पी 2 पी माल के भुगतान के माध्यम से खरीद को जोड़ता है
भुगतान प्रक्रिया की खरीद, जिसे पी 2 पी प्रक्रिया के रूप में भी जाना जाता है, माल की रसीद प्रक्रिया के माध्यम से, और आखिर में विक्रेता को जारी किए गए भुगतान के माध्यम से एक कंपनी के भीतर खरीद और पूरी आपूर्ति श्रृंखला प्रक्रियाओं को जोड़ता है।
हाल के वर्षों में, कंपनियों ने प्रक्रियाओं का भुगतान करने के लिए सावधानी से अपनी खरीद को देखा है:
- कुल आपूर्ति श्रृंखला और सूची लागत कम करें
- मुफ्त नकदी मुक्त
- परिचालन प्रदर्शन में सुधार
- बेहतर वित्तीय निर्णय लें
कुल आपूर्ति श्रृंखला और सूची लागत को कम करने के अलावा, भुगतान प्रक्रिया में खरीद में सुधार एक दृश्यता जोड़ सकता है जो प्रबंधन को विक्रेता के साथ बेहतर संचार करने का मौका देता है कि आइटम कहां वितरण प्रक्रिया में हैं, और विक्रेता को भुगतान।
भुगतान प्रक्रिया के लिए खरीद के तत्व
पी 2 पी प्रक्रिया में कई तत्व हैं, जिनमें से प्रत्येक समग्र प्रक्रिया में महत्वपूर्ण है। प्रक्रिया चयनित विक्रेता को भुगतान के साथ वस्तुओं के सोर्सिंग के साथ शुरू होती है और समाप्त होती है।
सोर्सिंग
पी 2 पी प्रक्रिया एक विशेष वस्तु या सेवा के लिए विक्रेता खोजने के लिए शोध और विकास या उत्पादन विभाग द्वारा खरीदे गए खरीद विभाग से शुरू होती है। आर एंड डी विभाग ने एक विनिर्देश तैयार किया हो जिसके भीतर विक्रेता को प्रदर्शन करना है।
कुछ मामलों में, आइटम मानक स्टॉक आइटम हो सकता है जो उत्पादन प्रक्रिया के लिए आवश्यक है, और इसे केवल खरीद विभाग को सर्वोत्तम मूल्य पर सर्वोत्तम गुणवत्ता वाले आइटम को खोजने की आवश्यकता हो सकती है।
आवश्यक वस्तु या सेवा के आधार पर, खरीद विभाग कोटेशन (आरएफक्यू) के लिए अनुरोध जारी कर सकता है या पिछले संबंधों के आधार पर उपयुक्त विक्रेताओं का चयन कर सकता है।
ठेके
जब खरीद विभाग ने एक उपयुक्त विक्रेता या विक्रेता का चयन किया है, तो एक अनुबंध प्रक्रिया होगी जहां विक्रेता और खरीद विभाग मूल्य, भुगतान शर्तों और वितरण कार्यक्रमों के आधार पर अनुबंध पर बातचीत करेगा।
क्रय
कंपनी और विक्रेता के बीच अनुबंधों पर हस्ताक्षर किए जाने के बाद, खरीद आदेश उठाए जा सकते हैं और विक्रेता को भेजे जा सकते हैं। वस्तुओं के वितरण समय में सुधार करने के लिए, कंपनी भेजने या फैक्स करने के बजाय इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद आदेश भेज सकती है।
इलेक्ट्रॉनिक खरीद आदेश भेजकर, जानकारी सीधे विक्रेता के कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज की जा सकती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि दृश्यता है, विक्रेता को कंपनी की प्रगति जानकारी जैसे अद्यतन वितरण तिथियां और उन्नत शिपिंग नोटिस (एएसएन) जैसे दस्तावेज़ प्रदान करना चाहिए।
माल की रसीद
विक्रेता से वस्तुओं के शिपमेंट के बाद, अगला आइटम उन वस्तुओं के लिए ग्राहक पर पहुंचने के लिए है। यह सुनिश्चित करने के लिए आइटम की जांच की जाएगी कि मात्रा खरीद आदेश के समान ही है, साथ ही क्षति और गुणवत्ता के लिए वस्तुओं की जांच भी की जा रही है।
यदि प्राप्त वस्तुओं के साथ कोई समस्या है, तो ग्राहक विक्रेता को सूचित करेगा ताकि आइटम वापस लौटाया जा सके या छूट की व्यवस्था की जा सके।
चालान-प्रक्रिया
विक्रेताओं को भेजे जाने के बाद विक्रेता किसी भी समय ग्राहक को चालान कर सकता है। इलेक्ट्रॉनिक चालान समाधान का उपयोग करके, पी 2 पी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया जा सकता है ताकि जानकारी ग्राहक के खातों देय प्रणाली में दर्ज की जा सके।
जब आइटम प्राप्त होते हैं, चालान और खरीद आदेश के खिलाफ मेल खाते हैं, चालान प्रसंस्करण शुरू हो सकता है।
बीजक संसाधित करना
पी 2 पी प्रक्रिया में, चालानों की प्रसंस्करण की जानी चाहिए ताकि विक्रेता द्वारा दी गई कोई भी छूट प्राप्त की जा सके। वार्तालाप अनुबंध में, विक्रेता भुगतान के भुगतान से पहले ग्राहक द्वारा किए गए भुगतान के लिए छूट प्रदान कर सकता है।
उदाहरण के लिए, विक्रेता आइटम की प्राप्ति के दस दिन से कम भुगतान किए गए भुगतान के लिए पांच प्रतिशत छूट दे सकता है।
एनालिटिक्स
पी 2 पी प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, एक कंपनी को अपने खरीद व्यय के लिए पूर्ण व्यवहार्यता होनी चाहिए। व्यय की निरंतर निगरानी उन क्षेत्रों की पहचान करेगी जो विक्रेताओं की कीमतों में वृद्धि या नकली खर्च जैसे चिंता का कारण हो सकती हैं।
एक पी 2 पी प्रक्रिया जो सर्वोत्तम प्रथाओं को शामिल करती है, वह कंपनियों के पैसे को बचा सकती है।
इसमें मानक पी 2 पी प्रक्रिया के बाहर खरीदे जाने वाले कार्यों पर सीमाएं शामिल होनी चाहिए।
गैर-मानक खरीद की अनुमति देकर, अनावश्यक लागतों की घटनाएं बढ़ती हैं और इन खरीदों का पुलिसकरण उन संसाधनों को बर्बाद कर सकता है जो सही पी 2 पी प्रक्रिया का उपयोग किए जाने पर बचाया जा सकता है।
पी 2 पी के लिए ज़ेले के बारे में जानें।
इस आलेख को बैरीस के लिए गैरी डब्ल्यू मैरियन, रसद और आपूर्ति श्रृंखला विशेषज्ञ द्वारा अद्यतन किया गया है।