कॉरपोरेट रिकॉर्ड्स वे रिकॉर्ड्स हैं जो अमेरिकी निगम को यह दिखाने के लिए रखने की जरूरत है कि यह आंतरिक राजस्व सेवा और राज्य के कानूनों के अनुसार काम कर रहा है जिसमें व्यापार शामिल है (कॉर्पोरेट व्यापार इकाई के रूप में गठित)।
कॉरपोरेट रिकॉर्ड्स क्यों आवश्यक हैं?
यह दिखाने के लिए कॉर्पोरेट रिकॉर्ड की आवश्यकता है कि निगम आंतरिक राजस्व सेवा द्वारा आवश्यक रूप से उचित रूप से कार्य कर रहा है, यह दिखाने के लिए कि निगम एक अलग इकाई है और कॉर्पोरेट ढाल को देयता से बनाए रखने के लिए है।
कॉरपोरेट रिकॉर्ड्स बुक क्या है?
कुछ निगमों में कॉर्पोरेट रिकॉर्ड "पुस्तक" होता है जिसमें सभी आवश्यक दस्तावेज शामिल होते हैं। अन्य मामलों में, कॉर्पोरेट रिकॉर्ड ऑनलाइन या फ़ाइल कैबिनेट में रखा जाता है। रिकॉर्ड एक स्थान पर होना चाहिए और उपलब्ध है यदि आंतरिक राजस्व सेवा आपके निगम का लेखा परीक्षा करती है।
आप अपने कॉर्पोरेट रिकॉर्ड "क्लाउड में भी रख सकते हैं," लेकिन इन अभिलेखों में गोपनीय जानकारी और मालिकाना प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका सर्वर सुरक्षित है। सुसान वार्ड, लघु व्यवसाय-कनाडा विशेषज्ञ, दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में एक महान लेख है जो इस परियोजना के साथ आपकी मदद कर सकता है।
कॉरपोरेट रिकॉर्ड्स कैसे बनाए जाते हैं? कॉर्पोरेट रिकॉर्ड्स कौन रखता है?
कॉर्पोरेट रिकॉर्ड आपके निगम के निदेशक मंडल द्वारा उत्पन्न होते हैं। बोर्ड आपके निगम के निगमन और वार्षिक रिपोर्ट के लेख जैसे दस्तावेज़ बनाता है। बोर्ड बोर्ड मीटिंग के दौरान गति और मिनट जैसे दस्तावेज़ भी बनाता है और संपादित करता है।
कॉर्पोरेट सचिव को आमतौर पर सभी कॉर्पोरेट रिकॉर्ड रखने के लिए नामित किया जाता है। बेशक, सभी अभिलेखों पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और किसी भी कार्रवाई के लिए दस्तावेज होना चाहिए। अगर निगम के शेयरों के शेयर हैं, तो कॉर्पोरेट सचिव (आमतौर पर इस व्यक्ति का कार्यालय) स्टॉक स्वामित्व के रिकॉर्ड का ट्रैक रखता है।
कॉर्पोरेट सचिव प्रत्येक बोर्ड मीटिंग में रोल भी कहते हैं , यह देखते हुए कि बोर्ड के सदस्य मौजूद हैं और अनुपस्थित हैं।
बोर्ड संकल्पों का रिकॉर्ड रखना
कॉर्पोरेट बोर्ड समग्र नीतियों और संकल्पों (निर्णयों) को मंजूरी देते हैं, और वे व्यापार के दिन-प्रतिदिन निर्णय लेने में शामिल नहीं होते हैं। कॉर्पोरेट बोर्ड की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक प्रस्ताव बनाना है। संकल्प मूल रूप से दस्तावेज हैं जो बोर्ड के निर्णय रिकॉर्ड करते हैं। कई मामलों पर कॉर्पोरेट संकल्प किए जा सकते हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:
- निगम के प्रमुख लेनदेन के रिकॉर्ड्स
- अनुबंध की मंजूरी
- वास्तविक संपत्ति की बिक्री या खरीद के रिकॉर्ड (भूमि और भवन)
- बड़ी संख्या में कर्मचारियों की भर्ती या छंटनी
- एक नए बाजार या एक नए स्थान में फैल रहा है
इन सभी निर्णयों, और अधिक, दर्ज किया जाना चाहिए।
अन्य रिकॉर्ड क्या शामिल किया जाना चाहिए?
- आपके दस्तावेज़ शामिल हैं और इस दस्तावेज़ में संशोधन करने वाले किसी भी लेख। ये लेख आपके राज्य के साथ दायर किए जाते हैं, लेकिन आपको अभी भी मूल और सभी परिवर्तनों की एक प्रति की आवश्यकता है।
- कॉर्पोरेट Bylaws । उपबंध निगम के निदेशक मंडल के काम को नियंत्रित करने वाले मार्गदर्शक सिद्धांत हैं। उपबंधों में कॉर्पोरेट अधिकारी कर्तव्यों , वार्षिक बैठक के बारे में जानकारी, और बोर्ड कैसे नीति और वोट निर्धारित करता है।
- वार्षिक बैठक सहित सभी शेयरधारकों और निदेशक बैठकों के मिनट
- वार्षिक रिपोर्ट्स
- स्टॉक लेनदेन और स्टॉक स्वामित्व का ट्रैक रखने के लिए एक स्टॉक रजिस्टर।
- कॉर्पोरेट व्यापार और कर संकल्प
- भर्ती और नियुक्ति प्रस्ताव
- ब्याज प्रस्तावों के निदेशक संघर्ष
- निगम द्वारा और उसके लिए ऋण के लिए संकल्प
- कर्मचारी लाभ और सेवानिवृत्ति योजनाओं के संबंध में संकल्प
- स्टॉक लाभांश संकल्प
अपने बोर्ड बनाने और रिकॉर्ड्स रखने में राज्य कानून का पालन करें
जैसे ही आप अपना निगम बनाते हैं, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपने राज्य से जांच करनी होगी कि आप अपने निगम को व्यवस्थित करने और चलाने के लिए राज्य दिशानिर्देशों का पालन कर रहे हैं। सभी राज्यों में निगमों को नियंत्रित करने वाले विशिष्ट नियम हैं। अधिक जानकारी के लिए अपने राज्य के राज्य सचिव या अपने वकील के साथ जांचें।