज्ञान अंतर नहीं है।
एक बार आपकी व्यावसायिक निरंतरता योजना बनने के बाद, आपको एक आपदा पुनर्प्राप्ति योजना भी विकसित करनी चाहिए जिसे आप अपने ऑपरेशन को वापस लेने और आपदा होने पर चलने के लिए निष्पादित कर सकते हैं।